La factura de venta es un documento que respalda la adquisición y entrega de un bien o servicio. El objetivo de dicho documento es certificar la operación comercial efectuada.
Por otro lado, una cuenta de cobro es un documento generado por las personas no obligadas a expedir factura para respaldar sus actividades comerciales.
Por ejemplo: “La empresa Ejemplar vende computadores y cada vez que realiza una venta debe generar a sus clientes una factura de venta que respalde la operación comercial, donde se defina la información del vendedor y del cliente, además de describirse los productos vendidos, su valor y las condiciones de pago”.
En Alegra puedes generar tus facturas y cuentas de cobro con todos los requisitos legales para llevar el control de tus ventas, en este artículo aprenderás como crearlos.
👉 Índice:
1. Genera tus facturas de venta
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Ingresos” y selecciona la opción “Facturas de venta”.
2. Haz clic en el botón “Nueva factura de venta”.
3. Completa el formulario con la información correspondiente. Observa los campos del formulario y su explicación.
4. Finalmente, haz clic en “Guardar” para crear tu nueva factura.
Observa:
- Tipo de documento: selecciona la opción “Factura”.
- Lista de precios: selecciona la lista de precios que deseas utilizar en esta factura.
🔎 Conoce cómo crear lista de precios y su funcionamiento. - Contacto: es la persona o empresa a quien va dirigida la factura.
- Fecha del documento: es la fecha en que se genere la factura de venta.
- Forma de pago: define si el pago de la factura se hará en un solo abono o se pagará por partes.
- Plazo de pago: en caso de que la forma de pago sea a crédito, debes elegir el plazo de vencimiento de la factura: 8 días, 15 días, 30 días, 60 días o colocar el vencimiento de la factura de forma manual. 🔎 Descubre cómo agregar diferentes plazos de pago.
- Vencimiento: de acuerdo al plazo elegido, verás la fecha de vencimiento contada a partir del día en que se crea la factura. Si eliges “Vencimiento manual”, debes seleccionar la fecha de vencimiento que desees.
- Ítem:
- Buscar ítem: selecciona el producto o servicio a facturar.
- Referencia: código alfanumérico único que identifica a tu producto, puedes agregarlo de forma opcional.
- Precio: es el precio del producto o servicio a facturar.
- Desc %: ingresa el porcentaje de descuento a aplicar sobre el precio del producto.
- Impuesto: selecciona el impuesto que se aplicará al precio del producto.
🔎 Aprende a crear impuestos personalizados. - Descripción: agrega o modifica la descripción del producto. Solo aplicará para la factura que estás creando.
- Cantidad: indica la cantidad del producto a facturar.
- Total: el sistema hace el cálculo del valor del producto, menos el descuento, por la cantidad.
- Notas: agrega notas que serán visibles en el archivo PDF de la factura y en la impresión.
- Comentarios: agrega notas internas que no son visibles en la impresión del documento.
2. Configura la creación de cuentas de cobro
Para poder configurar la creación de “Cuentas de cobro”, debes ser sujeto No Responsable de IVA y además no tener activa la facturación electrónica en tu cuenta.
Configura la creación de cuentas de cobro siguiendo estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Configuración”.
2. Ubica el recuadro “Empresa” y selecciona la opción “Empresa”.
3. En la sección “Configuración básica” ubica el campo “Documento de facturación” y elige la opción “Cuenta de cobro”.
📍 Nota: recuerda que en el campo “Responsabilidad tributaria” debe figurar la opción “No responsable de IVA” para acceder a la función de cuentas de cobro.4. Finalmente, haz clic en “Guardar” para conservar los cambios.
Observa:
3. Crea tus cuentas de cobro
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Ingresos” y selecciona la opción “Facturas de venta”.
2. Haz clic en el botón “Nueva cuenta de cobro”.
3. Completa el formulario con la información correspondiente. Observa los campos del formulario y su explicación.
4. Finalmente, haz clic en “Guardar” para crear tu nueva factura.
Observa:
- Tipo de documento: selecciona la opción “Cuenta de cobro”.
- Contacto: es la persona o empresa a quien va dirigida la factura.
- Fecha del documento: es la fecha en que se crea la factura de venta.
- Forma de pago: define si el pago de la factura se hará en un solo abono o se pagará por partes.
- Plazo de pago: en caso de que la forma de pago sea a crédito, debes elegir el plazo de vencimiento de la factura: 8 días, 15 días, 30 días, 60 días o colocar el vencimiento de la factura de forma manual. 🔎 Descubre cómo agregar diferentes plazos de pago.
- Vencimiento: de acuerdo al plazo elegido, verás la fecha de vencimiento contada a partir del día en que se crea la factura. Si eliges “Vencimiento manual”, debes seleccionar la fecha de vencimiento que desees.
- Ítem:
- Buscar ítem: selecciona el producto o servicio a facturar.
- Referencia: código alfanumérico único que identifica a tu producto, puedes agregarlo de forma opcional.
- Precio: es el precio del producto o servicio a facturar.
- Desc %: ingresa el porcentaje de descuento a aplicar sobre el precio del producto.
- Impuesto: selecciona el impuesto que se aplicará al precio del producto.
🔎 Aprende a crear impuestos personalizados. - Descripción: agrega o modifica la descripción del producto. Solo aplicará para la factura que estás creando.
- Cantidad: indica la cantidad del producto a facturar.
- Total: el sistema hace el cálculo del valor del producto, menos el descuento, por la cantidad.
- Notas: agrega notas que serán visibles en el archivo PDF de la factura y en la impresión.
- Comentarios: agrega notas internas que no son visibles en la impresión del documento.
📢 Recuerda: desplegando el botón “Guardar” encontrarás otras opciones como: “Guardar como borrador”, “Guardar e imprimir”, y “Guardar y enviar por correo”.
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