En Alegra Nómina puedes emitir la nómina electrónica de forma fácil y segura. Es por ello que hemos preparado este artículo donde resolvemos las dudas más frecuentes relacionadas con la emisión.
- ¿Se debe emitir la nómina de un practicante que se le paga ARL?
- ¿Se deben emitir pagos por prestación de servicios?
- ¿Cómo se deben reportar los días de vacaciones?
- ¿Qué se debe reportar en la nómina electrónica?
- Deseo implementar la Nómina Electrónica, pero no soy facturador electrónico.
- ¿Si no me habilité a tiempo, puede habilitarse el mismo mes en que voy a emitir?
1. ¿Se debe emitir la nómina de un practicante que se le paga ARL?
El contrato de aprendizaje es una modalidad especial en la que una empresa contrata a una persona para recibir formación. Durante este periodo, la empresa proporciona un apoyo de sostenimiento sin que esto sea considerado como salario. Por tanto, al no constituir salario, el contrato no sigue las normas laborales estándar, evitando la emisión de nóminas para quienes están bajo esta modalidad.
2. ¿Se deben emitir pagos por prestación de servicios?
La prestación de un servicio, aunque sea una obligación contractual, no requiere la emisión de una nómina electrónica. En su lugar, el respaldo para este tipo de transacción es la Factura de Compra si es una empresa o el Documento Soporte si se trata de una persona natural que brinda el servicio.
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3. ¿Cómo emitir las prestaciones sociales en Alegra nómina?
Puedes emitir las prestaciones sociales (primas, cesantías, interés de cesantías y vacaciones) de tus empleados utilizando el documento soporte de pago de nómina electrónica a través de Alegra Nómina. Estas prestaciones se reportan en la nómina electrónica y los valores reportados pueden considerarse como costos o deducciones en el impuesto de renta e impuesto descontable en IVA, proporcionando beneficios como deducción tributaria. Podrás ver más información en el Oficio 912416.
Adicionalmente, la DIAN generó un concepto, donde informa que las vacaciones, cesantías e intereses a las cesantías se deben reportar de acuerdo a la base de devengo para poder ser deducibles, en ese caso, puedes validar con ayuda de tu asesor contable, si lo vas a emitir mes a mes o a fin del año.
Puedes emitir las provisiones de cesantías, intereses a las cesantías y prima, en los conceptos existentes, los cuales son:
- Cesantías.
- Intereses a las cesantías.
- Prima salarial.
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Para provisionar las vacaciones, puedes utilizar el concepto de “Otros conceptos no salariales”. De igual forma, lo puedes editar y asignarle el nombre de “Provisión de vacaciones”. 🔎 Conoce cómo puedes editar una cuenta contable.
4. ¿Cómo se deben reportar los días de vacaciones?
Las vacaciones se incluyen en la nómina electrónica y es importante reportar la proporción de días trabajados. Por cada año laborado, un empleado tiene derecho a 15 días de vacaciones. Para calcular la proporción correspondiente, se emplea una regla de tres: se multiplican los días trabajados por quince y luego se dividen entre 360 días
Por ejemplo: “El empleado trabajo del 01 de enero del 2021 al 08 de agosto de 2021, esto corresponde a 226 días, se debe realizar la liquidación de los días de vacaciones trabajados”.
📍 Nota: el resultado de esta operación debe ser en números enteros, es decir, debemos aproximar el resultado en caso de darnos un número decimal, en este caso se debe colocar 9 días, en el reporte de vacaciones en nómina electrónica.
5. ¿Qué se debe reportar en la nómina electrónica?
En la nómina electrónica se reportan los pagos laborales derivados de un contrato de trabajo, no los pagos derivados de un contrato de servicios ni comercial. La nómina electrónica deberá contener la siguiente información:
- Encontrarse denominada como “documento soporte de pago de nómina electrónica”. 🔎 Conoce las características del documento soporte nómina electrónica.
- Nombres y apellidos o razón social del empleador, incluyendo el NIT.
- Nombres, apellidos e identificación del empleado.
- El código único de documento soporte de pago (CUNE).
- Debe contener un número consecutivo de control interno, implementado por el empleador.
- Valor devengado por el empleado, acompañado de los correspondientes conceptos.
- Las deducciones realizadas, con sus conceptos.
- El valor total pagado al empleado.
6. Deseo implementar la Nómina Electrónica, pero no soy facturador electrónico
Para las personas que no son facturadores electrónicos la Resolución 000028 del 28 de febrero de 2022 menciona que el plazo máximo para realizar la primera generación y transmisión del Documento de nómina electrónica del mes de junio de 2022 deberá emitirse los primeros 10 días hábiles del mes de julio de 2022.
7. ¿Si no me habilité a tiempo, puede habilitarse el mismo mes en que voy a emitir?
Claro, puedes proceder con la habilitación, pero es esencial destacar que debían haberse cumplido previamente las fechas obligatorias establecidas por la DIAN. De no hacerlo, podría generarse un posible requerimiento por parte de la DIAN. Sin embargo, el sistema permitirá realizar el proceso de habilitación sin inconvenientes. Es crucial cumplir con este proceso para la emisión, ya que es un requisito indispensable para llevar a cabo dicha actividad.
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