El certificado de retención es un documento que soporta las retenciones practicadas por cualquier concepto en un periodo contable determinado.
Toda empresa o persona que haya practicado retenciones en la fuente, está en la obligación de expedir el certificado de retenciones correspondiente dentro de los plazos que disponga la norma.
Por ejemplo: “En el año 2024, la empresa Ejemplar compró mercancía a la compañía ABC por valor de $2.000.000 + IVA. La empresa Ejemplar, como agente obligado, retuvo por concepto de compra el 2.5% ($50.000) al proveedor. En el año 2025, la empresa Ejemplar debe expedir el certificado soportando la retención por compras del 2.5% que practicó al proveedor”.
En Alegra tu programa contable, puedes cumplir con la obligación tributaria de expedir certificados de retención, como lo reglamenta el E.T. desde el Artículo 378 hasta el Artículo 381, incluyendo el certificado de retención en la fuente. Además, el sistema te permite generar y enviar por correo electrónico los certificados de retención, así como también descargarlos.
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👉 Índice
- ¿Cuál es el plazo para generar los certificados de retención?
- Genera y envía por correo electrónico tus certificados de retención.
A. Envialos de forma masiva. - Descarga tus certificados de retención.
1. ¿Por qué es importante el certificado de retenciones?
Es fundamental destacar que el certificado de retenciones en la fuente, así como cualquier otro certificado de retenciones, es un pago anticipado de un impuesto, el cual puede ser descontado del impuesto que se debe pagar en las respectivas declaraciones. Para poder descontar una retención, se debe contar con el certificado respectivo.
2. ¿Cuál es el plazo para generar los certificados de retención?
En cuanto al plazo para generar un certificado de retenciones en la fuente, como así también los demás certificados de retención, los agentes de retención tendrán plazo hasta el último día hábil de marzo de 2025 para expedir los certificados de retención correspondientes al año gravable 2024.
3. Genera y envía por correo electrónico tus certificados de retención
En Alegra podrás generar y enviar por correo electrónico tu certificado de retenciones en la fuente, IVA e Industria y comercio.
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Contabilidad” y selecciona la opción “Certificados de retención”.
2. Selecciona el “Periodo gravable”, “Tipo de certificado” y haz clic en “Aplicar”.
3. Una vez generados los diferentes certificados por proveedor, podrás seleccionar los que necesites y en la columna de “Acciones” haz clic en la opción “Enviar”.
4. Finalmente, confirma la acción haciendo clic en “Enviar”.
Observa:
📢 Importante: puedes cambiar la información que visualizas en el campo “Consignado en” si la retención fue pagada a la DIAN en un municipio diferente al configurado en la información de la empresa.
Observa:
Con Alegra también puedes generar y compartir los certificados de retención de manera masiva.
A. Envialos de forma masiva
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Contabilidad” y selecciona la opción “Certificados de retención”.
2. Selecciona el “Periodo gravable”, “Tipo de certificado” y haz clic en “Aplicar”.
3. Haz clic sobre el cuadro que se encuentra al lado izquierdo de “Proveedor”, finalmente, haz clic en “Enviar” y nuevamente en “Enviar”.
📍 Nota: si alguno de los proveedores no cuenta con NIT o con correo, no se podrán enviar por correo los certificados.
Observa:
Recuerda que, a su vez, puedes seleccionar las operaciones que deseas certificar antes de generar tus certificados de retención. Para ello debes Ubicar el proveedor > Columna de Acciones > Ver certificados > Selecciona transacciones > Enviar.
✨ Recuerda: los certificados de retención solo mostrarán las retenciones registradas en Facturas de proveedores, Documentos soportes y Comprobantes de egreso.
4. Descarga tus certificados de retención
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Contabilidad” y selecciona la opción “Certificados de retención”.
2. Selecciona el “Periodo gravable”, “Tipo de certificado” y haz clic en “Aplicar”.
3. Una vez generados los diferentes certificados por proveedor, podrás seleccionar los que necesites y en la columna de “Acciones” haz clic en la opción “Descargar”.
Observa:
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