¿Te encuentras con un montón de contactos y mantenerlos actualizados es misión imposible?
Mantener la información de tus contactos actualizada es fundamental para garantizar la eficiencia y efectividad de tus operaciones. En Alegra, tienes la opción de actualizar tus contactos de manera masiva, lo que te permitirá realizar modificaciones en grandes volúmenes de datos de forma ordenada. Este proceso no solo te ahorrará tiempo, sino que también minimizará errores y mejorará la gestión de tu información.
En este artículo, te explicaremos paso a paso cómo realizar la actualización masiva de tus contactos, para que puedas mantener tu base de datos siempre al día y lista para ser utilizada en tus actividades.
👉 Índice
- Actualización masiva de tus contactos desde un archivo de Excel.
- Actualización masiva de tus contactos en línea.
1. Actualización masiva de tus contactos desde un archivo de Excel
Sigue estos pasos:
1. Ve al menú de “Contactos” y selecciona la opción “Gestión de contactos”.
2. Haz clic en “Actualizar contactos”.
3. Descarga la plantilla y realiza las modificaciones necesarias en los datos de tus contactos, luego, guarda el archivo como libro de Excel, en formato .xlsx.
Conoce las recomendaciones para una importación exitosa.
4. Sube el archivo con los datos actualizados y haz clic en “Continuar”.
5. Selecciona el tipo de contacto (“Clientes” o “Proveedores”) e identifica cada columna con el atributo correspondiente.
📍 Nota: de manera opcional puedes asociar una lista de precios que se asignará a todos los contactos del archivo.
6. Finaliza haciendo clic en “Actualizar”. Se mostrará un resumen de la actualización.
Observa:
✏️ Recomendaciones
- Puedes importar hasta 1.000 contactos por archivo.
- Por ninguna razón modifiques la columna “ID”, ya que es la que identifica el contacto una vez se suba el archivo de nuevo.
- No es posible crear nuevos contactos con esta plantilla.
- Alegra te proporcionará un resumen de la actualización que incluye cualquier error detectado, allí tendrás la opción de corregirlos y repetir el proceso de carga o continuar la actualización únicamente con los contactos que no presentaron errores.
- Este proceso está diseñado para ser seguro y eficiente, sin embargo, antes de realizar cualquier actualización masiva, guarda una copia de la plantilla que descargaste de Alegra. Esto te permitirá restaurar la información original en caso de que surjan problemas durante el proceso de actualización.
📢 Importante: por el momento, la actualización masiva de contactos desde Excel no se encuentra disponible para los usuarios en el plan emprendedor.
2. Actualización masiva de tus contactos en línea
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Contactos” y haz clic en “Mis contactos”.
2. Selecciona los contactos que deseas actualizar, luego, haz clic en “Editar”.
3. Ajusta los datos de tus contactos.
4. Haz clic en “Actualizar contactos”, verifica el resumen y luego haz clic en “Confirmar” para finalizar el proceso.
📍 Nota: la duración de la actualización puede variar según el número de contactos modificados.
Observa:
El asistente virtual señalará los errores o inconsistencias en tiempo real. Los datos que se muestren en amarillo indican que hay información duplicada. Por otro lado, los datos resaltados en rojo indican errores que deben corregirse para poder actualizar la información.
✏️ ¿Cuántos contactos puedo actualizar según mi plan o suscripción?
Emprendedor: 5 contactos.
Pyme: 15 contactos.
Pro: 50 contactos.
Plus: Ilimitado, puedes seleccionar y editar hasta 1.000 contactos por cada actualización.
📢 Importante: actualmente, la función de actualización masiva de contactos en línea está en fase Beta y es accesible únicamente en la versión Internacional. ¡Estamos trabajando para llevar esta funcionalidad a las demás versiones!
📑 Contenido relacionado
- Cómo crear e importar nuevos contactos.
- Solicita a tus contactos la actualización masiva de sus datos.
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