Alegra cuenta con varias funciones que te permiten realizar acciones rápidas con tus productos, contactos y documentos. A continuación te mostraremos varios atajos que puedes usar para simplificar la administración de tu negocio.
👉 Índice:
1. Botón nuevo
El botón “Nuevo” está ubicado en la parte superior izquierda de la página de inicio. Con él tienes acceso de forma directa a la creación de los formularios de registro de información y puedes realizar tus movimientos.
Observa:
Una vez hagas clic en el botón, podrás seleccionar alguna de las siguientes opciones:
- Ingreso: registra los ingresos de dinero de tu empresa y asociarlos a una factura de venta o a una cuenta contable.
🔎 Conoce cómo registrar un ingreso. - Gasto: registra los egresos de tu empresa y asócialos a una factura de compra o asígnales categorías.
🔎 Aprende a registrar un egreso. - Factura de venta: crea facturas y cuentas de cobro según tu régimen con solo un clic.
🔎 cómo hacer una factura de venta. - Remisión: crea órdenes de servicio o remisiones a tus clientes.
🔎 Conoce cómo crear una remisión. - Factura de proveedor: registra las facturas que recibes de tus proveedores para llevar el control de las compras.
🔎 Aprende a registrar una factura de compra a proveedores. - Orden de compra: crea las órdenes de compra a tus proveedores.
🔎 Descubre cómo crear órdenes de compra a proveedores. - Ítem de venta: crea los productos o servicios que comercializa tu empresa.
🔎 Conoce cómo crear tus productos de inventario o servicios para facturar. - Contacto: crea nuevos clientes o proveedores para ahorrar e importar tus contactos tiempo al momento de crear tus comprobantes.
🔎 Aprende a crear e importar tus contactos. - Cotización: crea cotizaciones y envíalas a tus clientes.
🔎 Descubre cómo crear una cotización. - Otros: en esta opción puedes encontrar más funciones a las que puedes acceder con tan solo un clic:
- Comprobante contable: haciendo clic aquí puedes crear nuevos comprobantes contables.
🔎 Realiza comprobantes contables y gana tiempo gestionando tus cuentas. - Factura de venta recurrente: desde aquí puedes programar la creación de facturas automáticas a clientes frecuentes.
🔎 Conoce cómo crear facturas de venta recurrentes. - Gasto recurrente: programa de forma automática la creación de gastos frecuentes que tiene tu empresa.
🔎 Aprende a crear un pago recurrente. - Banco: crea cuentas de banco en Alegra para llevar el control de las entradas y salidas de dinero de tu negocio.
🔎 Descubre cómo crear un banco. - Nota crédito: crea notas de crédito para indicarle al cliente que tiene un saldo a su favor.
🔎 Conoce cómo crear notas de crédito. - Nota débito: registra una devolución de mercancía o saldo a tu favor con tus proveedores.
🔎 Aprende a generar notas débito a tus facturas de compra. - Vendedor: crea vendedores y conoce las ventas asociadas a cada uno.
🔎 Descubre cómo crear y administrar tus vendedores.
2. Botones de acciones rápidas en los diferentes documentos
Los botones de acciones están ubicados en la parte derecha de los diferentes listados de documentos y estarán activos cuando el documento o producto permite que se lleve a cabo dicha acción.
Observa:
A continuación te explicaremos las diferentes acciones que tienes dentro de los diferentes documentos:
- Ver detalle: muestra la información detallada de la factura donde puedes realizar distintas acciones como descargarla o enviarla por correo.
- Imprimir: usa este botón para imprimir la factura. Puedes usar distintos estilos de plantilla.
- Facturar (Facturar y emitir): este botón te sirve para facturar o emitir facturas que están en estado “Borrador” o “Anuladas”, las facturas quedan creadas y pendientes de pago.
- Agregar pago: al hacer clic en este botón podrás registrar el pago de la factura.
- Editar: este botón permite hacer cambios en la información de la factura seleccionada.
- Anular: usa este botón para anular una factura.
- Eliminar: usa este botón para borrar una factura. Solo las facturas en estado borrador se pueden eliminar. (Una vez eliminadas no se podrá recuperar).
- Descargar XML: usa este botón para descargar el XML de una factura ya timbrada, si la factura está pendiente por timbrar esta opción no estará disponible.
- Convertir a abierta: con este botón puedes reactivar recibos de caja anulados.
- Clonar: usa este botón para copiar una factura de proveedor y elaborar una nueva a partir de la información extraída, puedes modificar el contenido en la nueva factura de compra.
- Activar: te permite activar los contactos que estén desactivados.
- Desactivar: te permite desactivar los contactos que ya no necesites, luego puedes activarlos nuevamente.
- Conciliar: realiza conciliaciones de tus cuentas de banco para verificar sus saldos con relación a los extractos bancarios.
3. Atajos del teclado
A continuación podrás ver los diferentes atajos del teclado que podrás utilizar desde Alegra:
- CTRL + CLIC: esta combinación te permite abrir una ventana nueva para hacer consultas. Por ejemplo, si estás generando una factura y deseas hacer una consulta sobre ese cliente (remisiones, cotizaciones, saldo a favor, facturas pendientes, entre otros) al usar esta opción no tendrás que abandonar la generación del documento.
- CTRL + P: este atajo te permite realizar la impresión de un reporte que tienes en pantalla (aunque no sea exportable) o llevar un registro de un documento, como es el caso del Historial de operaciones.
- CTRL+F: esta combinación permite realizar búsquedas rápidas en el texto que aparece en la pantalla.
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