¿Cómo conectar Google Sheets con Alegra y emitir e-NCF automáticamente?

Con la integración nativa entre Google Sheets y Alegra automatizas la creación de comprobantes e-NCF a partir de las filas de una hoja de cálculo, sin Zapier ni herramientas externas. Cada fila se convierte en un e-NCF emitido ante la DGII y el estado de la sincronización queda registrado en la misma hoja.

👉 Índice

1. ⚙️ ¿Qué necesitas antes de empezar?

2. 🔗 ¿Cómo conectar tu cuenta y configurar la integración?

3. 🚀 ¿Cómo activar la integración y monitorear la sincronización?

4. ⏸️ ¿Cómo pausar, reanudar o desactivar la integración?

5. 💬 Preguntas frecuentes.

⚙️ ¿Qué necesitas antes de empezar?

Antes de iniciar la conexión, verifica que cumplas con lo siguiente:

• Una cuenta activa en Alegra con plan Pro, Plus o Premium (Bronce, Plata, Oro o Diamante) o Demo (15 días gratis) de Alegra Contabilidad.
• Una cuenta de Google con acceso a Google Drive y permisos para autorizar aplicaciones.
• El archivo de Google Sheets donde están (o estarán) las filas que se convertirán en e-NCF.
• Tu cuenta de Alegra habilitada como facturador electrónico ante la DGII y la numeración vigente.
• Los contactos de tus clientes ya creados en Alegra. La integración los identifica por número de documento; si no encuentra coincidencia, el comprobante e-NCF se emite a nombre de "Consumidor final".
• El cliente debe tener RNC o cédula registrados en Alegra.

📍 Notas

• Si actualmente usas Zapier para conectar Google Sheets con Alegra, con la integración nativa ya no lo necesitas. Pausa o desactiva esa conexión para evitar e-NCF duplicadas.

• La integración procesa hasta 10.000 filas por operación.

🔗 ¿Cómo conectar tu cuenta y configurar la integración?

La activación tiene cuatro momentos: conectar Google, vincular el archivo, seleccionar columnas y configurar la facturación.

• 🛒 Conecta tu cuenta de Google

📢 Importante: No cierres la ventana original de Alegra durante la autenticación con Google. El flujo continúa allí cuando termines de autorizar.

📍 Sobre tus datos y el uso de la integración: Al conectar tu cuenta de Google, autorizas a Alegra a leer y escribir únicamente en el archivo de Google Sheets que selecciones durante la configuración. Alegra no accede a otros archivos de tu Google Drive ni a tu correo electrónico. El tratamiento de tu información se rige por la Política de privacidad de Alegra y el uso de la integración por los Términos y condiciones de Alegra.

• 📂 Vincula el archivo de Google Sheets

💡 AlegraTip: Si es tu primera integración, usa la plantilla prediseñada: Alegra la crea en tu Google Drive con los encabezados correctos y reduce el trabajo de vinculación del siguiente paso.

• 🔀 Vincula las columnas con los campos de Alegra

Una vez seleccionado el archivo, Alegra procesa la información y propone automáticamente un vínculo entre las columnas del Sheets y los campos de los comprobantes e-NCF.

1. Revisa la vinculación automática. Las columnas que el sistema no pudo identificar aparecen con un indicador de advertencia.

2. Para esas columnas, usa las listas desplegables para asignar manualmente el campo de Alegra correspondiente.

3. Cuando todos los campos obligatorios estén vinculados, haz clic en Guardar y continuar.

📢 Importante

• Cada campo de Alegra solo puede asignarse una vez a una columna del Sheets.

• No podrás avanzar hasta que todos los campos obligatorios estén vinculados correctamente.

• Este paso define cómo se interpreta cada fila para crear el e-NCF, así que revísalo con calma.

• 💰 Configura la facturación

Después de la vinculación, define los parámetros con los que se emitirán las facturas.

Observa:

📍 La integración no crea clientes automáticamente. Los comprobantes se asocian al contacto existente cuyo número de documento coincida con el de la fila del Sheets. Si no hay coincidencia, el e-NCF se emite a nombre de "Consumidor final".

🚀 ¿Cómo activar la integración y monitorear la sincronización?

✅ Activar la integración

Antes de activar, Alegra agrega dos columnas de control al archivo de Google Sheets:

1. Si el archivo ya tiene filas, decide si quieres mantenerlas o limpiarlas antes de continuar. Las filas con la casilla Emitir marcada se procesarán para crear comprobantes e-NCF.

2. Haz clic en Activar integración.

3. La integración cambia su estado a Conectada y se inicia la sincronización.

💡 AlegraTip: Si vas a empezar desde cero, deja la columna Emitir desmarcada mientras pruebas. Marca solo las filas que quieras facturar para validar el flujo antes de procesar todo el archivo.

• 📝 ¿Cómo llenar una fila y emitir un comprobante?

Una vez activa la integración, el archivo de Google Sheets ya tiene las columnas de control listas. Así se crea un comprobante e-NCF desde la hoja:

1. Abre el archivo de Google Sheets vinculado a la integración.

2. En una fila nueva, completa los datos del comprobante en las columnas correspondientes a la selección que configuraste: cliente (número de documento), producto, cantidad, precio, y demás campos requeridos.

3. En la columna Emitir, marca la casilla de esa fila.

4. Alegra procesa la fila automáticamente y emite el e-NCF. La columna Estado se actualiza con el resultado: ✅ procesada, ⚠️ error o ⏳ pendiente.

📍 Notas

• Solo las filas con la casilla Emitir marcada se convierten en e-NCF. Las filas sin marcar se ignoran en la sincronización.

• Una fila ya procesada no se vuelve a emitir aunque la vuelvas a marcar. Copiar una fila a otra fila o a otro archivo puede generar un comprobante duplicado.

💡 AlegraTip: Completa primero todas las celdas de la fila y marca Emitir al final, cuando los datos estén listos, para evitar que la fila se procese con información incompleta.

• 📊 Monitorea la sincronización y resuelve errores

Cuando la integración está activa, Alegra habilita un panel de gestión con la información clave de la sincronización. Desde ese panel puedes consultar:

• Última sincronización ejecutada.
• Registros procesados correctamente.
• Errores detectados durante la emisión.
• e-NCF pendientes por emitir.

Si una fila no se sincroniza, puedes:

1. Abrir el detalle del error para ver qué falló (datos faltantes, contacto inexistente, vinculación incorrecto).

2. Corregir la información directamente en el archivo de Google Sheets.

3. Hacer clic en Reintentar para volver a procesar la fila.

4. También puedes emitir manualmente e-NCF que aún estén pendientes desde el mismo panel.

💡 AlegraTip: Los errores más comunes suelen ser número de documento del contacto inexistente o producto sin clave configurada. Corrígelos en el Sheets y reintenta sin tener que rehacer la configuración.

📍 Nota

• Si ya existe un comprobante o Alegra no puede confirmar el resultado de una creación, la fila puede detenerse en el estado Revisar en Alegra. No crees otra fila para eludir ese estado — revisa directamente en Alegra qué pasó con el comprobante.

• Los e-NCF de República Dominicana pueden tardar más en completarse porque la DGII responde después del envío. El estado de la fila se actualiza cuando la DGII confirma.

⏸️ ¿Cómo pausar, reanudar o desactivar la integración?

Desde el panel principal de la integración puedes controlar su estado:

• Pausar → detiene temporalmente la sincronización. Alegra muestra un modal de confirmación antes de ejecutar la acción y conserva toda la configuración.
• Reanudar → reactiva una integración pausada y retoma la sincronización desde donde quedó.
• Desactivar → elimina por completo la conexión.

📢 Importante: Si desactivas la integración y luego quieres volver a usarla, debes configurar todo nuevamente desde cero: vinculación, autorización de Google, archivo y facturación.

💬 Preguntas frecuentes

• ¿El comprobante emitido desde Google Sheets es válido ante la DGII? Sí. Si tu cuenta está habilitada como facturador electrónico y configuraste una numeración de factura electrónica, el comprobante e-NCF emitido desde Google Sheets cumple con los requisitos de la DGII y obtiene su NCF.

• ¿La integración crea clientes nuevos en Alegra? No. En esta versión la integración no crea clientes automáticamente. Los contactos deben existir previamente en Alegra y la integración los identifica por número de documento. Si no hay coincidencia, el comprobante se emite a nombre de "Consumidor final".

• ¿Cómo controlo qué filas se convierten en e-NCF? A través de la columna Emitir que Alegra agrega al archivo. Solo las filas marcadas en esa columna se procesan; las demás se ignoran.

• ¿Cuántos archivos y hojas puedo conectar? En esta versión, la integración soporta un único archivo y una única hoja por cuenta.

• ¿Qué pasa si pauso o desactivo la integración? Si pausas, la sincronización se detiene pero la configuración se conserva y puedes reanudar cuando quieras. Si desactivas, se elimina la conexión por completo y deberás reconfigurarla desde cero para volver a usarla.

• ¿Sigo necesitando Zapier? No. La integración es nativa: conectas tu Google Sheets directamente desde Alegra, sin herramientas intermedias ni costos adicionales.

• ¿A qué información de mi cuenta de Google accede Alegra? Solo al archivo de Google Sheets que vinculas durante la configuración. Alegra no accede a otros archivos de tu Google Drive, ni a tu correo, ni a tus contactos de Google. Puedes consultar el detalle en nuestra Política de privacidad y revocar el acceso cuando quieras desde la configuración de tu cuenta Google o desactivando la integración en Alegra.

• ¿Dónde puedo consultar los términos y condiciones de la integración? El uso de la integración se rige por los Términos y condiciones de Alegra y por la Política de privacidad de Alegra.

📢 Importante: La integración para República Dominicana solo incluye contado y crédito. No incluye complemento de pago, facturas de exportación ni otras condiciones de venta.

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