Crea contactos o impórtalos de manera masiva - Alegra Panamá

Los contactos son los beneficiarios o terceros a los que se asocian las transacciones en Alegra, como las facturas de compra, venta, ingresos, egresos, entre otros.

Por ejemplo: "La empresa Ejemplar desea registrar sus facturas de compra en el sistema para llevar un control de lo que le debe a cada proveedor, para esto debe crear un contacto con la información del proveedor para poder asociar las facturas de compra a ese contacto.

Al crear tus clientes y proveedores podrás identificar fácilmente los documentos que tiene asociados y los saldos por cobrar, por pagar entre otros.

En Alegra tienes dos formas para crear tus productos o servicios:

  1. Crea tus contactos uno a uno.
  2. Crea tus contactos de forma masiva desde un archivo de Excel. 

1. Crea tus contactos uno a uno:

1. Haz clic en la opción "Contactos" ubicada en el menú principal.

2. Selecciona la opción "Clientes" o "Proveedores" según sea el caso.2. Selecciona la opción "Clientes" o "Proveedores" según sea el caso.

3. Haz clic en el botón "Nuevo cliente" o "Nuevo Proveedor".

4. Completa el formulario con la información del contacto. Puedes ver su explicación más adelante.

5. Haz clic en "Guardar" para conservar los cambios.

Así:contacto_pan

también puedes acceder rápidamente al formulario para crear tus contactos a través del botón "Nuevo".

Formulario de "Nuevo Contacto"

Este formulario permite crear clientes y proveedores desde el mismo lugar, no tienes necesidad de llenar dos formularios distintos ,en Alegra nos hemos encargado de facilitar este procedimiento, siempre podrás usar tus contactos en todas las transacciones,

Nota: Usa las casillas en la derecha del formulario para verificar que tu Contacto es Cliente y/o Proveedor. Un contacto puede marcarse como cliente y proveedor, así no tendrás que crearlo dos veces.

Nuevo contacto PAN

A Continuación, detallamos los campos del formulario:

  • Tipo de receptor: define si el contacto que deseas crear es contribuyente, consumidor final, es una entidad gubernamental o es extranjero.
  • Tipo de contribuyente: define si tu cliente o proveedor es una persona natural o jurídica.
  • RUC o cédula: es el número del Registro Único de Contribuyente. Se usa para identificar personas naturales o jurídicas en Panamá. 
  • Nombre o razón social: ingresa el nombre de la persona o la empresa según corresponda.
  • Lista de precios: Puedes asociar una lista de precios a este contacto, al momento de crearle facturas de venta, notas crédito, cotizaciones y facturas recurrentes, el sistema traerá por defecto la información del precio de la lista a la que esté asociado.
  • Vendedor: puedes asociar a este cliente un vendedor por defecto.
  • Plazo de pago: selecciona el tiempo de vencimiento por defecto que tendrán las facturas hechas para este contacto (en caso de ser cliente). Puedes crear más términos de vencimiento de factura para tu sistema.
  • Persona de contacto: ingresa información adicional de terceros a los que también puedes contactar en caso de alguna eventualidad y marca la casilla "enviar notificaciones" si deseas que esta persona reciba notificaciones de facturas nuevas o vencidas.

Una vez has terminado de llenar el formulario guarda para terminar el proceso. ¡Tu contacto habrá sido creado exitosamente!

Si deseas editar un contacto que ya tienes creado en Alegra solo debes hacer clic en el botón "Editar" del contacto que deseas modificar
Otras formas en las que puedes acceder al formulario para crear tus contactos

Puedes crear un nuevo contacto desde el formulario para realizar una nueva factura de venta o factura de  proveedor.

También puedes crear tus clientes desde el punto de venta, así no tendrás que ir a la versión web ni romper el flujo de trabajo para crear tus clientes.

Crear contacto via POS

Pasos para importar tus contactos de forma masiva

Si tienes tu base de datos de contactos (clientes y proveedores) previamente creada en un archivo o si quieres crear todos tus contactos en Alegra sin necesidad de hacerlo uno a uno, puedes importarlos de forma masiva usando un archivo de Excel en formato xlsx o xls

Sigue estos pasos para crear tus contactos de forma masiva:

Descarga y completa la plantilla con la información de tus contactos.

Ejemplo: Ejemplo Excel

Importante:

  • Debes guardar la plantilla como libro de excel.
  • La primera fila del listado corresponde a los títulos de cada columna y no se tomara en cuenta para la importación.
  • Puedes importar hasta 1000 registros por cada archivo.
  • Debes crear un archivo de Excel para cada grupo de contactos:uno para tus clientes, uno para tus proveedores y uno para cada lista de precios previamente creada en el sistema.
Después de que hayas completado la plantilla sigue estos pasos para importar tus contactos a tu cuenta de Alegra.

1. Haz clic en el menú "Contactos".

2. Selecciona la opción "Clientes" o "Proveedores" según sea el caso.

3. Haz clic en "Importar desde Excel"

4. Haz clic en "Seleccionar Archivo" para abrir el buscador.

5. Selecciona el documento de Excel que contiene tus contactos y haz clic en "Importar".

6. Identifica cada columna con el nombre de la información correspondiente.

7. Haz clic en "Importar" para finalizar el proceso.

Así:Exportar clientes PAN

En el paso número seis Alegra pre-carga todos los campos de tu hoja de excel, ordenado por columnas, según como estén en tu archivo. Debes seleccionar los títulos que corresponden a cada columna.

Estos son los títulos para cada columna:

  • RUC.
  • Nombre o Razón social. (Requerido)
  • Dirección.
  • Corregimiento.
  • Correo.
  • Teléfono 1.
  • Teléfono 2.
  • Vendedor.
  • Fax.
  • Celular.
  • Comentarios.

Importante

  • Puedes decidir no importar una columna, para hacer esto, seleccionas "No Importar" en el título y estos datos serán ignorados por Alegra.
  • Recuerda que puedes asociar o no a tus contactos importados la lista de preciosesta lista se asociará a todos los contactos creados en con el mismo archivo.
  • Identifica tus contactos como Clientes o Proveedores.
  • Es importante que una vez seleccionados los nombres para cada columna hagas clic en el botón "Previsualizar resultado" para verificar si todos los contactos incluidos en el archivo se crearán correctamente.
  • Realiza el proceso de importación sólo una vez, si lo haces dos veces tus contactos quedarán duplicados y deberás eliminar los repetidos uno a uno.
  • Revisa que el contenido de cada columna tenga el formato correspondiente, ejemplo: qué el teléfono sea un número y no texto.
  • Si al momento de previsualizar la información encuentras que hay error en alguno de los contactos, puedes solucionarlo copiando el formato de una de las filas de tu archivo de Excel que no presenta error y pegándolo en la fila que tiene conflicto, cancela el proceso y vuelve a realizar la importación.
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