Crea contactos o impórtalos de manera masiva - Alegra México

Los contactos son los beneficiarios o terceros a los que se asocian las transacciones en Alegracomo las facturas de compra, venta, ingresos, egresos, entre otros.

Por ejemplo: "La empresa Ejemplar desea registrar sus facturas de compra en el sistema para llevar un control de lo que le debe a cada proveedor, para esto debe crear un contacto con la información del proveedor para poder asociar las facturas de compra a ese contacto.

En Alegra puedes crear tus contactos de dos formas:

  1. Registrando un contacto individualmente
  2. Importándolos de forma masiva desde un documento en Excel

 A continuación te explicaremos ambos procesos:

Cómo crear un contacto individualmente

1. Haz clic en la opción "Contactos" ubicada en el menú principal.

2. Selecciona la opción "Clientes" o "Proveedores" según sea el caso.

 

3. Haz clic en el botón "Nuevo cliente" o "Nuevo Proveedor".

 

4. Completa el formulario con la información del contacto. Puedes ver su explicación más adelante.

 

5. Haz clic en "Guardar" para conservar los cambios.

Mira este ejemplo: 

contaco MX

Formulario de "Nuevo Contacto"

Este formulario te permite crear clientes y proveedores desde el mismo lugar, no tienes necesidad de llenar dos formularios distintos, en Alegra nos hemos encargado de facilitar este procedimiento, siempre podrás usar tus contactos en todas las transacciones.

Nota: Usa las casillas en la derecha del formulario para verificar que tu Contacto es Cliente y/o Proveedor. Un contacto puede marcarse como cliente y proveedor, así no tendrás que crearlo dos veces.

formulario MX

A Continuación, detallamos los campos del formulario:

  • Nombre: nombre de la persona natural o jurídica.
  • Tipo de tercero: indica si se trata de una persona nacional o extranjera.
  • RFC: es el Registro Federal de Contribuyentes. Se usa para identificar a toda persona física o moral en México.
  • Dirección: indica la dirección de el contacto.
  • Datos de contacto( correo electrónico, teléfonos y fax): ayudan a identificar fácilmente a los contactos registrados. 
  • Método de pago: selecciona el método de pago utilizado por tu contacto, puedes ser una sola exhibición, parcialidades o diferido.
  • Forma de pago: selecciona una forma de pago por defecto para tu contacto. 
  • Lista de precios: puedes asociar una lista de precios a este contacto, al momento de crearle facturas de venta, notas crédito, cotizaciones y facturas recurrentes, el sistema traerá por defecto la información del precio de la lista a la que esté asociado.
  • Vendedor: puedes asociar a este cliente un vendedor por defecto.
  • Plazo de pago: selecciona el tiempo de vencimiento por defecto que tendrán las facturas hechas para este contacto (en caso de ser cliente). Puedes crear más términos de vencimiento de factura para tu sistema.
  • Uso CFDI: selecciona el uso que tu contacto le dará a las facturas.
  • Tipo de operación: aplica solo para proveedores y permite identificar el tipo de operación bajo la que se encuentra este contacto.
Enviar notificaciones: en caso de que desees enviar las notificaciones por correo electrónico a este contacto. 

Una vez has terminado de llenar el formulario guarda para terminar el proceso. ¡Tu contacto habrá sido creado exitosamente!

 
Otras formas en las que puedes acceder al formulario para crear tus contactos

Puedes crear un nuevo contacto desde el formulario para realizar una nueva factura de venta o proveedor según sea el caso.

factura-nuevocontacto

Desde el botón "Nuevo" ubicado en la esquina superior izquierda de la pantalla, por el cual también podrás crear facturas, remisiones, ingresos, egresos, entre otros.

Crear contacto via boton (1)

Pasos para importar tus contactos de forma masiva

Si tienes tu base de datos de contactos (clientes y proveedores) previamente creada en un archivo o si quieres crear todos tus contactos en Alegra sin necesidad de hacerlo uno a uno, puedes importarlos de forma masiva usando un archivo de Excel en formato xlsx o xls

Sigue estos pasos para crear el archivo de Excel:

1. Crea una hoja de cálculo en Excel o descarga la plantilla que encontrarás más adelante.

 

2. En la hoja de cálculo crea una tabla con las columnas de la información requerida y una fila por cada contacto que desees importar. Mas adelante puedes ver cuál es la información requerida.

 

3. Ingresa en la tabla la información de tus contactos.

 

4. Guarda el archivo como "Libro de Excel".

Descargar plantilla 📁

Estos son los títulos para cada columna:

  • Nombre. (Requerido).
  • Apellido. (Requerido en caso de que el contacto sea una persona natural).
  • Tipo de tercero.
  • RFC.(Opcional)
  • Id fiscal. (Requerido)
  • Calle. (Opcional).
  • Exterior. (Opcional).
  • Interior. (Opcional).
  • Colonia. (Opcional).
  • Localidad. (Opcional).
  • Municipio. (Opcional).
  • Estado. (Opcional).
  • País. (Opcional).
  • Email. (Opcional).
  • Teléfono 1. (Opcional).
  • Teléfono 2. (Opcional).
  • Fax. (Opcional).
  • Celular. (Opcional).
  • Método de pago. 
  • Forma de pago.
  • Uso CFDI.
  • Tipo de operación.
  • Comentario.

Así:

Contactos excel

Ten en cuenta que:

  1.  La primera fila del listado no se tiene en cuenta en la importación, esta corresponde a los títulos de cada columna.
  2. Puedes importar hasta 1000 registros por cada archivo.
  3. Debes crear un archivo de Excel para cada grupo de contactos:

Uno para tus clientes, uno para tus proveedores y uno para cada lista de precios previamente creada en el sistema. Si lo haces con un único archivo, tus contactos serán creados de manera general.

Aprende cómo crear listas de precios en Alegra haciendo clic aquí.

Ahora sigue estos pasos para importar tus contactos desde el archivo de Excel previamente creado:

 

1. Haz clic en el menú "Contactos".

 

2. Selecciona la opción "Clientes" o "Proveedores", según sea el caso.

 

3. Haz clic en "Importar desde Excel".

 

4. Haz clic en "Seleccionar Archivo" para abrir el buscador.

 

5. Selecciona el documento de Excel que contiene tus contactos y haz clic en "Importar".

 

6. Identifica cada columna con el nombre de la información correspondiente.

 

7. Haz clic en "Importar" para finalizar el proceso.

Así:

exportar exc

En el paso número seis Alegra pre-carga todos los campos de tu hoja de excel, ordenado por columnas, según como estén en tu archivo. Debes seleccionar los títulos que corresponden a cada columna.

Importante

  • Puedes decidir no importar una columna. Para hacer esto, seleccionas "No Importar" en el título y estos datos serán ignorados por Alegra.
  • Recuerda asociar a tus contactos importados a la lista de preciosesta lista de precios se asociará a todos los contactos creados en con el mismo archivo.
lista de precios

Identifica tus contactos como Clientes o Proveedores.

cliente-proveedor

Es importante que una vez seleccionados los nombres para cada columna hagas clic en el botón "Previsualizar resultado" para verificar si todos los contactos incluidos en el archivo se crearán correctamente.

  • Realiza el proceso de importación sólo una vez, si lo haces dos veces tus contactos quedarán duplicados y deberás eliminar los repetidos uno a uno.
  • Revisa que el contenido de cada columna tenga el formato correspondiente, ejemplo: que el teléfono sea un número y no texto.
  • Si al momento de previsualizar la información encuentras que hay error en alguno de los contactos, puedes solucionarlo copiando el formato de una de las filas de tu archivo de Excel que no presenta error y pegándolo en la fila que tiene conflicto, cancela el proceso y vuelve a realizar la importación.

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