El contrato de aprendizaje es un tipo de vinculación especial mediante el cual una empresa acoge a un aprendiz o practicante para que desarrolle sus habilidades en un entorno laboral real.
A diferencia de un contrato de trabajo tradicional, el contrato de aprendizaje no genera una relación laboral ni un salario como tal. En su lugar, el aprendiz recibe un apoyo de sostenimiento, el cual no se considera salario y, por lo tanto, no está sujeto a las normativas que rigen la nómina de los empleados contratados bajo un contrato laboral. Esto significa que, al momento de liquidar la nómina de un aprendiz, no se debe registrar un salario, sino únicamente el apoyo de sostenimiento pactado.
Por ejemplo: "Si la empresa Ejemplar desea liquidar la nómina de Luis, quien tiene un contrato de aprendizaje, deberá registrar en la liquidación un salario de cero y, en su lugar, incluir el concepto de "Apoyo de sostenimiento" con el valor acordado".
📌 Nota: dado que el contrato de aprendizaje no se rige por las normas de un contrato de trabajo, no se debe emitir una nómina para los aprendices o practicantes.
👉 Índice
- Crea un aprendiz o practicante.
- Liquida la nómina de un contrato de aprendizaje.
- Agrega pagos adicionales y deducciones en la liquidación.
1. Crea un aprendiz o practicante
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de "Empleados" y haz clic en "Nuevo empleado".
2. Completa los Datos principales del aprendiz y haz clic en "Siguiente".
3. Completa la información del contrato, es importante que el tipo de contrato corresponda a "Aprendiz" y el salario sea cero. Luego, haz clic en "Siguiente".
4. Completa los datos de pago y haz clic en "Guardar".
📍 Nota: al crear un empleado como "Aprendiz", deberás ingresar la información de afiliación a salud, pensión, cesantías y caja de compensación. Sin embargo, para el cálculo de la nómina, solo se requerirá la salud, ya que las demás afiliaciones no son necesarias para este tipo de contrato.
Observa:
2. Liquida la nómina de un contrato de aprendizaje
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Liquidación”. Haz clic en "Nuevo periodo de liquidación", selecciona el periodo y el año a liquidar, y haz clic en “Crear periodo”.
2. Dirígete a la columna de “Acciones” y selecciona "Editar", en el concepto "Salario" verifica que sea cero. Haz clic en "Agregar línea" y selecciona "Apoyo de sostenimiento", allí debes agregar el valor a pagar.
3. Incluye las deducciones, si corresponde, haz clic en "Guardar" y luego en "Volver".
4. Selecciona "Liquidar nómina", en el recuadro emergente haz clic en "Continuar" y finalmente, selecciona "Confirmar liquidación".
Observa:
✏️ Configura el apoyo de sostenimiento como concepto recurrente
El apoyo de sostenimiento se debe pagar en cada periodo de liquidación, ya que es un concepto fijo durante la vigencia del contrato de aprendizaje. Para agilizar el proceso y evitar ingresarlo manualmente en cada liquidación, puedes configurarlo como un concepto recurrente de devengado. De esta manera, el sistema lo incluirá automáticamente en cada periodo, optimizando la gestión de la nómina.
Observa:
🔎 Conoce cómo crear ingresos y deducciones recurrentes a tus empleados.
3. Agrega pagos adicionales y deducciones en la liquidación
También podrás agregar las novedades de tu nómina como "Pagos adicionales" y "Deducciones", solo debes hacer clic en “Agregar” y completar la información.
Observa:
Al liquidar la nómina obtendrás el detalle de la liquidación en un archivo de Excel, haz clic en "Descargar".
✏️ Acciones
- Agregar: agrega "Pagos adicionales" o "Deducciones" al empleado.
- Liquidar: liquida únicamente la nómina del periodo creado para el empleado.
- Mostrar detalle: muestra la información con los conceptos reportados del empleado.
- Editar: agrega o elimina los conceptos de nómina adicionales.
- PDF: descarga el PDF con el detalle de la nómina liquidada.
- Eliminar: elimina la nómina liquidada ante la DIAN, mediante una nota de ajuste. Aprende cómo emitir notas de ajuste para eliminar nóminas electrónicas.
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