Mediante los contactos en Alegra, puedes crear y gestionar la información de tus clientes y proveedores. Estos permiten almacenar el nombre, dirección, número de identificación fiscal y otros datos importantes. Lo cual no solo agiliza la creación de tus documentos, como facturas o cotizaciones, sino que también garantiza que tus registros permanezcan organizados y sean detallados, facilitando de esta manera el seguimiento y análisis de tus relaciones comerciales.
Por ejemplo: “Para llevar el control de las compras y saber lo que se debe a cada proveedor, la empresa Ejemplar debe crear el contacto de cada uno y asociarlo a las facturas correspondientes”.
👉 Índice
- Crea tus contactos uno a uno.
- Crea contactos desde los formularios de creación de tus documentos.
- Gestiona y administra tus contactos.
- Importa tus contactos de forma masiva.
1. Crea tus contactos uno a uno
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Contactos”, en la opción “Mis contactos” haz clic en el botón “+” para agregar el nuevo contacto.
2. Completa la información del contacto. Observa los campos del formulario y su explicación.
3. Finaliza haciendo clic en “Crear contacto”.
📍 Nota: también tienes la opción de “Ir a formulario avanzado” para agregar información adicional a la del formulario básico.
Observa:
✍️ Formulario “Nuevo Contacto”
Datos Generales
- Tipo de contacto: indica si es “Cliente”, “Proveedor”, o ambos.
- Tipo de identificación: selecciona el tipo de identificación con el que registrarás a tu contacto.
- Número de identificación: ingresa el número de identificación.
📢 Nota: cuando anotes el número de identificación, podrás aprovechar la función de completado automático, para agilizar el proceso de registro de algunos datos como el nombre o responsabilidad tributaria.
- DV: hace referencia al dígito de verificación cuando el tipo de identificación corresponde a NIT. Este dato se autocompleta al diligenciar el campo de “Número de identificación”.
- Razón social / Nombre completo: nombre de la persona natural o jurídica.
- Tipo de persona: selecciona persona natural o jurídica según corresponda.
- Responsabilidad tributaria: escoge la responsabilidad tributaria de tu contacto.
- Dirección (Municipio / Departamento, Dirección, Código postal): ingresa la dirección del contacto.
Sector salud: incluye los datos principales del paciente.
🔎 Crea o edita contactos para facturar en el sector salud.
Información de contacto: ingresa hasta dos direcciones de correo electrónico, un número de celular, hasta dos números de teléfono y las personas relacionadas con el contacto.
Información comercial (para clientes):
- Límite de crédito: define el monto máximo que le vas a otorgar en ventas a crédito a tu nuevo cliente.
- Plazo de pago: define cuánto tiempo tendrá tu cliente para pagar sus compras a crédito.
- Lista de precios: el sistema asociará el precio de acuerdo con la lista a la que esté vinculado el cliente.
🔎 Crea listas de precios en Alegra. - Vendedor: selecciona el vendedor que deseas asociar al cliente.
🔎 Crea y administra tus vendedores en Alegra. - Obligaciones tributarias: activa o desactiva las obligaciones tributarias según el RUT de tu contacto.
Configuración para Contabilidad: elige las cuentas por cobrar y por pagar para registrar las transacciones en tu contabilidad.
🔎 Personaliza las cuentas por cobrar y pagar de tus contactos.
Comentarios: introduce observaciones o notas importantes sobre tu contacto.
Incluir estado de cuenta: si activas esta opción, tu cliente recibirá su estado de cuenta en cada factura que se le envíe por correo.
2. Crea contactos desde los formularios de creación de tus documentos
Para este caso, el contacto se creará desde una factura de venta, sin embargo, el proceso es el mismo en cualquier documento, por ejemplo: facturas de compra, pagos, cotizaciones, entre otros.
Observa:
3. Gestiona y administra tus contactos
Puedes explorar “Todos” tus contactos o filtrarlos por “Clientes” y “Proveedores”. Esta organización te permite consultar el nombre, la identificación, el número de teléfono y tipo de contacto. También contarás con diversas acciones específicas para gestionarlos.
Observa:
📝 Acciones
- Más acciones: importa o exporta tus contactos en un archivo de Excel, así como las personas asociadas.
- Nuevo contacto: para crear un nuevo contacto.
- Filtrar: para realizar una búsqueda específica de tus contactos de acuerdo con su:
- Estado: activos o inactivos.
- Tipo: cliente o proveedor
- Teléfono: número telefónico.
- Editar: para modificar o ajustar la información del contacto.
- Otras opciones:
- Ver detalle: consulta los datos y el resumen de tu contacto.
- Desactivar: al desactivarlo, no podrás asociarlo en ningún documento.
- Eliminar: es posible eliminar un contacto aunque tenga documentos asociados, excepto en los casos en los que tenga facturas de ventas frecuentes o pagos recurrentes vinculados. En esos casos, el sistema te mostrará una notificación, y no se podrá eliminar.
📍 Nota: los contactos eliminados que tienen documentos asociados podrás recuperarlos desde la “Papelera”. Observa:
4. Importa tus contactos de forma masiva
En Alegra puedes crear todos tus contactos a través de un archivo de Excel, así ahorrarás tiempo y no tendrás que crearlos uno a uno.
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Contactos”, selecciona la opción “Gestión de contactos” y haz clic en “Importar contactos”.
📍 Nota: también puedes importar tus contactos desde el menú de “Mis contactos”. Haz clic en “Más acciones” y selecciona “Importar desde Excel”.
2. Descarga y completa la plantilla con la información de tus contactos.
3. Luego, sube la plantilla y haz clic en “Continuar”.
4. Selecciona el tipo de contacto (“Clientes” o “Proveedores”) y verifica el atributo sugerido para cada columna.
📍 Nota: de manera opcional puedes asociar una lista de precios que se asignará a todos los contactos del archivo.
5. Haz clic en “Importar”. Se mostrará un resumen de la actualización.
Observa:
📢 Importante
- Debes guardar la plantilla como libro de Excel.
- La primera fila del listado no se tiene en cuenta en la importación, esta corresponde a los títulos de cada columna.
- Puedes importar hasta 1000 contactos por cada archivo.
- Debes cargar una plantilla para cada grupo de contacto: una para tus clientes, una para tus proveedores y una para cada lista de precios que manejes. Si lo haces desde una única plantilla, tus contactos serán originados de manera general.
🔎 Aprende a crear listas de precios. - Puedes decidir no importar una columna, para hacer esto, selecciona “No Importar” en el título y estos datos serán ignorados.
- Realiza el proceso de importación solo una vez. Si lo haces dos veces, tus contactos quedarán duplicados y deberás eliminar los repetidos uno a uno.
- Revisa que el contenido de cada columna tenga el formato correspondiente.
Ejemplo: que el teléfono sea un número y no un texto. - Si al momento de previsualizar la información encuentras que hay un error en alguno de los contactos, puedes solucionarlo cancelando el proceso y volviendo a realizar la importación.
- Si debes presentar la información exógena, es crucial ingresar la identificación, dirección y correo electrónico de tus contactos. ¿Qué es información exógena? Generala con Alegra.
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- Solicita a tus contactos la actualización masiva de sus datos.
- Crea tus contactos desde el Sistema Punto de Venta POS.
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