Registrar activos fijos uno por uno puede ser un proceso lento. Con la importación masiva de Alegra puede cargar todos sus activos desde una plantilla de Excel, incluyendo activos nuevos y activos con depreciaciones registradas previamente, y dejarlos listos para continuar su gestión contable desde el primer día.
👉 Índice
🔌 ¿Desde dónde puede importar sus activos?
Tiene dos puntos de acceso según el estado de su inventario:
- Sin activos registrados: diríjase a Contabilidad > Activos > haga clic en Nuevo activo > seleccione Importar activos masivamente.
- Con activos ya registrados: en el inventario de activos, haga clic en el botón Importar (junto al botón "Nuevo activo").
Se abrirá el asistente "Importa tus activos fijos en Alegra".
📥 ¿Cómo descargar y completar la plantilla?
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En el asistente, haga clic en Descargar plantilla. Se descarga un archivo Excel (.xlsx) con 21 columnas, una hoja de recomendaciones y una hoja auxiliar de valores permitidos.
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Complete la plantilla con la información de sus activos. Cada columna tiene un tooltip explicativo. Los campos marcados con asterisco (*) son obligatorios.
📋 Campos de la plantilla
| Campo | Obligatorio | Descripción |
|---|---|---|
| Nombre | ✅ Sí | Nombre con el que identificará el activo |
| Referencia | No | Código interno alfanumérico |
| Tipo de activo | ✅ Sí | Categoría del activo |
| Fecha de adquisición | ✅ Sí | Fecha en que compró o recibió el activo |
| Proveedor | No | Contacto o empresa proveedora |
| Costo de adquisición | ✅ Sí | Valor unitario original del activo |
| Cantidad | ✅ Sí | Número total de unidades |
| Monto total de inversión | No | Se calcula automáticamente (Costo × Cantidad) si lo deja vacío |
| ¿Contabilizar la creación? | ✅ Sí | Sí / No |
| Cuenta contable del activo | ✅ Sí | Cuenta donde se registra el valor de inversión |
| Cuenta de depreciación acumulada | ✅ Sí | Cuenta para registrar el desgaste histórico |
| Cuenta del gasto | ✅ Sí | Cuenta de gasto de la depreciación por período |
| Valor residual | No | Valor estimado al final de la vida útil |
| Fecha inicial de depreciación | ✅ Sí | Fecha desde la que Alegra calcula el desgaste |
| Método de depreciación | ✅ Sí | Actualmente: Lineal |
| Período de depreciación | ✅ Sí | Mensual o Anual |
| Forma de cálculo | ✅ Sí | Vida útil o Porcentaje |
| Vida útil | Condicional | Obligatorio si eligió "Vida útil" |
| % de depreciación | Condicional | Obligatorio si eligió "Porcentaje" |
| Valor restante por depreciar | No | Para activos con depreciación previa |
| Próxima depreciación | Condicional | Obligatorio si hay valor restante mayor a 0 |
💡 AlegraTip: Si el activo ya tiene depreciaciones en otro sistema, complete Valor restante por depreciar y Próxima depreciación para que Alegra continúe automáticamente.
📂 ¿Cómo cargar el archivo en Alegra?
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Arrastre su archivo al área indicada o haga clic para seleccionarlo. Formato válido: Excel (.xlsx).
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Mientras se carga, puede hacer clic en Esperar en segundo plano para seguir usando Alegra.
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Cuando el archivo esté cargado, haga clic en Continuar.
📍 Si cierra el asistente con un archivo cargado, Alegra le preguntará si desea guardar el avance.
🔍 ¿Cómo revisar y corregir la información?
Alegra muestra su información en Alegra Sheets — una grilla editable para revisar cada activo antes de confirmar.
- 🔴 Celdas en rojo: errores bloqueantes que debe corregir para continuar.
- El panel Resumen agrupa los errores por columna y fila.
Para corregir: haga clic en la celda con error, edítela y el sistema revalida automáticamente. Cuando no queden errores verá "Todo está listo para importar" y se habilitará el botón Importar activos.
📍 Haga clic en Posponer para guardar el avance y retomarlo después.
✅ ¿Cómo confirmar la importación?
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Sin errores pendientes, haga clic en Importar activos.
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Alegra muestra el progreso. Puede esperar en pantalla o hacer clic en Esperar en segundo plano.
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Al finalizar verá el resumen: Nuevos activos registrados, Activos con depreciación previa y Valor total de adquisición.
📊 ¿Cómo ver tus activos importados?
Haga clic en Ver activos importados. Alegra lo lleva al Inventario de activos con el filtro "Últimos importados". Puede quitarlo con Remover filtros.
💬 Preguntas frecuentes
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¿Puedo importar activos con depreciaciones previas? Sí. Complete Valor restante por depreciar y Próxima depreciación en la plantilla.
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¿Qué pasa si dejo "Monto total de inversión" vacío? Se calcula automáticamente (Costo × Cantidad).
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¿Puedo pausar y retomar la importación? Sí. Haga clic en Posponer. Alegra guarda el avance y muestra un banner en el inventario.
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¿Qué método de depreciación está disponible? Actualmente solo Lineal.
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¿Quién puede importar activos? Usuarios con rol Administrador o Contador.
¿Aún no tiene cuenta en Alegra?
