La factura de compra es un documento que sirve de respaldo para las actividades comerciales, puede ser compra de productos o servicios y la expide un proveedor a su cliente.
Por ejemplo: “La empresa Ejemplar necesita registrar en Alegra las facturas que respaldan la compra de su inventario y otros gastos donde se define la información de su proveedor y además se describen los productos o servicios comprados, su valor y las condiciones de pago”.
En Alegra puedes crear tus facturas de compra y tener un control de los productos y servicios comprados de forma fácil y rápida.
👉 Índice
1. Crear facturas de compra
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Gastos” y selecciona la opción de “Facturas de compra”.
2. Haz clic en el botón “+ Nueva factura de compra”
3. Completa la información de la compra. Observa los campos del formulario y su explicación.
4. Finalmente, haz clic en el botón “Guardar”.
Observa:
Las facturas de compra que ingreses al sistema se registraran de forma automática como una “Cuenta por pagar proveedores”. 🔎 Aprende a registrar el pago de tus facturas.
✍️ Formulario “Nueva factura de compra”
- Bodega: elige en que almacén deseas registrar el producto comprado. 🔎 Conoce cómo gestionar tus bodegas.
- Centro de costos: elige el centro de costos al que deseas cargar el gasto. 🔎 Aprende cómo crear y gestionar tus centros de costos.
- Moneda: elige la moneda con la que quieres registrar la factura de compra.
- Proveedor: elige entre tus contactos el nombre del proveedor que emite la factura.
- Número: completa este campo con el número de factura de tu proveedor.
- Fecha: se refiere a la fecha de emisión de la factura.
- Vencimiento: se refiere a la fecha tope para pagar la factura.
- Cuenta contable/Ítem: si es compra de inventario, selecciona el ítem que estás comprando para comercializar. Si la compra es por otro motivo, selecciona la cuenta contable correspondiente como papelería, servicios públicos, entre otros. Puedes agregar cuantos ítems o cuentas desees, solo debes hacer clic en “agregar línea”.
- Precio: costo del producto o servicio comprado.
- Desc %: si tu proveedor te otorgó algún descuento, puedes utilizar este campo para registrarlo.
- Impuesto: se refiere al impuesto asociado en la factura.
- Cantidad: selecciona la cantidad de productos que estás comprando.
- Observación: agrega forma opcional información adicional.
📍 Nota: si tu empresa genera alguna retención de impuestos, haz clic en el botón “Agregar Retención” y selecciona el tipo de retención que aplicas, puedes agregar diferentes tipos de retenciones. 🔎 Descubre cómo crear y aplicar las retenciones.
2. Clonar tus facturas
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Gastos” y selecciona la opción de “Facturas de compra”.
2. Ubica el documento que deseas clonar y haz clic en el botón “Ver detalle”, el cual se encuentra en la columna de “Acciones”.
3. Haz clic en el botón “Más acciones” y seleccionar la opción “Clonar”.
4. Verifica y completa el formulario con la información solicitada.
5. Finalmente, haz clic en el botón “Guardar”.
Observa:
Puedes usar el botón “Nuevo Contacto”, para agregar un proveedor nuevo. Esto es muy útil si se trata de la primera compra que realiza. Observa:
✨ Recuerda: también puedes exportar a Excel todas las facturas generadas. Para ello debes ingresar al menú de Gastos > Facturas de proveedor > Exportar.
👉 Al momento de guardar la factura de compra, en la parte inferior del formulario podrás visualizar las siguientes opciones:- Cancelar: para cancelar el registro de la compra.
- Guardar y agregar pago: esta opción te permite guardar la factura y abre el formulario para registrar el pago de la misma.
- Guardar: utiliza esta opción para simplemente guardar el registro de la factura.
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