La Orden de compra es un documento que emite el cliente al proveedor para solicitar productos o servicios.
Por ejemplo: “La empresa Ejemplar necesita adquirir 5 resmas de papel Bond para su fotocopiadora, por lo que decide enviar una orden de compra a la papelería Italiana. En esta orden, se detalla la cantidad solicitada, el precio acordado, tiempo de entrega y las condiciones bajo las cuales se espera recibir el pedido.”
Con Alegra puedes elaborar tus órdenes de compra indicando toda la información del ejemplo anterior.
👀 Recuerda: este documento tiene una función de control y no afecta los movimientos de tu inventario ni las cuentas contables relacionadas con compras o cuentas por pagar. Su propósito es meramente informativo, ya que detalla las cantidades solicitadas y aquellas que aún están pendientes de recibir.
Crea órdenes de compra
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Gastos” y selecciona la opción “Órdenes de compra”.
2. Haz clic en el botón “+ Nueva orden de compra”.
3. Completa la información de la compra. Observa los campos del formulario y su explicación.
4. Para finalizar, haz clic en el botón “Guardar”.
Observa:
✍️ Formulario “Nueva orden de compra”
- Bodega: elige en que almacén deseas registrar el producto comprado. 🔎 Conoce cómo gestionar tus bodegas.
- Centro de costos: elige el centro de costos al que deseas cargar el gasto. 🔎 Aprende cómo crear y gestionar tus centros de costos.
- Moneda: si tienes la opción multimoneda activada debes elegir la moneda con la que se hará el pedido.
- Proveedor: la persona o empresa a la cual le estás solicitando los productos o la prestación del servicio.
- Fechas: fecha de elaboración de la orden y la fecha en que debe ser entregado el pedido
- Plazo de pago: selecciona la fecha tope para pagar la factura.
- Cuenta contable/Ítem: si es compra de inventario, selecciona el ítem que estás comprando para comercializar. Si la compra es por otro motivo, selecciona la cuenta contable correspondiente como papelería, servicios públicos, entre otros. Puedes agregar cuantos ítems o cuentas desees, solo debes hacer clic en “Agregar línea”.
- Notas de la orden: información visible en la impresión del comprobante.
- Términos y condiciones: ingresa las condiciones en las cuales recibirás la mercancía o los servicios, o bien las condiciones de pago y cualquier otra información que sea importante aclarar para tu solicitud, estas serán visibles en la orden de compra.
✨ Después de crear la orden de compra puedes: editarla, imprimirla, enviarla por correo, anularla o convertirla en factura de compra, entre otras más acciones. Observa:
También puedes exportar a Excel todas tus órdenes de compra desde el botón exportar, se generará un archivo consolidado que se descargara en tu computador.
📢 Importante: al crear una factura de proveedor puedes relacionar una o varias de las órdenes de compra que anteriormente generaste.
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