Crea tus facturas de proveedor a partir de un XML en Alegra - Colombia

En Alegra puedes registrar fácilmente las facturas electrónicas de compra que envían tus proveedores en formato XML*, estas contienen un identificador único que las hace válidas ante la DIAN.

*El formato XML (o Lenguaje Extensible de Etiquetado) es un archivo de texto que contiene la información de la factura electrónica y garantiza que su información sea enviada con mayores protocolos de seguridad.

Importante: Todos los correos que recibas aparecerán en la opción "Buzón de correo" pero solo los correos que contengan un archivo XML de tipo Attached Document* aparecerán en la opción "Documentos electrónicos" y se les podrá asociar un evento (Aceptar, Rechazar o Acusar).

*El XML de tipo Attached Document es un documento adjunto que contiene la información de la factura y la respuesta de la DIAN.

Para registrar tus facturas electrónicas de proveedor primero debes configurar tu buzón electrónico. Conoce cómo aquí.

Por ejemplo: "La empresa Ejemplar recibe en su buzón de recepción de comprobantes las facturas electrónicas con el archivo XML, puede revisarlas y rápidamente convertirlas en facturas de proveedor".

Creación de facturas a partir del archivo recibido

  1. Haz clic en el menú "Gastos".
  2. Selecciona la opción "Recepción de comprobantes".
  3. Haz clic en la opción "Documentos electrónicos"
  4. Ubica la factura que deseas registrar en Alegra y en la barra de acciones haz clic en la opción "Registrar comprobante".
  5. Selecciona el proveedor o créalo en el sistema si no existe.
  6. Asocia la información del XML al formulario. Más adelante puedes ver su explicación.
  7. Haz clic en el botón "Guardar".

Así:

En la parte superior verás la información general extraída del XML que te envió tu proveedor, así: 

Formulario:

A continuación te explicamos los campos de este formulario:

  • Proveedor: selecciona el proveedor, si este no está creado en el sistema puedes hacerlo directamente desde el formulario. Ver más.
  • Número: es el número de la factura de compra, este será completado de forma automática con la información del XML.
  • Fecha: es la fecha en que se crea la factura de compra y se completa de forma automática.
  • Vencimiento: es la fecha de vencimiento establecida por el proveedor para el pago de la factura.
  • Producto XML: es el concepto facturado, se completa de forma automática.
  • Concepto: elige el producto facturado o la cuenta contable según el caso, si no existe, puedes crearlo desde el formulario. Ver más.
  • Precio: este es el precio al que adquieres el producto o servicio. (Automático).
  • Desc %: es el descuento en el precio otorgado por el proveedor. (Automático).
  • Impuesto: es el impuesto asociado a los productos comprados. (Automático). Conoce cómo crear tus impuestos en Alegra aquí. 
  • Cantidad: es la cantidad de productos adquiridos. (Automático).
  • Observaciones: puedes agregar información de forma opcional.

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