Aceptar o rechazar facturas de venta electrónicas en Colombia

Alegra envía a los clientes las facturas electrónicas junto a un botón inteligente para facilitar su aceptación o rechazo.

Por ejemplo: La empresa Ejemplar realiza una venta de 15 productos a uno de sus clientes y necesita una respuesta sobre el estado de la factura. Para esto, su cliente deberá revisar la factura emitida y enviar un acuse de rechazo o aceptación, según sea el caso. 

¿Cómo puedo asegurarme de que mis facturas se envíen correctamente?

Para que tus facturas y el botón de confirmación se envíen de forma adecuada, deberás asegurarte de:

  1. Activar el envío automático de documentos electrónicos.  Haz clic aquí para ver más. 
  2. Registrar el correo electrónico de tus contactos. Asegúrate de que sea la dirección de correo correcta y esté en el campo requerido, ya que el botón inteligente solo llegará al correo asociado como principal. Consulta esta ayuda para aprender más sobre cómo crear contactos en Alegra.

¿Qué deben hacer tus clientes cuando reciban una factura electrónica?

Cuando tu cliente reciba por correo la notificación de que has creado una factura electrónica, deberá seguir los siguientes pasos.

1.Hacer clic en el botón “Confirmar factura electrónica” para manifestar que ha recibido el comprobante electrónico en su correo.

2. Luego de dar acuse de que se recibió la factura, tu cliente tendrá 3 días hábiles para aceptarla o rechazarla.

En caso de que pasen 3 días y no haya alguna respuesta, la factura será aceptada tácitamente. 

Mira este ejemplo:
aceptar comprobante

En caso de querer rechazar una factura, tu cliente deberá elegir algunas de las opciones que justifiquen el motivo de su rechazo y podrá agregar un comentario para complementar su justificación. 

Mira este ejemplo:
rechazar comprobante

Además, al hacer clic en el botón "Ver factura electrónica", tus clientes no solo podrán aceptar o rechazar la factura, sino que podrán tener acceso a otras opciones cómo:

  • Descargar PDF
  • Descargar XML
  • Imprimir
  • Ver comprobante en la DIAN
  • Acceder a su estado de cuenta
  • Mirar toda la actividad en tiempo real de su factura. Cuándo se emitió, cuándo fue la primera vez que se abrió y mucho más.

¿Como emisor, qué debo hacer cuando un cliente rechaza alguno de mis comprobantes?

Si un comprobante fue rechazado, deberás crear una nota de crédito para anular la operación. El proceso es muy fácil, mira nuestro paso a paso.

1. Dirígete al menú "Ingresos".

2. Elige la opción "Notas crédito".

3. Haz clic en el botón "Nueva nota crédito". 

4. Completa los campos del formulario y asocia tu factura rechazada.

5. Haz clic en "Guardar" para aplicar los cambios. 

 Mira este ejemplo:
Crear nota credito en caso de rechazo

Si quieres conocer más sobre la creación de notas crédito, te invitamos a revisar la siguiente ayuda: Cómo crear notas crédito electrónicas en Alegra.

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Recuerda escribirnos si tienes inquietudes sobre este y otros procesos en Alegra. Nuestro equipo de soporte está listo para ayudarte.