Crea y administra usuarios para hacer trabajo colaborativo en Alegra

En Alegra puedes hacer trabajo colaborativo con los integrantes de tu equipo, crea perfiles de usuario y define el nivel de acceso al sistema para cada uno de ellos, estos perfiles pueden ser tipo Administrador o Limitado.

Por ejemplo: "La empresa Ejemplar desea crear un usuario para invitar a uno de sus trabajadores a que tenga acceso a la información de la empresa en tiempo real. Para esto crea un usuario limitado y decide a que secciones podrá acceder"

Crea nuevos usuarios en tu cuenta

Para crear nuevos usuarios sigue estos pasos:

1. Haz clic en el menú "Configuración"

2. En el recuadro "Empresa", haz clic en la opción "Usuarios".

3. Haz clic en el botón "Nuevo usuario"

4. Ingresa el nombre, apellidos, correo electrónico, rol o cargo y perfil. Puedes ver la explicación del campo "Perfil" más adelante.

5. Haz clic en el botón "Guardar" para confirmar los cambios.

Así

Crear_usuario
En el campo "Perfil" debes elegir una de estas dos opciones:
  • Perfil Administrador: este perfil tiene acceso a toda la información de tu cuenta de Alegra, es un usuario principal que cuenta con permisos para ver, editar, agregar y eliminar información; puede hacer uso de todas las funcionalidades del sistema.
  • Perfil Limitado: te permite configurar el nivel acceso que tendrá el usuario a las funcionalidades e información en tu cuenta definiendo permisos específicos para cada una de ellas.

Administra el perfil de los usuarios

Si al crear un nuevo usuario seleccionas perfil limitado, se abrirá una lista desplegable con todos los permisos que puedes activar o desactivar para cada sección de Alegra. Estos permisos son:

  • General (ver los costos del negocio, historial de operaciones, ver gráficas y tablas de la página de inicio).
  • Cotizaciones
  • Bancos
  • Facturas de proveedores
  • Contactos
  • Compañía 
  • Configuración de la empresa
  • Nota crédito
  • Facturas de venta
  • Configuración de facturación
  • Vendedores
  • Inventario
  • Bodega
  • Transferencias entre bodegas
  • Facturas de venta recurrentes
  • Pagos recurrentes
  • Reportes de ventas
  • Reportes administrativos
  • Reportes contables
  • Reportes para trabajar
  • Retenciones
  • Impuestos
  • Transacciones
  • Listas de precios
  • Notas débito
  • Cuentas contables
  • Ajustes contables
  • Archivos adjuntos
  • Remisiones
  • Órdenes de compra
  • Punto de venta (POS)

El usuario debe aceptar la invitación

Cuando creas un nuevo usuario en Alegra, este recibe por correo la invitación para activar su usuario, solo debe seguir estos pasos:

1. En tu correo electrónico abre la invitación para ser usuario de la cuenta de Alegra.

2. Haz clic en el botón "Aceptar invitación".

3. Crea una contraseña segura para tu cuenta, te recomendamos combinar letras y números.

4. Haz clic en el botón "Guardar"

5. Ahora puedes ingresar a tu cuenta con el correo electrónico en el que recibiste la invitación y la contraseña que creaste.

Así:

Cada usuario de Alegra ingresa de forma segura al sistema usando su correo de usuario y la contraseña. 

Edita la información de tu usuario

Después de que el usuario haya aceptado la invitación e ingresado a Alegra con su usuario podrá editar información cómo nombre, apellido, idioma en el que se muestra la cuenta y otros más.
Para editar la información de su perfil debe seguir estos pasos:

1. Haz clic en el menú "Configuración".

2. Ubica el recuadro "Empresa" y selecciona la opción "Mi perfil".

3. Realiza los cambios que deseas y haz clic en el botón "Guardar" para salvar los cambios.

 

 Así:editar_perfil
Al hacer clic en "Mi perfil" podrás editar información cómo:
  • Nombre del usuario.
  • Apellido del usuario.
  • Correo electrónico con el que ingresa a la cuenta de Alegra.
  • Rol o cargo del usuario.
  • Idioma de la cuenta.

Si eres usuario administrador, desde el listado de usuarios puedes editar los permisos para el acceso a la información, desactivar y eliminar otros usuarios.

Puedes invitar a tu asesor contable a que se registre en Alegra contador para que tenga la información de tu negocio en tiempo real. Ver más.

La cantidad de usuarios que puedes crear en tu cuenta depende de tu plan. Más información sobre los planes de Alegra aquí.

Además puedes consultar las transacciones efectuadas por cada usuario en el sistema mediante el historial de operaciones, haz clic aquí para conocer más.

¿Aún no tienes cuenta en Alegra?

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