Las prestaciones sociales son beneficios económicos y derechos laborales adicionales al salario que los empleadores están obligados a pagar a sus trabajadores.
⚡ Principales prestaciones sociales
- Cesantías.
- Intereses sobre cesantías.
- Prima de servicios.
- Vacaciones.
👉 Índice
- Diferencia entre provisionar, liquidar y emitir las prestaciones sociales.
- Liquida y paga las prestaciones sociales de tus empleados.
- Agrega las prestaciones sociales en la emisión.
1. Diferencia entre provisionar, liquidar y emitir las prestaciones sociales
❇️ Provisionar
Significa reservar y contabilizar anticipadamente el valor de las prestaciones sociales que un trabajador ha acumulado. No implica el pago inmediato, sino que la empresa reconoce la obligación y la registra en su contabilidad para garantizar que tenga los recursos disponibles cuando deba pagarlas.
Al liquidar la nómina en Alegra, el sistema se encarga de calcular automáticamente la provisión de prestaciones sociales para cada período de liquidación. Esto se hace sin que sea necesario configurarlo manualmente, y podrás visualizar los resultados al descargar el detalle de la liquidación de nómina.
Observa:
❇️ Liquidar
Hace referencia al pago de las prestaciones sociales que el empleado ha acumulado hasta una fecha específica.
Por ejemplo:
- Liquidación de intereses a las cesantías: en enero de cada año.
- Prima: en junio y diciembre de cada año.
❇️ Emitir
La emisión es el proceso de reportar las prestaciones sociales ante la DIAN.
Para deducir los costos y gastos de las prestaciones sociales en tus declaraciones tributarias, la DIAN establece que su emisión puede realizarse:
- Mensualmente.
- Anualmente (en la nómina de diciembre, es decir, la última nómina del año).
📢 Importante sobre la emisión
- En el caso de la prima, si se provisiona anualmente en lugar de mensualmente, la emisión solo se realizará en el momento del pago, es decir, en los meses de junio y diciembre, y corresponderá al monto acumulado para cada uno de esos períodos.
- La periodicidad de emisión de que trata este artículo se refiere únicamente a las prestaciones sociales de los trabajadores, ten en cuenta que los demás conceptos de nómina deben emitirse mensualmente de manera obligatoria.
2. Liquida y paga las prestaciones sociales de tus empleados
🔔 ¡Atención!
Este paso debe realizarse únicamente si para el periodo que estás por liquidar corresponde efectuar el pago de las prestaciones sociales al empleado.
Si no corresponde el pago, es decir, solamente se van a incluir como provisión, podrás realizar la liquidación siguiendo los pasos del artículo: Líquida y emite tu nómina. Una vez hayas liquidado la nómina, continúa al paso 3: Agrega las prestaciones sociales en la emisión.
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Liquidación” y haz clic en “Nuevo periodo de liquidación”
2.Selecciona el periodo y el año a liquidar, luego, haz clic en “Crear periodo”.
3. Selecciona “Incluir prestaciones sociales” y elige la que corresponda. El sistema mostrará el valor sugerido de la base para el cálculo, puedes editarlo si lo requieres. Además, Agrega los días trabajados y haz clic en “Siguiente”.
4. Haz clic en “Guardar” para confirmar la operación.
5. Continúa y finaliza la liquidación de tu nómina.
Observa:
📌 Nota: este proceso calcula las prestaciones para todos tus empleados de forma masiva. Si necesitas ajustar las prestaciones de manera individual, puedes hacerlo seleccionando la opción de editar en la ficha del trabajador correspondiente.
3. Agrega las prestaciones sociales en la emisión
Como se mencionó anteriormente, puedes elegir la periodicidad para emitir tus prestaciones sociales, mensual o anualmente. Aunque el proceso de emisión es el mismo, es importante que tengas en cuenta los valores que vas a reportar:
- Emisión mensual: corresponde al valor mensual de las prestaciones sociales, por lo general, este valor debe coincidir con el valor de la provisión mensual.
- Emisión anual: en la emisión del último mes del año (diciembre), debes incluir el valor acumulado de la provisión de las prestaciones sociales durante el año completo.
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Emisión”.
2. Ubica el periodo a emitir y haz clic en “Ir a emitir”.
3. En la columna de Acciones del empleado, haz clic en “Emitir” y selecciona la opción de “Agregar prestaciones sociales encontradas para este periodo”.
📍 Nota: en este paso, ten en cuenta la periodicidad de la provisión que elegiste.
4. Agrega los días correspondientes, modifica el valor si lo consideras necesario, haz clic en “Emitir nómina” y luego "Confirmar emisión".
Observa:
📌 Nota: en el caso de que un trabajador se retire de la empresa, la emisión de la provisión de prestaciones sociales corresponderá al valor proporcional al tiempo que está pendiente o que falta por emitir:
- Si realizas la emisión mensual de la provisión, considera los días acumulados hasta la fecha del retiro.
- Si realizas la emisión anual de la provisión, considera los meses y días acumulados hasta la fecha del retiro.
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