El reporte de cuentas por cobrar de Alegra le muestra quién le debe, cuánto y desde cuándo, con las facturas de venta que todavía tienen saldo pendiente y la fecha de vencimiento de cada una. Sirve para priorizar la cobranza y para proyectar su flujo de efectivo.
📍 El reporte se arma con las facturas de venta emitidas que aún no están pagadas. Si una factura está pagada, anulada o sigue en borrador, no aparece en el listado.
👉 Índice
💰 ¿Qué muestra el reporte de cuentas por cobrar?
El reporte reúne las facturas de venta pendientes de cobro en un período y las organiza por cliente. En cada línea usted ve:
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El cliente al que le facturó.
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El número y la fecha de la factura de venta.
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El valor total de la factura y el saldo pendiente.
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La fecha de vencimiento, para saber qué está vencido y qué está por vencer.
📍 En las facturas a cuotas, la columna de vencimiento muestra la fecha de la última cuota pendiente y el número total de cuotas. Al hacer clic en ese número usted ve el detalle de cada cuota.
🧭 ¿Cómo generar el reporte de cuentas por cobrar?
Generarlo le toma menos de un minuto:
1. Ingrese a Reportes > Administrativos > Cuentas por cobrar / pagar.
2. Seleccione el rango de fechas que quiere analizar.
3. Haga clic en Generar reporte y revise el listado por cliente.
📍 En Costa Rica el reporte aparece en el menú como Cuentas por cobrar / pagar. Si su pantalla muestra las dos vistas juntas, trabaje sobre la de por cobrar.
📤 ¿Cómo exportar el reporte a Excel?
Si va a trabajar la cartera por fuera de Alegra, expórtela:
1. Con el reporte generado, haga clic en Exportar a Excel.
2. Elija un rango de fechas si el sistema se lo pide y confirme la exportación.
💡 AlegraTip: según el volumen de datos, el archivo se descarga de inmediato o se envía a su correo electrónico.
📅 ¿Cómo elegir el rango de fechas para que el reporte salga completo?
Es la causa más común de que «falten» facturas. El rango que usted selecciona debe cubrir la fecha de emisión de las facturas que busca, o la fecha de pago cuando ya tienen abonos.
Si consulta un período anterior a la emisión, la factura existe pero no entra en el corte. Ejemplo: una factura emitida el 28 de septiembre no aparece si el rango termina el 27 de septiembre; con fecha final 30 de septiembre sí aparece.
📍 Tome como fecha final el último día del período que está cerrando, no la fecha en que hace la consulta.
🔍 ¿Por qué una factura no aparece en el reporte?
Además del rango de fechas, revise estas cuatro causas:
| Causa | Cómo confirmarla | Qué hacer |
|---|---|---|
| Saldo en cero | La factura está totalmente pagada, se cruzó con un recibo de caja o fue anulada. | No hay nada que corregir: el reporte solo muestra documentos con saldo pendiente. |
| Documento sin emitir | La factura sigue en borrador o no se ha emitido. | Emita la factura para que entre en la cartera. |
| Fuera del período | El rango consultado no cubre la fecha de emisión ni la de pago. | Amplíe la fecha final hasta el último día del período que está cerrando. |
| Cliente equivocado | El documento quedó registrado a nombre de otro contacto. | Corrija el contacto de la factura y vuelva a generar el reporte. |
📍 Si el cliente tiene varias facturas, compruebe también que esté mirando el contacto correcto: el reporte agrupa por cliente y un documento registrado a nombre de otro contacto aparece en otra línea.
🧾 ¿Qué tener en cuenta al leer los saldos?
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La facturación electrónica no cambia el reporte. Que una factura se vea o no depende solo de las fechas y del saldo pendiente, no de si la emisión electrónica está habilitada. Una factura de venta no electrónica también aparece en la cartera.
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Pagos y notas crédito con fecha anterior a la creación de la factura pueden mover los valores del reporte. Es el caso de una nota crédito registrada antes del documento o de un abono aplicado con fecha previa.
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Las cuotas se muestran agrupadas. En una factura a cuotas usted ve la última cuota pendiente como vencimiento y el número total de cuotas; el detalle se abre al hacer clic en el número.
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El saldo es el pendiente, no el valor facturado. Si el cliente abonó parte, la línea muestra lo que falta por cobrar.
📢 Importante: el reporte se alimenta de las facturas de venta y de sus saldos pendientes. Habilitar o no la emisión electrónica no altera el listado, y el corte lo define el rango de fechas que usted seleccione.
❓ Preguntas frecuentes
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¿Por qué el reporte no coincide con mi contabilidad? Porque el reporte trabaja con el saldo pendiente de cada factura y la contabilidad incluye todos los movimientos del período. Pagos y notas crédito con fecha anterior a la factura son la diferencia más frecuente.
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¿Necesito tener la facturación electrónica habilitada para ver el reporte? No. El reporte se alimenta de las facturas de venta y de sus saldos, sin importar si se emitieron electrónicamente.
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¿Aparecen las facturas en borrador? No. Mientras la factura no se emita, no hace parte de la cartera y no entra en el corte.
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¿Puedo ver solo lo que ya está vencido? Exporte el reporte a Excel y ordene por la columna de vencimiento: así aísla lo que pasó la fecha y lo trabaja por cliente.
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¿Puedo consultar la cartera de un solo cliente? Sí. Genere el reporte con el rango de fechas que necesita y ubique al cliente en el listado; para el detalle factura por factura, abra sus facturas de venta.
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¿Cada cuánto conviene generarlo? Antes de cada gestión de cobro y al cierre del período que esté reportando. Con el rango de fechas correcto el corte es el mismo que revisa en la contabilidad.
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