La funcionalidad de Compras en Alegra POS le permite registrar y gestionar sus facturas de compra manteniendo su inventario actualizado, sin salir de la caja.
📍 Solo puede registrar compras de productos que existan en la bodega asignada a la terminal, y los usuarios limitados deben solicitar acceso a un administrador.
👉 Índice
📝 ¿Cómo registrar una compra?
1. En el menú lateral, seleccione la opción Compras > + Nueva compra.
2. Complete la información del formulario. Si desea registrar el pago en ese momento, use + Agregar pago antes de guardar.
3. Haga clic en Guardar.
✨ Estos son los campos que encuentra al registrar una compra:
| Campo | Qué debe tener en cuenta |
|---|---|
| Factura de compra | Número de la factura del proveedor. Acepta letras, números y caracteres especiales (* # - /). Si lo deja en blanco, el sistema asigna un ID automático. |
| Fecha de compra | Se asigna la fecha actual, pero puede cambiarla. |
| Proveedor | Lista desplegable con sus contactos; también puede escribir el nombre para buscarlo. |
| Moneda | Se asigna la moneda principal de la cuenta. |
| Fecha de vencimiento | Se establece automáticamente, pero puede cambiarla. |
| Bodega | Se selecciona la bodega asignada a la terminal. |
| Centro de costo | Solo aparece si tiene centros de costo creados. Si la terminal tiene uno configurado, se asigna automáticamente. |
| Ítem | Puede buscarlo por nombre, referencia o código de barras. |
| Precio | Se asigna el costo inicial del ítem, pero puede editarlo. |
| Desc % | Opcional, para indicar un descuento entre 1% y 100%. |
| Impuesto | Lista con los impuestos creados. Si el ítem tiene uno asignado, se selecciona automáticamente. |
| Cantidad | Obligatorio; por defecto 1. |
| Observaciones | Opcional, para comentarios. |
| Total | Cálculo automático del valor total por línea. |
🔖 ¿Cómo buscar productos con código de barras?
Si tiene un lector de código de barras, puede usarlo directamente al registrar una compra para agregar productos más rápido y sin errores de selección: el mismo lector que usa en caja, ahora también en compras.
Al abrir el formulario de + Nueva compra encontrará dos campos fijos en la parte superior de la tabla:
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Buscar | Búsqueda manual por nombre (como siempre). |
| Escanea el código | Canal dedicado al lector de código de barras. |
1. Haga clic en Escanea el código para activar el modo de escaneo > escanee el código de barras del producto con su lector físico y presione Enter.
2. Si el producto está en su catálogo, se agrega como una línea nueva en la compra. Si ya estaba en el documento, se suma la cantidad a esa línea existente.
3. El foco se mantiene en Escanea el código después de cada escaneo, así puede seguir escaneando varios productos seguidos sin clics intermedios.
📍 Si el código escaneado no coincide con ningún producto del catálogo, el sistema mostrará un mensaje de error. Verifique que el producto esté registrado con ese código de barras.
💳 ¿Cómo agregar el pago a la factura?
Si desea dejar registrado el pago en el mismo momento de la compra:
1. Haga clic en + Agregar pago.
2. Ingrese el monto a pagar y elija la cuenta desde la que sale el dinero.
3. Haga clic en Guardar.
📍 Si selecciona una cuenta de efectivo de la terminal, el egreso se reflejará en el cierre de turno. Si la fecha de la factura es distinta a la actual, verá un mensaje indicando que el egreso se registrará con la fecha del día.
📢 Importante: los pagos en efectivo se registran en Gestión de efectivo como Retiro.
📋 ¿Cómo gestionar sus facturas de compra?
Una vez registrada la compra, en el menú Facturas de compra puede filtrar y actuar sobre cada documento:
| Qué puede hacer | Detalle |
|---|---|
| Filtrar por | Número, proveedor, fecha de creación y vencimiento. |
| Ver detalle | Abre la factura completa con sus líneas y su estado. |
| Imprimir | Genera el documento para imprimir. |
| Editar | Solo si está pendiente de pago. |
| Eliminar | Solo si está 100% pendiente. |
❓ Preguntas frecuentes
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¿Puede registrar una compra sin el número de factura del proveedor? Sí. Si deja el campo en blanco, el sistema asigna un ID automático.
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¿El pago en efectivo afecta su cierre de turno? Sí. Si paga desde una cuenta de efectivo de la terminal, el egreso se refleja en el cierre de turno y queda registrado en Gestión de efectivo como Retiro.
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¿Puede editar o eliminar una factura de compra ya guardada? Puede editarla si está pendiente de pago y eliminarla si está 100% pendiente.
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¿Por qué no ve el campo Centro de costo? Porque solo aparece cuando tiene centros de costo creados en su cuenta.
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¿Necesita permisos especiales para registrar compras? Los usuarios limitados deben solicitar acceso a un administrador.
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