Gestionar un inventario de forma ágil y sin errores es clave para mantener la salud financiera de tu negocio. En Alegra puedes registrar tus artículos uno a uno o subir toda tu lista de productos con un archivo de Excel. Aquí te mostramos cómo hacerlo de forma rápida para que empieces a facturar sin perder tiempo.
👉 Índice
- 📦 ¿Qué son los productos inventariables, no inventariables y los servicios?
- ✏️ ¿Cómo crear tus productos y servicios?
- 📥 ¿Cómo importar masivamente productos desde un archivo de Excel?
- ⏪ ¿Cómo retomar una importación que no finalizó?
📦 ¿Qué son los productos inventariables, no inventariables y servicios?
🔹 Inventariables
Productos tangibles que se almacenan para venta o uso, como manufacturas o materias primas. Características:
- Control de cantidades y costos (Kárdex).
- Cantidad mínima y máxima de stock.
- Variantes disponibles.
- Aparecen en reportes de Inventario valorizado y Rentabilidad.
- Registran movimientos en cuentas de ingresos, inventario y costo de venta.
🔹 No inventariables
Bienes que se venden, pero no forman parte del inventario, como licencias o suscripciones. Características:
- No manejan costos ni cantidades
- Solo registran movimientos en cuentas de ingresos
- No aparecen en reportes de inventario
🔹 Servicios
Intangibles que se consumen al prestarse, como consultorías o transporte. Se comportan como productos no inventariables.
📌 Notas
- Los combos o kits se crean como no inventariables; al venderlos, se descuentan las existencias de los productos que los componen.
- No se puede cambiar un producto de inventariable a no inventariable o viceversa; se recomienda desactivarlo y crear uno nuevo.
🟢 Excepción: si un producto no inventariable no está vinculado a ningún documento, se puede convertir en inventariable.
✏️ ¿Cómo crear tus productos y servicios?
1. Ve a Inventario > Ítems de venta > + Nuevo producto de venta.
2. Completa la información > Guardar.
📍 Nota: Puedes hacer clic en el botón Ir al formulario avanzado si deseas agregar más detalles.
📥 ¿Cómo importar productos masivamente?
1. Ve a Inventario > Ítems de venta > Más acciones > Importar.
2. Indica si tus productos serán Inventariables, No inventariables o Servicios.
3. Descarga la Plantilla de importación > Completa la información y guárdala en tu equipo.
4. Selecciona o arrastra el archivo > Elige tu archivo > Subir archivo.
5. Elige la fecha inicial > Continuar > Revisa la información > Importar ítems.
📣 Importante
- La importación masiva no está disponible para servicios ni combos. Sin embargo, puedes elegir No inventariables para crear servicios.
- Si vas a importar productos Inventariables, No inventariables o Servicios, no los incluyas en la misma plantilla, hazlo desde plantillas separadas o independientes.
- El orden de la plantilla debe conservarse, por lo tanto, no agregues nuevas columnas, filas o celdas.
- La primera fila de la plantilla (que corresponde a los títulos de las columnas) no se importará.
- Alegra Sheet te permite editar la información directamente desde el flujo de importación de ítems si cometiste algún error al diligenciar la plantilla.
- Para configurar las cuentas contables de ingresos, inventario y costo de venta del producto, debes ingresar el nombre de la cuenta contable sin incluir el código.
⏪ ¿Cómo retomar una importación que no finalizó?
1. Ve a Inventario > Ítems de ventas > Más acciones > Historial de importaciones.
2. Selecciona la importación que aparezca en Borrador > Retomar proceso.
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