En Alegra puedes registrar las entradas de dinero asociadas a tus facturas de venta o a cuentas contables mediante pagos recibidos o recibos de caja, estos detallan la información de la transacción como el valor recibido, la fecha de la transacción, el concepto del pago y los datos del pagador.
Por ejemplo: “Un cliente realiza el pago de una factura pendiente a la Empresa Ejemplar. La empresa registra este ingreso como un pago recibido asociado a la venta, confirmando así que la cuenta por cobrar ha sido completamente pagada”.
Conoce cómo consultar, editar, eliminar, imprimir y anular de forma sencilla tus pagos recibidos, así tendrás un mayor control de tus ingresos y ahorrarás tiempo administrando tu negocio.
👉 Índice
- Pasos para registrar un pago.
1.1. Desde el menú de "Pagos recibidos".
1.2. Desde tus facturas de venta. - Gestiona tus pagos recibidos.
1. Pasos para registrar un pago
Puedes agregar tus pagos desde el menú de "Pagos recibidos" o directamente en tus facturas de venta.
1.1. Desde el menú de "Pagos recibidos"
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Ingresos” y selecciona “Pagos recibidos”.
2. Haz clic en “Nuevo ingreso”.
3. Completa la información del pago. Observa los campos del formulario y su explicación.
4. Finalmente, haz en clic en “Guardar” para conservar los cambios.
Observa:
✍️ Formulario “Nuevo ingreso”
Información general del ingreso
- Numeración: elige la numeración que deseas asignar a este documento.
- Fecha: indica la fecha en la que recibiste el pago.
- Contacto: selecciona el contacto o cliente de quien recibiste el dinero.
- Cuenta bancaria: selecciona el banco donde ingresará el dinero.
- Método de pago: es la forma en la que el contacto realiza el pago.
Por ejemplo: consignación, transferencia, cheque, efectivo, tarjeta crédito o débito. - Centro de costo: indica el centro de costos asociado al pago.
- Moneda: selecciona la moneda con la cual vas a registrar el pago.
🔎 Realiza transacciones en diferentes monedas. - Notas del recibo: agrega comentarios o información adicional que consideres necesaria.
Tipo de transacción
¿Asociar este ingreso a una factura de venta existente en Alegra?
- Sí: encontrarás el listado de facturas pendientes de pago para que agregues el “Valor recibido”. Puedes asociar el pago de varias facturas en uno solo.
📍 Nota: para asociar el cobro a una factura, primero debes seleccionar un cliente que tenga facturas pendientes por pagar.
-
No: elige la cuenta o cuentas contables relacionadas con el cobro. Este ingreso no quedará relacionado con ninguna factura de venta.
1.2. Desde tus facturas de venta
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Ingresos” y selecciona “Facturas de venta”.
2. Ubica la factura a la que deseas agregar el pago y haz clic en “Agregar pago”.
3. Completa la información y haz clic en “Agregar pago”.
📍 Nota: si deseas agregar más detalle del ingreso, haz clic en “Ir a formulario avanzado”.
Observa:
2. Gestiona tus pagos recibidos
Después de crear y guardar tus pagos recibidos, puedes realizar algunas acciones adicionales para gestionarlos de manera eficiente.
Observa:
📝 Acciones
- Imprimir: genera el comprobante físico del pago.
- Editar: ajusta la información del cliente o cualquier otro detalle del pago.
- Eliminar: borra el documento de manera permanente.
- Enviar por correo: comparte el pago a tus contactos o interesados.
- Anular: al anular el pago, este no se elimina permanentemente del sistema, además, puedes restablecerlo cuando lo desees desde la opción “Convertir a abierta”.
- Más acciones: adjunta un archivo complementario al pago.
📢 Importante
- Si deseas exportar el listado completo de tus pagos recibos, consulta el reporte de “Transacciones”.
- En el listado de tus pagos recibidos también encontrarás las transferencias bancarias, si necesitas modificar alguno de estos documentos, te sugerimos eliminarlos y crearlos nuevamente.
- Solo puedes eliminar los pagos recibidos que aún no estén conciliados.
🔎 Concilia tus bancos.
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