La Nómina Electrónica es un documento que soporta los valores relacionados con los salarios y prestaciones de los empleados, facilitando su emisión, distribución y almacenamiento de manera electrónica.
Puedes configurar tu cuenta de Alegra Nómina para realizar la emisión de los pagos y deducciones de tus empleados a la DIAN de forma sencilla, eficiente y segura.
Por ejemplo: “La empresa Ejemplar es nueva usando Alegra. Antes de emitir la nómina electrónica de sus empleados, va a parametrizar en su cuenta todos los detalles necesarios y asegurarse de que la emisión sea fácil y rápida”.
👉 Índice:
- Configura la información de tu empresa.
- Registra la información de tus empleados.
- Conoce los devengados.
- Conoce las deducciones.
- Crea las numeraciones para las nóminas electrónicas.
1. Configura la información de tu empresa
Puedes configurar la información de tu empresa e incluir el logo siguiendo estos pasos:
1. Haz clic en el menú “Configuración”.
2. Selecciona la opción “Datos básicos de empresa” del recuadro “Configuración general”.
3. Diligencia el formulario con la información correspondiente. Observa los campos del formulario y su explicación.
4. Finaliza haciendo clic en el botón “Guardar” para conservar los cambios.
Observa:
✍️ Formulario “Datos básicos de empresa”
- Nombre o razón social: diligencia el nombre de tu empresa.
- Tipo de persona: elige si tu empresa está constituida como persona natural o jurídica.
- NIT: diligencia el número de identificación de tu empresa.
- DV: corresponde al dígito de verificación, este se diligencia automáticamente.
- Dirección: diligencia el domicilio de tu empresa.
- Municipio: selecciona el municipio donde se ubica tu empresa.
- Teléfono: agrega el teléfono de la empresa.
- Correo electrónico: agrega el correo de la empresa.
- Logo de tu empresa: haz clic en “Examinar” para seleccionar el logo desde un archivo en tu computador.
2. Registra la información de tus empleados
Crea cada uno de tus empleados siguiendo estos sencillos pasos:
1. Haz clic en el menú “Empleados”.
2. Haz clic en el botón “Nuevo empleado”.
3. Diligencia el formulario con la información correspondiente. Observa los campos del formulario y su explicación.
4. Haz clic en el botón “Guardar” para conservar los cambios.
Observa:
✍️ Formulario “Nuevo empleado/a”
- Datos principales: diligencia los nombres, apellidos e identificación del trabajador.
- Dirección y contacto: agrega los datos de contacto del trabajador.
- Contrato:
- Tipo de contrato: elige el tipo de contrato que tiene el trabajador.
- Fecha de contratación: agrega la fecha en la que el trabajador comienza a laborar según el contrato.
- Salario: indica el valor devengado mensual del trabajador sin incluir el auxilio de transporte.
- Salario integral: indica si el trabajador devenga más de 10 SMLV + 30% de prestaciones.
- Frecuencia de pago: selecciona con qué frecuencia realizas el pago de nómina a tu trabajador, puede ser mensual o quincenal.
- Tipo de trabajador: selecciona la clasificación de PILA del trabajador para la cotización a la seguridad social.
- Subtipo de trabajador: selecciona si el trabajador tiene una sub clasificación de PILA para la cotización a la seguridad social.
- Auxilio de transporte: marca si el trabajador aplica para el auxilio de transporte.
- Alto riesgo: indica si el trabajador desempeña una actividad de alto riesgo.
- Puesto de trabajo: ingresa el cargo que ocupa el trabajador en la empresa.
- Datos de pago: selecciona el método que utilizas para realizar el pago al trabajador.
Puedes ver el detalle, editar, desactivar o eliminar la información de tus empleados usando los botones de acciones rápidas.
🔎 Crea o importa tus empleados en tu cuenta.
3. Conoce los devengados
El devengado corresponde a todos los conceptos por los que un empleado recibe una remuneración, por ejemplo, el salario, horas extras, comisiones, auxilio de transporte, recargos nocturnos y diurnos, etc.
✏️ Recuerda: tu cuenta de Alegra tiene creados de forma automática la mayoría de los devengados, sin embargo, puedes crear de forma personalizada los que consideres necesarios.
Para crear tus devengados sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú “Configuración” y ubícate en el recuadro “Conceptos”.
2. Selecciona la opción “Devengados” y haz clic en el botón “Nuevo devengado”.
3. Selecciona de la lista el “Tipo de devengado”.
4. Asígnale un “Nombre” para poderlo identificar y el valor si así lo requiere
📍 Nota: para el valor puedes diligenciar cero.
5. Haz clic en el botón “Crear devengado” para guardar los cambios.
Observa:
4. Crea tus deducciones
Las deducciones de nómina son los descuentos que se aplican al salario del trabajador, por ejemplo, aportes a la salud, pensión, deudas, etc.
✏️ Recuerda: tu cuenta de Alegra tiene creadas de forma automática la mayoría de las deducciones, sin embargo, puedes crear de forma personalizada las que consideres necesarias.
Para crear tus deducciones sigue estos pasos:
1. Haz clic en el menú “Configuración” y ubicate en el recuadro “Conceptos”.
2. Selecciona la opción “Deducciones” y haz clic en el botón “Nueva deducción”.
3. Selecciona de la lista el “Tipo de deducción”.
4. Asignale un “Nombre” para poderlo identificar y el valor si así lo requiere
📍 Nota: para el valor puedes diligenciar cero.
5. Haz clic en el botón “Crear deducción” para guardar los cambios.
Observa:
5. Crea las numeraciones para la nómina electrónica
A través de las numeraciones puedes asignar consecutivos a tus documentos de nómina. Recuerda que para crear numeraciones no requieres expedir autorizaciones de la DIAN.
Sigue estos pasos:
1. Haz clic en el menú “Configuración”.
2. Selecciona la opción “Numeraciones” del recuadro “Numeraciones”.
3. Haz clic en el botón “Nueva numeración”
4. Diligencia el formulario. Observa los campos del formulario y su explicación.
5. Finaliza haciendo clic en “Crear numeración”.
Observa:
✍️ Formulario “Nueva numeración”
- Tipo de documento:
- Nómina electrónica: para emitir la nómina de tus trabajadores.
- Nota de ajuste: para corregir o modificar la información de una nómina previamente emitida.
- Cancelación de nómina: para anular una nómina previamente emitida.
- Prefijo: agrega una o varias letras a tus numeraciones para diferenciarlas.
- Número inicial: indica el número con el que empezarás a generar los documentos.
- Nombre: asigna el nombre con el que identificarás la numeración.
- Preferida: si marcas esta numeración como preferida será seleccionada por defecto cuando vayas a crear una emisión de nómina.
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- Habilítate en la DIAN como emisor de Nómina Electrónica.
- Pasos para emitir una Nómina Electrónica en Alegra Colombia.
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