Alegra te permite crear productos inventariables para llevar el control de las cantidades disponibles de tu inventario. Estas se incrementan mediante facturas de compra y disminuyen con facturas de venta. Además, puedes crear productos no inventariables si facturas por otros conceptos como servicios.
Por ejemplo: “La empresa Ejemplar desea crear productos inventariables en Alegra Contabilidad, para usarlos al momento de generar sus facturas y llevar un mejor control de su inventario”.
👉 Índice
1. Crear los productos de forma manual
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Inventario” y selecciona la opción “Ítems de venta”.
2. Haz clic en el botón “+ Nuevo ítem de venta”.
3. Completa el formulario con la información correspondiente. Observa los campos del formulario y su explicación.
📍 Nota: haz clic en el botón “Ir al formulario avanzado” si deseas agregar mayor detalle.
4. Finalmente, haz clic en la opción “Guardar”.
Observa:
✍️ Formulario básico de ítems
Sección - Información General
- Configura la opción de variantes: usa esta opción para agregar variantes a tus ítems y clasificarnos de una forma más detallada.
- Nombre: ingresa un nombre que identifique tu producto o servicio.
- Referencia: ingresa un código diferente que identifique a cada producto, puede ser numérico o alfanumérico, este campo lo defines tú y no debe confundirse con el código de producto.
- Código del producto o servicio: ingresa el código definido por Colombia Compra Eficiente. 🔎 Conoce los diferentes códigos que puedes asignarle a tus productos.
- Unidad de medida: selecciona la unidad en que se mide tu inventario.
- Categoría: si tienes categorías creadas, puedes seleccionar a la que pertenece el ítem. 🔎 Clasifique los productos de venta en categorías.
- Descripción: en este campo puedes agregar las características de tu producto, por ejemplo medidas, talla, color o las especificaciones de un servicio.
- Adjuntar imagen: con esta opción puedes agregar una o dos imágenes a tus productos o servicios, y seleccionar una como favorita para que se muestre por defecto.
- Inventariable: marca esta opción para configurar las opciones de inventario.
- Publicar en Tienda: activa esta opción que el ítem de venta se publique de forma automática en tu tienda en línea.
- Venta en negativo: activa esta opción para recibir una alerta cuando el ítem que deseas vender no lo tengas en tu stock.
Sección - Precio
- Precio base: ingresa el precio de venta al público antes de impuestos.
- Impuesto: selecciona el impuesto asociado a tu producto. 🔎 Crea impuestos a la medida de tu negocio.
- Precio total: ingresa el precio de venta al público en general con impuestos incluidos.
- Costo inicial: ingresa el precio de venta al público antes de impuestos.
Sección - Detalle de inventario
- Bodega: selecciona la bodega donde deseas agregar el ítem de venta.
- Cantidad inicial: ingresa las unidades iniciales del producto antes de realizar facturas de compra y venta. 🔎 Gestiona tu inventario en diferentes Bodegas.
- Cantidad mínima: indica la cantidad mínima que deseas tener de este producto. Al llegar a esta cantidad el sistema te alertará.
- Cantidad máxima: indica la cantidad máxima que deseas tener de este producto. Al llegar a esta cantidad el sistema te alertará.
Sección - Lista de precios
- Listas de precio: asigna varios precios con valor fijo.
- Valor: asigna un porcentaje de descuento sobre el valor base.
Sección - Campos adicionales
Agrega campos personalizables para incluir información adicional del producto.
Sección - Configuración contable
- Cuenta contable: selecciona la cuenta contable en la que se registrarán los valores por ventas del ítem. Los productos que crees se asociarán por defecto a la cuenta de “Ventas”.
- Cuenta de inventario: selecciona la cuenta contable donde se registrarán los valores de entrada y salida del producto.
- Cuenta de costo de venta: selecciona la cuenta contable donde se registrarán el valor del costo de venta del producto.
2. Importar productos masivamente
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Inventario” y selecciona la opción “Gestión de ítems”.
2. En la sección “Importar nuevos” haz clic en “Importar ítems” y luego en “Selecciona o arrastra el archivo”. Selecciona el documento de Excel con tu inventario.
3. Selecciona la condición de los productos, “Inventariables” para llevar el control de las unidades disponibles y “No inventariables” para servicios, ahora debes verificar que el nombre de cada columna coincida con la información correspondiente.
5. Finalmente, haz clic en “Importar”.
Observa:
📢 Importante
- Las columnas obligatorias para importar productos o servicios no inventariables son: Nombre y Precio de venta.
- Las columnas obligatorias para importar productos inventariables son: Nombre, Precio de venta, Costo unitario y Cantidad inicial.
- La primera fila del listado no se tiene en cuenta en la importación, esta corresponde a los títulos de cada columna.
- Puede importar hasta 3000 productos por cada archivo.
- Debe descargar un archivo de Excel para cada grupo de productos o servicios: uno para los inventariables y uno para los no inventariables. Si lo hace con un único archivo, sus productos y/o servicios serán creados de manera general con la condición que seleccione.
- Si tiene listas de precios creadas previamente, debe agregar una nueva columna en su archivo de Excel por cada lista de precios a importar. 🔎 Conozca cómo crear listas de precios.
- Puede decidir no importar una columna, para hacer esto, seleccione “No Importar” en el título y estos datos serán ignorados.
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