En Alegra puedes registrar fácilmente las facturas electrónicas de compra que envían tus proveedores en formato XML*, estas contienen un identificador único que las hace válidas ante la DIAN.
*El formato XML (o Lenguaje Extensible de Etiquetado) es un archivo de texto que contiene la información de la factura electrónica y garantiza que su información sea enviada con mayores protocolos de seguridad.
Importante: Todos los correos que recibas aparecerán en la opción "Buzón de correo" pero solo los correos que contengan un archivo XML de tipo Attached Document* aparecerán en la opción "Documentos electrónicos" y se les podrá asociar un evento (Aceptar, Rechazar o Acusar).
*El XML de tipo Attached Document es un documento adjunto que contiene la información de la factura y la respuesta de la DIAN.
Para registrar tus facturas electrónicas de proveedor primero debes configurar tu buzón electrónico. Conoce cómo aquí.
Por ejemplo: "La empresa Ejemplar recibe en su buzón de recepción de comprobantes las facturas electrónicas con el archivo XML, puede revisarlas y rápidamente convertirlas en facturas de proveedor".
Creación de facturas a partir del archivo recibido
- Haz clic en el menú "Gastos".
- Selecciona la opción "Recepción de comprobantes".
- Haz clic en la opción "Documentos electrónicos".
- Ubica la factura que deseas registrar en Alegra y en la barra de acciones haz clic en la opción "Registrar comprobante".
- Selecciona el proveedor o créalo en el sistema si no existe.
- Asocia la información del XML al formulario. Más adelante puedes ver su explicación.
- Haz clic en el botón "Guardar".
Así:
En la parte superior verás la información general extraída del XML que te envió tu proveedor, así:
Formulario:
A continuación te explicamos los campos de este formulario:
- Proveedor: selecciona el proveedor, si este no está creado en el sistema puedes hacerlo directamente desde el formulario. Ver más.
- Número: es el número de la factura de compra, este será completado de forma automática con la información del XML.
- Fecha: es la fecha en que se crea la factura de compra y se completa de forma automática.
- Vencimiento: es la fecha de vencimiento establecida por el proveedor para el pago de la factura.
- Producto XML: es el concepto facturado, se completa de forma automática.
- Concepto: elige el producto facturado o la cuenta contable según el caso, si no existe, puedes crearlo desde el formulario. Ver más.
- Precio: este es el precio al que adquieres el producto o servicio. (Automático).
- Desc %: es el descuento en el precio otorgado por el proveedor. (Automático).
- Impuesto: es el impuesto asociado a los productos comprados. (Automático). Conoce cómo crear tus impuestos en Alegra aquí.
- Cantidad: es la cantidad de productos adquiridos. (Automático).
- Observaciones: puedes agregar información de forma opcional.
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