En Alegra puedes registrar las entradas de dinero asociadas a tus facturas de venta o a cuentas contables mediante pagos recibidos o recibos de caja, estos detallan la información de la transacción como el valor recibido, la fecha de la transacción, el concepto del pago y los datos del pagador.
Por ejemplo: “Un cliente realiza el pago de una factura pendiente a la Empresa Ejemplar. La empresa registra este ingreso como un pago recibido asociado a la venta, confirmando así que la cuenta por cobrar ha sido completamente pagada”.
Conoce cómo consultar, editar, eliminar, imprimir y anular de forma sencilla tus pagos recibidos, así tendrás un mayor control de tus ingresos y ahorrarás tiempo administrando tu negocio.
👉 Índice
- Pasos para registrar un pago.
A. Registra los pagos desde tus facturas de venta. - Gestiona tus pagos recibidos.
1. Pasos para registrar un pago
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Ingresos” y selecciona la opción “Pagos recibidos”.
2. Haz clic en el botón “Nuevo ingreso”.
3. Completa la información del pago. Observa los campos del formulario y su explicación.
4. Finalmente, haz en clic en “Guardar” para conservar los cambios.
Observa:
✍️ Formulario “Nuevo ingreso”
Sección - Información general del ingreso
- Fecha: indica la fecha en la que recibiste el pago.
- Contacto: selecciona el contacto o cliente de quien recibiste el dinero.
- Cuenta bancaria: selecciona el banco donde ingresará el dinero.
- Método de pago: es la forma en la que el contacto realiza el pago.
Por ejemplo: consignación, transferencia, cheque, efectivo, tarjeta crédito o débito. - Centro de costo: indica el centro de costos asociado al pago.
- Moneda: selecciona la moneda con la cual vas a registrar el pago.
🔎 Realiza transacciones en diferentes monedas. - Notas del recibo: agrega comentarios o información adicional que consideres necesaria.
Sección - Tipo de transacción
¿Asociar este ingreso a una factura de venta existente en Alegra?
- Sí: encontrarás el listado de facturas pendientes de pago para que agregues el “Valor recibido”. Puedes asociar el pago de varias facturas en uno solo.
📍 Nota: para asociar el cobro a una factura, primero debes seleccionar un cliente que tenga facturas pendientes por pagar.
-
No: elige la cuenta o cuentas contables relacionadas con el cobro. Este ingreso no quedará relacionado con ninguna factura de venta.
También tienes la opción de registrar pagos desde el detalle de tus “Facturas de venta”.
A. Registra los pagos desde tus facturas de venta
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Ingresos” y selecciona la opción “Facturas de venta”.
2. Ubica la factura que deseas agregarle el pago y haz clic en “+ Agregar pago”.
3. Diligencia la información que aparece en la ventana emergente y finalmente haz clic en “Agregar pago”.
📍 Nota: si deseas agregar más detalle del ingreso, haz clic en “Ir a formulario avanzado”.
Observa:
2. Gestiona tus pagos recibidos
Después de crear y guardar tus pagos recibidos, puedes realizar algunas acciones adicionales para gestionarlos de manera eficiente.
Observa:
📝 Acciones
- Imprimir: genera el comprobante físico del pago.
- Editar: ajusta la información del cliente o cualquier otro detalle del pago.
- Eliminar: borra el documento de manera permanente.
- Enviar por correo: comparte el pago a tus contactos o interesados.
- Anular: al anular el pago, este no se elimina permanentemente del sistema, además, puedes restablecerlo cuando lo desees desde la opción “Convertir a abierta”.
- Más acciones: adjunta un archivo complementario al pago.
📢 Importante
- Si deseas exportar el listado completo de tus pagos recibos, consulta el reporte de “Transacciones”.
- En el listado de tus pagos recibidos también encontrarás las transferencias bancarias, si necesitas modificar alguno de estos documentos, te sugerimos eliminarlos y crearlos nuevamente.
- Solo puedes eliminar los pagos recibidos que aún no estén conciliados.
🔎 Concilia tus bancos.
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