Gestionar un inventario de forma ágil y sin errores es clave para mantener la salud financiera de su negocio. En Alegra, puede registrar sus artículos uno a uno o subir toda su lista de productos con un archivo de Excel. Aquí le mostramos cómo hacerlo de forma rápida para que empiece a facturar sin perder tiempo.
👉 Índice
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📦 ¿Qué son los productos inventariables, no inventariables y los servicios?
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📥 ¿Cómo importar masivamente productos desde un archivo de Excel?
📦 ¿Qué son los productos inventariables, no inventariables y los servicios?
🔹 Inventariables
Se refiere a productos tangibles que por su naturaleza deben ser almacenados para su posterior venta o uso. Por ejemplo: productos manufacturados, materias primas, productos terminados.
Algunas características de este tipo de ítems en Alegra:
- Permiten llevar el control de cantidades y costos.
- Permiten establecer cantidades mínimas y máximas de stock.
- Puede asignarles variantes.
- Se muestran en los reportes de Inventario valorizado y Rentabilidad por ítem.
- Se registran en cuentas contables específicas para reflejar los movimientos relacionados con ingresos, inventarios y costos de venta.
🔹 No inventariables
Los productos no inventariables son bienes que una empresa vende, pero que no forman parte de su inventario. Por ejemplo: licencias, seguros, suscripciones en línea.
Algunas características de este tipo de productos en Alegra:
- No registran costos ni cantidades, por lo tanto, tampoco se muestran en los reportes de "Inventario valorizado" y "Rentabilidad por ítem".
- Únicamente se registran en las cuentas contables para reflejar los movimientos relacionados con ingresos.
🔹 Servicios
Son intangibles y se consumen al momento de ser vendidos. Por ejemplo: consultorías, reparaciones, transporte. Su comportamiento y características son similares a los productos no inventariables.
📍 Notas
- Los combos o kits de productos se crean en el sistema como productos no inventariables, aunque estén conformados por productos inventariables. Al vender un combo, se descuentan las cantidades correspondientes de los productos inventariables que lo conforman.
- Actualmente, no es posible convertir un producto marcado como inventariable en no inventariable y viceversa. La recomendación en estos casos es desactivarlo y crear uno nuevo.
Excepción: si creó un producto no inventariable y aún no lo ha vinculado a ningún documento, en ese caso si podrá convertirlo en inventariable.
✏️ ¿Cómo crear sus productos y servicios?
1. Vaya a Inventario > Ítems de venta > Nuevo producto.
2. Complete la información del ítem.
📍 Nota: También puede ir al Formulario avanzado para añadir información más detallada.
3. Haga clic en Guardar.
📥 ¿Cómo importar masivamente productos desde un archivo de Excel?
1. Vaya a Inventario > Ítems de venta > Más acciones > Importar. Seleccione el Tipo de producto a importar:
- Inventariable
- No inventariable
- Servicios
2. Descargue la Plantilla de importación > Complete la información y guárdela en su equipo.
3. Finalmente, haga clic en Importar.
📍 Nota: revise el resumen de los ítems válidos que se importarán y si hay algunos errores, corríjalos en la plantilla y vuélvalos a cargar.
📢 Importante:
- La importación masiva no está disponible para servicios ni combos. Sin embargo, puede elegir No inventariables para crear servicios.
- Si va a importar productos Inventariables, No inventariables o Servicios, no los incluya en la misma plantilla, hágalo desde plantillas separadas o independientes.
- El orden de la plantilla debe conservarse, por lo tanto, no agregue nuevas columnas, filas o celdas.
- La primera fila de la plantilla (que corresponde a los títulos de las columnas) no se importará.
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