Crea productos de inventario y servicios no inventariables para facturar en Alegra - Colombia

En este artículo te explicamos el proceso para crear tus productos y servicios en tu cuenta de Alegra para posteriormente utilizarlos en tus facturas de venta y otros documentos.

Alegra te permite crear productos inventariables y así llevar el control de las cantidades disponibles. Además, puedes crear productos no inventariables y facturar por otros conceptos como servicios.

Para crear tus productos de venta o servicios en Alegra tienes dos alternativas: 

  1. Crear los productos en el sistema uno a uno.
  2. Importarlos masivamente desde un archivo de Excel de forma rápida.

Por ejemplo: "La empresa Ejemplar desea crear productos inventariables y servicios en Alegra para usarlos fácilmente al momento de crear sus facturas de venta."

Alegra genera la contabilidad de forma automática. Al crear tus productos de venta por primera vez se alimentarán automáticamente las cuentas de inventario. Así:
asiento contable

 Cuando ya hayas creado tus productos y servicios y se agote su existencia, podrás reponer el inventario mediante facturas de compra. Ver más.

1. Cómo crear tus productos en el sistema uno a uno

1. Haz clic en la opción "Inventario" ubicada en el menú principal.

2. Elige la opción "Ítems de venta".

3. Haz clic en el botón "Nuevo producto de venta"

4. Completa el formulario con la información solicitada. Podrás ver su explicación más adelante.

5.  Haz clic en la opción "Guardar" para conservar los cambios.

Así:

Formulario para creación de productos

  • Nombre (Requerido): ingresa un nombre que identifique tu producto o servicio.
  • Referencia (Opcional): ingresa un código diferente que identifique a cada producto, puede ser numérico o alfanumérico.
  • Precio de venta (Requerido): ingresa el precio de venta al público en general. En Alegra puedes manejar distintas listas de precios, haz clic aquí para conocer más.
  • Impuesto (Requerido): ingresa el nombre del impuesto asociado a tu producto tal como aparece creado en el menú Configuración > Impuestospor ejemplo "IVA". Consulta este artículo para saber cómo crear nuevos impuestos.
  • Código de barras (Opcional): agrega el código de barras de tus productos para usarlo al facturar desde Alegra POS activando previamente la funcionalidad. Haz clic aquí para saber más.
  • Cuenta contable (Requerido): elige la cuenta contable en la que se harán los registros de las ventas que realices. 
  • Categoría: clasifica tus productos en varias categorías. Ver más.
  • Código del producto o servicio: ingresa el código definido por Colombia Compra Eficiente, si no lo conoces haz clic aquí.
  • Descripción (Opcional): en este campo puedes agregar las características de tu producto, por ejemplo, medidas, talla y color, o las especificaciones si se trata de un servicio.
  • Tipo de Ítem: elige entre la opción de ítem "Simple" para especificar que el ítem es solo una unidad del producto o "Combo" para especificar que el ítem está compuesto por varios artículos de tu inventario. Un combo se crea como un producto no inventariable y cuando se vende disminuyen las cantidades indicadas de los productos inventariables que componen el combo. Ver mas.
  • Adjuntar imagen: agrega una imagen que identifique tu producto o servicio, haz clic aquí para conocer más.

Importante: si tus productos son inventariables activa la casilla "Ítem inventariable" y completa la siguiente información.

  • Unidad de medida: elige la unidad de acuerdo al producto que estás creando.
  • Costo unidad (Requerido para inventariables): ingresa el costo de adquisición de tus productos de venta.
  • Bodega: elige la bodega o el almacén en el que quieres registrar este producto. Ver más.
  • Cantidad inicial: ingresa las unidades disponibles del producto antes de registrar facturas de compra y venta. Recuerda que si no tienes unidades disponibles de tu producto, debes ingresar el valor de cero "0".
  • Cantidad mínima: elige la cantidad mínima de tu inventario para tener un control preventivo de tus productos y evitar que te quedes sin stock. Al facturar y llegar a la cantidad mínima de un producto te avisaremos mediante una notificación.
  • Cantidad máxima: elige la cantidad máxima de tu inventario evitando así acumulaciones excesivas de stock.
  • Campos adicionales: configura campos adicionales cómo fechas de vencimiento, fechas de importación o cualquier otra información para tus productos o servicios. Ver más.

  • Campos adicionales para facturas de exportación: los productos destinados a facturas de exportación deben tener configurados los campos de partida arancelaria, el modelo y la parca.
    • Partida arancelaria: es el código que caracteriza una mercancía en un sistema ordenado de descripción y codificación. 
    • Marca: marca del producto.
    • Modelo: modelo del producto
Conoce cómo crear tus facturas de exportación aquí.

 

2. Crea todos tus productos de forma automática

1. Haz clic en el menú "Inventario" y selecciona la opción "Gestión de Ítems".

2. En el recuadro "Importar nuevos", haz clic en "Importar".

3. Descarga y completa la plantilla con la información de los productos o servicios. 

4. Cuando hayas completado la información solicitada. Guarda la plantilla como libro de excel (.xlsx).

5. En Alegra haz clic en la opción "Seleccionar archivo", elige la plantilla que contiene la información de tus productos y haz clic en "Importar".

6. Selecciona la condición de tus productos:

Inventariables: para llevar el control de las unidades disponibles.
No inventariables: para servicios.

7. Ahora selecciona el desplegable del encabezado para asociar el tipo de dato correspondiente a cada columna del archivo, por ejemplo: Nombre = Nombre del producto.

8. Por último haz clic en "Importar".

Así:

En este formulario Alegra pre-carga todos los datos de tu hoja de Excel, debes seleccionar en cada encabezado los títulos que corresponden a cada columna de tu inventario, recuerda que la primera fila del archivo corresponde a los títulos y no será tenida en cuenta en la importación. Si lo deseas, puedes omitir la importación de las columnas que no necesitas.

Importante:

  • La fila del archivo que corresponde a los títulos de las columnas no se importará. 
  • Recuerda guardar tu hoja de cálculo como Libro de Excel (.xlsx).
  • Si no indicas el nombre del impuesto o porcentaje, el producto se creará sin impuesto, siempre podrás modificarlo. Ver más. 

Si ya tienes tus productos y servicios creados en Alegra y quieres actualizar tu inventario consulta este articulo para saber cómo hacerlo.

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