En Alegra puedes importar tus facturas de venta, devoluciones y notas débito emitidas desde otro sistema o proveedor tecnológico a través del archivo XML de forma fácil y rápida.
Por ejemplo: “La empresa Ejemplar ha migrado a Alegra para gestionar sus facturas y necesita importar una emitida previamente con otro proveedor tecnológico. Esta acción le permitirá mantener su información actualizada y centralizada en el nuevo sistema adquirido”.
Al importar tus facturas, devoluciones y notas débito a Alegra, tendrás el control de tus documentos, podrás realizar ajustes, visualizar esta información en tus reportes y tener tu contabilidad centralizada.
👉 Índice
- Importa tus facturas de venta desde un archivo XML.
- Importa tus devoluciones desde un archivo XML.
- Importa tus notas débito desde un archivo XML.
1. Importa tus facturas de venta desde un archivo XML
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú “Ingresos” y selecciona la opción “Facturas de venta”.
2. En el botón de “Más Acciones” haz clic en “Nueva factura desde XML”.
3. Haz clic en el botón “Examinar” para importar el documento XML, luego haz clic en el botón “Adjuntar”.
4. Verifica y completa los datos de la factura con la información extraída del archivo XML. Observa los campos del formulario y su explicación.
5. Finalmente, selecciona la opción “Emitir”.
Observa:
✍️ Formulario “Nueva factura electrónica”
- Tipo de documento: indica si estás importando una “Factura” o “Tiquete”.
- Tipo de factura: en este campo puedes elegir si el documento es una “Factura de venta”, “Factura de exportación” o “Factura de sector salud”.
- Tipo de operación: elige si la factura es “Estándar” o por “Servicios AIU”.
- Otras opciones: selecciona el tipo de moneda, la bodega, lista de precios, vendedor, orden de compra, orden de entrega y/o centro de costos asociados con la transacción.
- Contacto: es la persona o empresa a quien va dirigida la factura. Si el XML incluye un contacto que aún no está registrado en tu cuenta de Alegra, podrás crearlo en ese instante.
- Fecha: es la fecha en que se emitió inicialmente la factura de venta.
- Forma de pago: indica si la factura fue pagada de contado o a crédito.
- Medio de pago: indica el modo en que se realizó el pago. Por ejemplo: efectivo, transferencia, consignación, entre otros.
- Ítem: selecciona los ítems facturados y otros datos como su referencia, precio, descuento, impuesto, descripción y cantidad.
- Notas: agrega notas que serán visibles en el PDF de la factura y en la impresión.
- Comentarios: agrega notas internas que no son visibles en la impresión del documento.
📢 Importante: para evitar errores al momento de la importación, la información de la factura electrónica debe coincidir con los datos contenidos en el XML. Recuerda que la información que registres en Alegra no reemplazará sus datos originales.
2. Importa tus devoluciones en ventas desde un archivo XML
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Ingresos” y selecciona la opción “Devoluciones en ventas”.
2. En el botón de “Más Acciones” haz clic en “Nueva devolución desde XML”.
3. Haz clic en el botón “Elegir” para importar el documento XML, luego haz clic en el botón “Ir a crearla”.
4. Verifica y completa los datos de la devolución con la información extraída del archivo XML. Observa los campos del formulario y su explicación.
5. Finalmente, selecciona la opción “Guardar”.
Observa:
✍️ Formulario “Nueva devolución”
- Numeración: selecciona la numeración con la que deseas importar la devolución.
- Contacto: es la persona o empresa a quien va dirigida la devolución. Si el XML incluye un contacto que aún no está registrado en tu cuenta de Alegra, podrás crearlo en ese instante.
- Razón: escribe el motivo por el cual se generó la devolución.
- Notas: notas adicionales que serán visibles en la impresión del documento.
- Tipo de operación: selecciona si la devolución que vas a importar estará o no asociada a una factura de venta.
- Tipo de devolución: elige la opción que corresponda con el motivo de la devolución.
- Fecha: fecha de emisión de la devolución.
- Moneda: si tienes activada la opción “Multimoneda” podrás elegir la moneda en que se realiza la operación.
- Bodega: selecciona la misma bodega correspondiente a la factura de venta.
- Centro de costos: selecciona el centro de costos correspondiente a la factura de venta. 🔎 Descubre cómo crear centros de costos.
- Ítem: selecciona los productos que retornarán al inventario.
- Crédito a venta: selecciona la factura a la cual se aplicará el descuento y en el campo “Monto” indica el valor total de la devolución.
📍 Nota: este campo es obligatorio.
📢 Importante
- Al importar una devolución es fundamental que contenga el nombre del cliente para su vinculación con la factura de venta. Asegúrate de que la factura de venta esté creada y emitida previamente en Alegra antes de importar la devolución correspondiente.
- Lo repetiremos de nuevo por acá, sin importar el “Tipo de operación”, asegúrate de vincular una factura a tu devolución desde el campo de “Crédito a ventas”, así evitarás posibles desajustes en tu contabilidad.
- Para evitar errores al momento de la importación, la información de la devolución debe coincidir con los datos contenidos en el XML. Recuerda que la información que registres en Alegra no reemplazará sus datos originales.
3. Importa tus notas débito desde un archivo XML
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Ingresos” y selecciona la opción “Notas débito”.
2. En el botón de “Más Acciones” haz clic en “Nueva nota débito desde XML”.
3. Haz clic en el botón “Elegir” para importar el documento XML, luego haz clic en el botón “Ir a crearla”.
4. Verifica y completa los datos de la nota débito con la información extraída del archivo XML. Observa los campos del formulario y su explicación.
5. Finalmente, selecciona la opción “Guardar”.
Observa:
✍️ Formulario “Nueva nota débito desde archivo XML”
- Numeración: selecciona la numeración con la que deseas importar la nota débito.
- Contacto: es la persona o empresa a quien va dirigida la nota débito. Si el XML incluye un contacto que aún no está registrado en tu cuenta de Alegra, podrás crearlo en ese instante.
- Razón: escribe el motivo por el cual se generó la nota débito.
- Fecha: fecha de emisión de la nota débito.
- Factura: selecciona la factura de venta asociada al cliente a la que se le aplicará la nota débito.
- Tipo de nota débito: elige la opción que corresponda con el motivo de la nota débito.
- Notas: notas adicionales que serán visibles en la impresión del documento.
- Ítem: selecciona los productos que retornarán al inventario.
- Método de pago: elige la forma en la que se pagó la nota débito, estas opciones son crédito o contado.
- Al seleccionar la opción “Crédito”: una vez selecciones esta opción vas a visualizar dos campos adicionales “Plazo” y “Fecha de vencimiento”, allí debes seleccionar los valores correspondientes de la nota débito.
- Al seleccionar la opción “Contado”: una vez selecciones esta opción vas a visualizar dos campos adicionales “Medio de pago” y “Cuenta bancaria” a donde ingresó el pago del documento.
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