El documento equivalente P.O.S. es el soporte de la transacción comercial que es otorgado a consumidores finales.
Por ejemplo: “La empresa Ejemplar vende a su cliente 2 mochilas, razón por la cual decide ingresar a Alegra POS y crear un documento equivalente P.O.S. para entregárselo a su cliente”.
En este artículo descubrirás los requisitos que debe poseer el documento equivalente P.O.S.
Además, conocerás cómo generar tus documentos equivalentes en Alegra de forma muy sencilla.
Contenido:
- Requisitos que debe cumplir el documento equivalente P.O.S.
- ¿Cómo comienzo a generar documentos equivalentes en Alegra?
1. Requisitos que debe cumplir el documento POS equivalente
A continuación te mostramos los requisitos que debe tener el documento equivalente P.O.S. según la resolución 042:
- Estar denominado expresamente como sistema P.O.S.
- De conformidad con lo establecido en el literal b) del artículo 617 del Estatuto Tributario, deberá contener apellidos, nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del vendedor o de quien presta el servicio.
- La discriminación del Impuesto sobre las Ventas (IVA), el Impuesto Nacional al Consumo y el Impuesto Nacional al Consumo de Bolsas Plásticas, según corresponda, por cada uno de los bienes vendidos y/o servicios prestados.
- De conformidad con lo establecido en el literal d) del artículo 617 del Estatuto Tributario, llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva, incluyendo el número, rango y vigencia autorizada por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), en las condiciones que se señalan en la presente 042.
- De conformidad con lo establecido en el literal e) del artículo 617 del Estatuto Tributario, fecha y hora de expedición.
- Cantidad, unidad de medida, descripción específica y códigos que permitan la identificación de los bienes vendidos y/o servicios prestados, utilizando códigos que permitan la identificación y relación de los mismos.
- De conformidad con lo establecido en el literal g) del artículo 617 del Estatuto Tributario, valor total de la operación.
- Indicar la calidad del agente retenedor del Impuesto sobre las Ventas (IVA) y autor retenedor en el Impuesto sobre la Renta y Complementarios, de gran contribuyente o de contribuyentes del impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación - SIMPLE, según corresponda.
- Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT), del fabricante del software y el nombre del software.
Nota: los documentos equivalentes P.O.S. creados en Alegra cumplen con todos los requisitos mencionados anteriormente.
2. ¿Cómo comienzo a generar un documento POS equivalente en Alegra?
-
Crea la numeración que se le dará a los documentos equivalentes P.O.S.
Para crear documentos POS equivalentes debes solicitar una numeración a la DIAN a través del MUISCA. Conoce cómo solicitar la resolución.
Luego de que hayas solicitado la numeración, debes configurarla en tu cuenta de Alegra siguiendo estos pasos:
1. Haz clic en el menú “Configuración”.
2. En el recuadro “Facturación”, selecciona la opción “Numeraciones”.
3. Haz clic en el botón “Nueva numeración”.
4. Completa el formulario con la información solicitada. Más adelante puedes ver su explicación.
5. Haz clic en el botón “Guardar”.
Observa:
Formulario "Nueva numeración"
A continuación te explicamos los campos más importantes del formulario:
Configuración general
- Tipo de documento: selecciona la opción correspondiente a “Documento equivalente P.O.S.”.
- Preferida: si marcas esta numeración como preferida será seleccionada por defecto cuando vayas a crear una factura de venta.
- Nombre: asigna un nombre para identificar tu numeración.
- Número de formulario: indica aquí el número de resolución otorgado por la DIAN.
- Próximo documento equivalente: ingresa el número con el que se creará tu próximo documento.
- Prefijo: te permite identificar tus documentos entre varias numeraciones. Por ejemplo: para varios puntos de venta puedes otorgar un prefijo diferente a cada uno.
- Desde el número: campo informativo para identificar desde dónde puedes facturar con esta numeración.
- Hasta el número: campo informativo para identificar hasta dónde puedes facturar con esta numeración.
- Vigencia desde: vigencia inicial de la resolución.
- Vigencia hasta: vigencia final de la resolución.
- Texto de autorización: hace referencia a la información relacionada con la autorización otorgada por la DIAN, será visible en el pie del documento equivalente.
Dispositivos vinculados
- Marca y descripción: agrega la información de los equipos desde los que factures con esta numeración.
- Serial: número que se encuentra generalmente en un código de barras adherido a tu dispositivo.
- Ubicación: es la dirección donde está ubicado el equipo.
-
Asocia la numeración creada a la terminal con la que deseas facturar
Una vez creada la numeración en Alegra, debes asociarla a la terminal con la que deseas facturar desde Alegra POS.
Observa:
-
Crea tus documentos POS equivalentes
Cuando hayas asociado la numeración a la terminal de tu punto de venta, podrás empezar a crear tus documentos equivalentes P.O.S. desde Alegra POS.
Sigue estos pasos:
1. Ingresa a "www.pos.alegra.com" e inicia sesión con tu correo y contraseña.
2. Selecciona la terminal a la cual asociaste la numeración en el paso anterior.
3. Elige los productos que deseas facturar y luego haz clic en "Vender".
4. Selecciona el método de pago y completa los demás datos del formulario para registrar el pago de la venta.
5. Para finalizar, haz clic en "Facturar".
Observa:
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