Para facilitar aún más el trabajo de los emprendedores, ahora también puedes conectar tu cuenta de Alegra a diversas aplicaciones usando Zapier para programar tareas como la creación automática de facturas, contactos, pagos y cotizaciones.
Por ejemplo: “La empresa Ejemplar desea conectar Alegra con Google Sheets para crear cotizaciones de forma automática, ingresando la información a Alegra desde la hoja de cálculo”.
Con la integración de Google Sheets podrás crear cotizaciones de forma automática en Alegra, esto ingresando la información desde una hoja de cálculo. Adicionalmente, podrás actualizar tu inventario y guardar los datos de los clientes en tu lista de contactos.
👉 Índice:
- Conecta tu cuenta de Alegra con Zapier.
- Conecta tu cuenta de Google Sheets con Zapier.
- Crear el nuevo Zap.
A. Configura el app de Google Sheets para que se guarde la información de la cotización en Alegra.
B. Configura la plantilla de Alegra para que busque en tus contactos los datos de tus clientes y lo guarde si no los tienes creados.
C. Configura la app de Alegra para que busque en el inventario el ítem que deseas vender y lo guarde si no lo tienes creado.
D. Configura la app de Alegra para que genere la cotización con la información almacenada en la hoja de cálculo.
Lo primero que debes hacer para realizar esta integración es conectar las aplicaciones que usarás con tu cuenta de Zapier.
1. Conecta tu cuenta de Alegra con Zapier
Sigue estos pasos:
1. Ingresa a tu cuenta de “Zapier”.
2. Haz clic en la opción “My apps”.
3. Haz clic en el botón “Add connection” y selecciona la “app de Alegra”. También puedes buscarla haciendo clic en “Search apps”.
4. Se abrirá una nueva ventana donde debes ingresar el “usuario” y “token de tu cuenta de Alegra” (más adelante te mostraremos como obtener el token).
5. Haz clic en “Yes, continue” para enviar los datos.
Observa:
💡 También puedes pausar o retroceder el video.
Si aún no tienes una cuenta de Zapier, haz clic aquí y completa el formulario para crearla.
Para conocer tu usuario y token de acceso, haz clic aquí.
2. Conecta tu cuenta de Google Sheets con Zapier
Sigue estos pasos:
1. Ingresa a tu cuenta de “Zapier”.
2. Haz clic en la opción “My apps”.
3. Haz clic en el botón “Add connection” y selecciona la app de Google Sheets. También puedes buscarla haciendo clic en “Search apps”.
4. Selecciona tu cuenta de Google Sheets y haz clic en “Permitir” para aprobar el acceso.
Observa:
💡 También puedes pausar o retroceder el video.
El tercer paso, una vez integradas las aplicaciones de Alegra Contabilidad y de Google Sheets con Zapier, es el de crear tu nuevo Zap.
3. Crear el nuevo Zap
Para comenzar a configurar tu zap primero debes descargar aquí el archivo que te servirá como guía importándola a Google Sheets o pegando los nombres de los “encabezados en tu documento”. Debes tener mínimo una fila con datos de ejemplo en este archivo para la creación de una cotización de prueba (la plantilla ya trae esta fila creada).
Luego que importes el archivo a Google Sheets, debes completar los campos que aparecen en esta planilla en Zapier, recuerda que debes haber accedido a tu cuenta Zapier previamente, para hacer login haz clic aquí. A continuación te explicamos cómo hacerlo:
A. Configura el app de Google Sheets para que se guarde la información de la cotización en Alegra
Sigue estos pasos:
1. Haz clic en el botón “Create Zap”.
2. En la lista de aplicaciones conectadas selecciona la app de Google Sheets.
3. En el campo “Choose Triger Event” selecciona la opción “New Spreadsheet Row” y haz clic en “Continue”.
4. Selecciona tu cuenta de Google Sheets y haz clic en “Continue”.
5. En el campo “Spreadsheets” selecciona la plantilla que copiaste previamente en tu cuenta de Google Sheets.
6. En el “Worksheet” selecciona la hoja de cálculo que contiene la información y haz clic en "Continue".
7. Haz clic en “Test trigger” y luego en “Continue” para probar la conexión entre ambas aplicaciones.
Observar:
💡 También puedes pausar o retroceder el video.
B. Configura la plantilla de Alegra para que busque en tus contactos los datos de tus clientes y lo guarde si no los tienes creados
Sigue estos pasos:
1. En el campo “Action event” selecciona la opción “Find Contact” y haz clic en “Continue”.
2. Selecciona tu cuenta de Alegra y haz clic en “Continue”.
3. En el campo “Contacto a buscar” selecciona la opción “Client/Search Query”.
4. Marca la opción “Create”.
5. En el campo “Name” selecciona la opción “Client/Search Query”. Luego haz clic en el botón “Continue”.
6. Haz clic en el botón “Test & Continue”.
Observa:
💡 También puedes pausar o retroceder el video.
C. Configura la app de Alegra para que busque en el inventario el ítem que deseas vender y lo guarde si no lo tienes creado
Sigue estos pasos:
1. Selecciona la app que deseas conectar, en este caso sería la app de Alegra.
2. En el campo “Chose Action Event” selecciona la opción “Find ítem” y haz clic en “Continue”.
3. Selecciona la cuenta de Alegra de que deseas sincronizar.
4. Marca la casilla “Create Alegra item if it doesn´t exist” y completa el formulario con la información correspondiente, más adelante encontrarás la explicación de cada uno de los campos.
5. Haz clic en “Continue” y luego en “Test & Continue” para probar la integración.
Observa:
💡 También puedes pausar o retroceder el video.
D. Configura la app de Alegra para que genere la cotización con la información almacenada en la hoja de cálculo
Sigue estos pasos:
1. Selecciona tu cuenta de Alegra y haz clic en “Continua”.
2. En el campo “Choose Action Event” selecciona la opción “Create estimate” y haz clic en “Continue”.
3. Selecciona la cuenta de Alegra de que deseas sincronizar y haz clic en “Continue”.
4. Completa el formulario con la información solicitada, más adelante encontrarás la explicación de cada uno de los campos.
5. Haz clic en “Continue” y “Test & Continue” para probar la acción.
7. Para finalizar haz clic en “Turn on Zap” para activar el Zap.
Observa:
💡 También puedes pausar o retroceder el video.
Explicación de los campos en el formulario
- Fecha (Obligatorio): date of Creation/Fecha de la cotización.
- Fecha de vencimiento (Obligatorio): due Date/Fecha de vencimiento de la cotización.
- Observaciones: observations/Observaciones.
- Cliente: selecciona el ID interno del cliente.
- Items ID (Obligatorio): ítem Reference.
- Precio (Obligatorio): ítem Price.
- Cantidad (Obligatorio): ítem Quantity.
- Descuento: discount/porcentaje de descuento.
- Impuesto: selecciona el impuesto del ítem en la factura que deseas crear.
Por ejemplo: “La empresa Ejemplar luego de activar el ZAP, solo agrega la información de la cotización en el documento de Sheets y de esta manera se crea automáticamente en Alegra”.
A partir del momento que enciendas el ZAP, es decir, selecciones la opción “Turn zap on”, cuando actualices una fila ingresando la información de la compra en tu documento de Google Sheets, se generará de forma automática una nueva cotización en Alegra facilitando así la creación de documentos.
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