Actualiza masivamente tus productos en Alegra Contabilidad

En Alegra Contabilidad puedes actualizar masivamente tu inventario, lo que te permitirá editar la información de todos tus ítems de venta a través de un archivo de Excel.

Mediante la actualización masiva puedes cambiar el nombre del producto, agregar o eliminar referencia, descripción e impuesto, indicar la cantidad inicial del ítem en las bodegas que tengas creadas, actualizar el costo unitario, incluir el código de barras, cambiar la unidad de medida y asociar listas de precios a cada uno de tus productos.

Actualiza masivamente tu inventario

Sigue estos pasos:

1. Haz clic en el menú "Inventario" y selecciona la opción "Gestión de ítems".

2. En el recuadro "Actualización masiva" haz clic en la opción "Actualizar".

3. Descarga la plantilla de tus ítems de venta haciendo clic en "Descargar plantilla".

4. Abre la plantilla, actualiza la información que desees y guarda el archivo como libro de Excel, en formato .xlsx.

5. Haz clic en la opción "Seleccionar archivo" y busca la plantilla con la información actualizada para importarla a Alegra.

6. Haz clic en "Actualizar inventario" y luego en el botón "Actualizar" para confirmar el proceso.

Observa:

Actualizar masivamente items de venta en Alegra 💡 ¿Necesitas pausar o retroceder el video? Haz clic aquí para hacerlo.

👉 ¿Cómo modificar la plantilla?

Una vez descargada la plantilla para actualización masiva, podrás modificar los siguientes campos:

Nombre: es el nombre que identifica a tu producto, puedes cambiarlo si deseas.
Referencia: puede ser numérica o alfanumérica y es única para cada producto. Este campo es opcional.
Categoría: clasifica tus productos en diferentes categorías.
Descripción: puedes indicar las características de tu producto como por ejemplo color y tamaño. Este campo es opcional.
Nombre de impuesto: tienes 3 alternativas para asociar impuestos previamente creados a un producto 👇
- Indicando el nombre del impuesto: Alegra verifica que exista un único impuesto con el nombre que indicas.
- Indicado el porcentaje únicamente: Alegra verifica que exista un único impuesto con el valor del porcentaje que ingresas. Solo debes indicar el número sin el símbolo %.
- Especificando nombre y porcentaje del impuesto: se usa cuando tienes impuestos con diferentes nombres e iguales porcentajes o con los mismos nombres pero diferentes porcentajes, por lo tanto, debes especificar el nombre exacto y el porcentaje para que el sistema lo identifique.

📌Agregar impuestos es opcional. Si no indicas un nombre o porcentaje, el producto queda actualizado sin impuesto, pero siempre podrás modificarlo.

Cuentas contables: indica el nombre de la cuenta de Ingresos, Inventario y de Costo de venta a la que deseas asociar el producto. Ver más.
Unidad de medida: indica la unidad de medida de tus productos, puedes elegir entre unidad, litros, metros, entre otros.
Listas de precio: la plantilla descargada no incluirá las listas de precio que estén desactivadas. En este caso puedes especificar precio de venta del producto en la lista "General" y para cada lista de precios creada en el sistema. Ten en cuenta 👇
- Para asociar una lista de precio de tipo porcentaje (%), solo es necesario indicar un caracter (puede ser un número o letra cualquiera) en la columna de la lista de precio.
- Para asociar una lista de precio por valor debes indicar el precio de lista del producto en la columna correspondiente.
- Si en las columnas de listas de precio existe alguna celda vacía, el producto de esa fila no quedará asociado a la lista de precio.
Costo unitario: puedes modificar el costo unitario de cada producto. La información ingresada en este campo solo se tendrá en cuenta para productos inventariables.
Cantidad inicial: es la cantidad que tenía el producto al momento de su creación, no es la cantidad actual. Modifica este campo únicamente cuando debas hacer una corrección y ten presente que este afectará las unidades actuales en tu inventario.
La información ingresada en este campo solo se tendrá en cuenta para productos inventariables.
Cantidad mínima: elige la cantidad mínima de tu inventario para tener un control preventivo de tus productos y evitar que te quedes sin stock. Al facturar y llegar a la cantidad mínima de un producto te avisaremos mediante una notificación.
Cantidad máxima: elige la cantidad máxima de tu inventario evitando así acumulaciones excesivas de stock.
Código de barras: ingresa el código de barras para el producto, recuerda que debes tener esta funcionalidad activada previamente. Haz clic aquí para conocer más.

📣Importante: debes estar seguro al momento de cambiar estos datos, ya que al ser valores iniciales podrían afectarse los resultados de las consultas asociadas a los productos vendidos anteriormente.

💡 Recomendaciones:

El orden de las filas y columnas de la plantilla debe conservarse, por lo tanto procura no agregar columnas, filas o celdas.
La columna "Código" es el identificador de los productos, por lo tanto debes mantener ese dato tal como aparece en la plantilla original.
Después de actualizar la plantilla, debes guardarla como Libro de Excel (.xlsx) para importarla al sistema.

🔎 Información visible al exportar tus ítems de venta en Alegra.

¡Esperamos haber resuelto tu consulta!

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