Crea notas crédito electrónicas en Alegra - Colombia

Las notas crédito son documentos que el vendedor expide para indicarle al cliente que tiene un saldo a su favor, bien sea para acreditar la devolución de un valor determinado o para que la empresa pueda corregir errores en las facturas ya expedidas de una manera sencilla. El saldo a favor del cliente podrá ser usado en compras posteriores.

Ejemplo: La empresa Ejemplar le factura un par de zapatos a su cliente Juan, y en el proceso comete errores en la cantidad, descripción y precio del producto. El cliente solicita la factura con la información correcta, por lo tanto la empresa expide una nota de crédito para anular la operación y expedir una nueva factura.

¿Cuándo se deben expedir notas crédito?

Las notas crédito pueden expedirse en los siguientes casos:

  • Cuando el cliente hace la devolución de productos en mal estado.
  • Cuando es necesario corregir facturas de venta expedidas con errores.
  • Para otorgar al cliente un descuento que no se incluyó en la factura.
  • Para hacer la anulación de facturas expedidas, por ejemplo si esta fue rechazada por parte de la DIAN.

Cómo expedir notas de crédito electrónicas en Alegra

Expedir tus notas crédito en Alegra es muy sencillo, solo debes seguir estos pasos:

1. Dirígete al menú "Ingresos".

2. Elige la opción "Notas crédito".

3. Haz clic en el botón "Nueva nota crédito". 

4. Completa los campos del formulario. Puedes ver su explicación más adelante.

5. Haz clic en "Guardar" para aplicar los cambios. 

Ejemplo:

notas cred electronicas

Formulario de nota crédito

A continuación te explicamos los campos más importantes de este formulario:

  • Cliente: es la persona a quien le vas a expedir la nota crédito, es un campo requerido. Al elegir el cliente, Alegra carga su lista de precios asociada, puedes cambiarla haciendo clic en "Más opciones".
  • Notas: notas adicionales que serán visibles en la impresión del documento.
  • Tipo de nota crédito: elige una de las opciones en el desplegable para indicar el motivo por el que se genera la nota crédito.
  • Fecha: fecha de emisión de la nota crédito.
  • Moneda: si tienes activada la opción "multimoneda" podrás elegir la moneda en que se realiza la operación. Ver más.
  • Más opciones:
    -Observaciones: 
    notas internas no visibles en la impresión del documento.
    -Lista de precios:
     elige la lista de precios para la nota crédito.
  • Ítem: selecciona los productos que retornarán al inventario.
  • Pestaña "Hay devolución de dinero": indica la devolución de dinero que aplica, para notas crédito electrónicas debes usar la pestaña "Crédito a factura de venta".
  • Crédito a factura de venta: selecciona la factura asociada para aplicar el crédito y en el campo monto indica el valor a favor del cliente.
  • Numeración: usa esta opción para configurar varias numeraciones y evitar saltos en los consecutivos cuando registras notas de crédito (no electrónicas) para facturas convencionales. Aprende a configurar las numeraciones de tus documentos leyendo este artículo.

Una vez hayas terminado de llenar todos los campos del formulario puedes proceder a Guardar y emitir para generar el documento electrónico ante la DIAN o Guardar sin emitir para crear  notas de crédito convencionales (no electrónicas).

emitir notas créditoAdemás puedes imprimir, enviar por correo o exportar tus notas crédito a Excel, desde el vinculo "Exportar".

¿Cómo consultar el estado de mis notas de crédito?

1. Haz clic en el menú "Ingresos".

2. Haz clic en el submenú "Notas crédito". 

3. Ubícate en la nota crédito a consultar y haz clic en la acción "Ver detalle"

Mira este ejemplo: 
Consultar notas de crédito
En este apartado podrás ver el número de tu nota crédito, su estado ante la DIAN, código CUDE y otro tipo de datos. Además, en la parte superior encontrarás un botón para ver el comprobante directamente en la DIAN.

Consulta este artículo para saber cómo generar notas de crédito en otros países.

Aprende aquí como expedir facturas electrónicas en Alegra Colombia.

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