Creá productos de inventario y servicios no inventariables para Facturar en Alegra - Argentina

Alegra Contabilidad te permite crear productos inventariables para facturar y así llevar el control de las cantidades disponibles, estas se incrementan mediante facturas de compra y disminuyen con facturas de venta. Además podés crear productos no inventariables para crear tus facturas por otros conceptos como servicios.

Para crear tus productos de venta o servicios en Alegra Contabilidad tenés dos alternativas:

1. Crear uno a uno los productos y servicios en el sistema.

2. Importarlos masivamente desde un archivo de Excel

1. Creá tus productos uno a uno

En Alegra Contabilidad puedes crear tus productos o servicios ingresando su información de forma rápida o configurando la información contable. A continuación te explicamos ambos métodos:

Pasos para crear productos y servicios de forma rápida:

 Así:

Formulario para creación de productos

• Nombre (Requerido): ingresá un nombre que identifique tu producto o servicio.
  
• Unidad de medida: elegí la unidad de acuerdo al producto que estás creando.
• Depósito: elegí el depósito o el almacén en el que querés registrar este producto. Ver más.
• Cantidad inicial: ingresá las unidades iniciales del producto antes de registrar facturas de compra y venta. 
• Costo inicial: ingresá el costo de adquisición inicial de tus productos de venta.
• Precio sin impuesto (Requerido): Ingresá el precio de tu producto sin incluir los impuestos. Al completar el precio total y el impuesto este campo se completará automáticamente. 
• Impuesto (Requerido): ingresá el nombre del impuesto asociado a tu producto tal como aparece creado en el menú Configuración > Impuestos, por ejemplo "IVA". Consultá este artículo para saber cómo crear nuevos impuestos.
• Precio Total (Requerido): ingresá el precio de venta al público en general incluyendo los impuestos. Al completar el precio sin impuesto y el impuesto este campo se agregará automáticamente. En Alegra podés manejar distintas listas de precios, hacé clic acá para conocer más.

Creá productos y servicios ingresando la información contable:

Así:

Completa el formulario con la siguiente información:

Información General:

• Nombre (Requerido): ingresá un nombre que identifique tu producto o servicio.
• Referencia (Opcional): ingresá un código diferente que identifique a cada producto, puede ser numérico o alfanumérico.
• Unidad de medida: elegí la unidad de acuerdo al producto que estás creando.
• Categoría (Opcional): clasifica tus productos en varias categorías. Ver más.
•  Descripción (Opcional): en este campo podés agregar las características de tu producto, por ejemplo medidas, talla, color o las especificaciones de un servicio.
• Adjuntar imagen: Con esta opción podés agregar una o dos imágenes a tus productos o servicios, y seleccionar una como favorita para que se muestre por defecto.

• Configura la opción de variantes: Con esta opción podés agregar variantes a tus ítems y clasificarnos de una forma más detallada.

• Publicar en Tienda: (Opcional):  activá esta opción si querés que tus ítems sean visibles en la tienda en linea. Ver más.
• Inventariable: marca esta opción para configurar las opciones de inventario.
• Venta en negativo: activa esta opción para recibir una alerta cuando el ítem que deseas vender no lo tengas en tu stock.

Precio:

• Precio sin impuesto (Requerido): Ingresá el precio de tu producto sin incluir los impuestos. Al completar el precio total y el impuesto este campo se completará automáticamente. 
• Impuesto (Requerido): ingresá el nombre del impuesto asociado a tu producto tal como aparece creado en el menú Configuración > Impuestos, por ejemplo "IVA". Consultá este artículo para saber cómo crear nuevos impuestos.
• Precio Total (Requerido): ingresá el precio de venta al público en general incluyendo los impuestos. Al completar el precio sin impuesto y el impuesto este campo se agregará automáticamente. En Alegra podés manejar distintas listas de precios, hacé clic acá para conocer más.
• Costo inicial: ingresá el costo de adquisición inicial de tus productos de venta.

Detalle de inventario:

• Depósito: elegí el depósito o el almacén en el que querés registrar este producto. Ver más.
• Cantidad inicial: ingresá las unidades iniciales del producto antes de registrar facturas de compra y venta. 
• Cantidad mínima: elegí la cantidad mínima de tu inventario para tener un control preventivo de tus productos y evitar que te quedés sin stock. Al facturar y llegar a la cantidad mínima de un producto te avisaremos mediante una notificación.
• Cantidad máxima: elegí la cantidad máxima de tu inventario evitando así acumulaciones excesivas de stock.

Listas de precio:

• Listas de precio: asigna varios precios con valor fijo.
• Valor: asigna una porcentaje de descuento sobre el valor base. 

Campos adicionales: Agrega campos personalizables para incluir información adicional del producto.

Configuración contable:

• Cuenta contable: elegí la cuenta contable en la que se harán los registros de las ventas que realices.
• Cuenta de inventario: seleccioná la cuenta contable en la que se registrarán los valores de entradas y salidas de inventario.
• Cuenta de costo de venta: seleccioná la cuenta contable en la que se registrarán el valor del costo de venta del producto.

2. Creá todos tus productos de forma automática

De esta manera podés importar todos tus productos y servicios a través de un archivo de Excel.

Seguí estos pasos para crear tus productos de venta o servicios: 

Así:

Cómo modificar la plantilla

Una vez descargada la plantilla para actualización masiva, podrás modificar los siguientes campos:

• Nombre: Es el nombre que identifica tu producto, puedes cambiarlo si deseas.
• Referencia: Es un campo que identifica el producto, puede ser tipo numérico o alfanumérico es único para cada producto. Este campo es opcional.
• Descripción: Indica las características de tu producto por ejemplo color y tamaño, este campo es opcional.
• Nombre de impuesto: Tienes 3 alternativas para asociar impuestos previamente creados a un producto:
  • Indicando el nombre del impuesto: Alegra verifica que exista un único impuesto con el nombre que indicas.
  • Indicado el porcentaje únicamente: Alegra verifica que exista un único impuesto con el valor del porcentaje que ingresas. Solo debes indicar el número sin el símbolo %.
  • Especificando nombre y porcentaje del impuesto: se usa cuando tienes impuestos con diferentes nombres e iguales porcentajes, o con los mismos nombres pero diferentes porcentajes, por lo tanto, debes especificar el nombre exacto y el porcentaje para que el sistema lo identifique.

Agregar el impuesto es opcional, si no indicas un nombre o porcentaje, el producto queda actualizado sin impuesto, siempre podrás modificarlo. Ver más. 

• Cuenta contable: Indica el nombre de la cuenta a la que deseas asociar el producto que debes tener creada bajo la cuenta  principal de "ingresos". Ver más. Si no indicas una cuenta contable, el producto queda asociado por defecto a la cuenta de "Ventas".
• Categoría: clasifica tus productos en diferentes categorías. Ver más.
• Unidad de medida: indica la unidad de medida de tus productos, unidad, litros, metros, entre otros.
• Precio Total (Requerido): ingresa el precio de venta total al público en general, incluido los impuestos. Al ingresar este campo y seleccionar el impuesto, el campo "Precio sin impuesto" se agregara automáticamente.
• Precio Base: ingresa el precio de venta del producto, sin incluir los impuestos. Al ingresar el Precio Total este campo se llenará de forma automática.
• Listas de precio: La plantilla descargada no incluirá las listas de precio desactivadas. Haz clic aquí para conocer más sobre las listas de precio.
  
  En este caso puedes especificar precio de venta del producto en la lista "General" y para cada lista de precios creada en el sistema. Ten en cuenta:
  • Para asociar una lista de precios de tipo porcentaje (%), solo es necesario indicar un carácter (puede ser un número o letra cualquiera) en la columna de la lista de precio.
  • Para asociar una lista de precio por valor debes indicar el precio de lista del producto en la columna correspondiente.
  • Si en las columnas de listas de precio existe alguna celda vacía, el producto de esa fila no quedará asociado a la lista de precio.

• Costo unitario*: Puedes modificar el costo unitario de cada producto. La información ingresada en este campo solo se tendrá en cuenta para productos inventariables.
• Cantidad inicial*: Es la cantidad que tenía el producto al momento de su creación no es la cantidad actual, modifica este campo únicamente cuando debas hacer una corrección y ten presente que este afectará las unidades actuales en tu inventario. La información ingresada en este campo solo se tendrá en cuenta para productos inventariables. Ver más.
• Código de barras: Ingresa el código de barras para el producto, recuerda que debes tener esta funcionalidad activada previamente, haz clic aquí para conocer más.

Importante: 

Debes estar seguro de cambiar estos datos, al ser valores iniciales podrían afectarse los resultados de las consultas asociadas a los productos vendidos anteriormente.

• Cantidad mínima: elige la cantidad mínima de tu inventario para tener un control preventivo de tus productos y evitar que te quedes sin stock. Al facturar y llegar a la cantidad mínima de un producto te avisaremos mediante una notificación.
• Cantidad máxima: elige la cantidad máxima de tu inventario evitando así acumulaciones excesivas de stock.

Recomendaciones:

• El orden de las filas y columnas de la plantilla debe conservarse, por lo tanto procura no agregar columnas, filas o celdas.
• La columna "Código" es el identificador de los productos, por lo tanto debes mantener estos datos tal como aparecen en la plantilla original.
• Recuerda que puedes modificar los campos: Nombre, Referencia, Clave de producto, Descripción, Nombre impuesto, Porcentaje impuesto, Cuentas contables, Listas de precios, Costo unitario, Cantidades iniciales en depósitos y Código de barras (cuando está activado).
• Después de actualizar la plantilla, la debes guardarla como Libro de Excel (.xlsx) para importarla al sistema.

En este formulario Alegra pre-carga todos los datos de tu hoja de Excel, debés seleccionar en cada encabezado los títulos que corresponden a cada columna de tu inventario, recordá que la primera fila del archivo corresponde a los títulos y no será tenida en cuenta en la importación. Si querés, podés omitir la importación de las columnas que no necesitás.

Ejemplo: