El Sistema POS es una alternativa de facturación ágil que te permite registrar las ventas de forma rápida.
Con esta herramienta puedes elaborar de forma fácil y rápida tus facturas de venta electrónicas usando los contactos, productos y servicios.
✔️Paso 1: Para empezar a realizar facturas electrónicas desde el Sistema Punto de Venta POS
Para empezar con este proceso ingresa a tu cuenta de Alegra Contabilidad. Después, dirígete al menú "Factura electrónica", donde encontraras el paso a paso que debes realizar, diligencia los datos de la empresa, habilítate en la DIAN, configura los modos de operación, envía el set de pruebas, asocia tus prefijos y configura tu numeración de facturación. Observa el proceso aquí.
Luego de realizado este proceso ingresa al sistema punto de venta POS, donde podrás crear tus facturas electrónicas de forma fácil y rápida.
✔️Paso 2: Crea tus facturas electrónicas desde el punto de venta
1. Ingresa al sistema POS e inicia sesión con tu usuario y contraseña.
2. Selecciona la numeración de facturación electrónica y el cliente a quien deseas emitir la factura.
3. Agrega los productos a la factura de venta haciendo clic sobre cada uno de ellos las veces que deseas agregarlos.
4. Cuando hayas terminado de agregar los productos, haz clic en el botón "Vender".
5. Indica el método de pago de la factura.
6. Agrega el valor recibido y de forma opcional puedes elegir el vendedor o agregar una breve nota al pago.
7. Para finalizar haz clic en el botón "Emitir".
8. De manera opcional puedes imprimir la factura o enviarla al correo electrónico del cliente.
Observa:
Nota: Al momento de imprimir una factura de venta electrónica desde el sistema de facturación POS, esta incluirá el título “Factura electrónica de venta”, un código QR y el CUFE.
Mira este ejemplo:
Si deseas ganar tiempo al momento de facturar, te recomendamos marcar tus productos como favoritos para que estos se ubiquen en la parte superior de la lista. Solo debes hacer clic en la estrella del producto que deseas marcar como favorito.
También puedes filtrar tus productos por categorías para ubicarlos más rápido. Solo tienes que ubicar el cursor del mouse sobre la parte izquierda de tu pantalla y seleccionar la categoría donde se encuentre el producto.
Para conocer más sobre cómo gestionar tus productos y servicios en Alegra POS te recomendamos leer este artículo.
Haciendo clic sobre los productos agregados a la factura de venta puedes modificar la información cómo precio, cantidad, impuesto, descuento y descripción. Los cambios que realices aplicarán solo para la factura y el producto editado.
Importante:
- Si deseas emitir facturas electrónicas desde el punto de venta, solo debes seleccionar al momento de realizar la factura o tiquete la numeración correspondiente. Conoce como habilitarte como facturador electrónico. Ver más.
- Debes asociar a tus terminales las cuentas de banco en donde quieres que se registren los ingresos por los pagos de las facturas. Ver más.
- Si tienes vendedores creados en Alegra POS, al momento del pago podrás seleccionarlos. Ver más.
- Antes de imprimir debes configurar tu impresora de punto de venta. Ver más.
1. Efectivo: indica de forma manual el monto recibido o selecciona una de las 3 opciones rápidas, también puedes agregar el vendedor y notas sobre el pago de la factura. Este método también te permite ver el cambio según el monto de la factura y el pago que registres.
2. Tarjeta: elije si el pago fue realizado con tarjeta de crédito o débito. El sistema de facturación POS cargará de forma automática el valor de la factura, si el pago con tarjeta fue por un monto mayor al total de la factura solo tendrás que hacer clic sobre el monto para editarlo.
3. Combinado: con este método de pago podrás ingresar los pagos compuestos. Por ejemplo, si el cliente pagó la mitad del valor de la factura en efectivo y la otra mitad con tarjeta de crédito.
4.Transferencia: ingresa el monto transferido por tu cliente.
5. Pagos electrónicos: recibe pagos a través de una plataforma de comercio electrónico. Puedes seleccionar entre TPaga y Nequi.
Guarda la información de tus clientes:
En el sistema de facturación POS de Alegra puedes guardar la información de tus clientes para ganar tiempo al momento de registrar tus ventas. A continuación te explicamos cómo hacerlo:
1. Dirígete la sección de clientes y haz clic en la opción “Nuevo”.
2. Completa el formulario con la información del cliente.
Importante: si posees el número de identificación tributaria del cliente, puedes importar de la DIAN sus datos para completar el formulario de forma automática.
3. Haz clic en el botón "Guardar" para conservar los cambios.
Observa:
Conoce más sobre cómo gestionar tus contactos desde el punto de venta consultando este artículo: Gestiona tus Contactos en el POS - Punto de Venta.
Consulta el historial de ventas
Haz clic en el menú desplegable y selecciona la opción “Ventas” para visualizar un histórico de las ventas realizadas.
Observa:
Desde este menú podrás ver el detalle de cada una de las ventas, anular facturas, imprimirlas o enviar por correo la factura que elijas. También puedes identificar si una factura es electrónica verificando en el recuadro "Estado DIAN" allí puedes conocer el estado de su factura, emitida o rechazada, de esta manera podrás confirmar si la factura fue emitida con éxito.
Configura la tirilla de tus terminales
En el sistema de facturación POS también puedes configurar el formato de las tirillas de cada terminal, solo debes seleccionar la opción "Configurar Plantilla" ubicada en el menú "Configuración" y definir las opciones de plantilla que deseas usar.
Observa: 
Factura con diferentes monedas y agrega la tasa de cambio correspondiente desde el punto de venta
Con el sistema POS facturación puedes realizar facturas en diferentes monedas, solo debes crearlas previamente para que estén disponibles al momento de facturar. En este artículo te explicamos cómo hacerlo.
Luego, para crear facturas con otras monedas desde el punto de venta solo tienes que dirigirte a Configuraciones > Empresa > Mi negocio. Luego en la sección “Funcionalidades POS” activa la función de Multimoneda.
Ten en cuenta que Sistema de facturación POS es una alternativa sencilla para elaborar tus facturas de venta electrónicas. Si deseas realizar consultas, modificar artículos del inventario o elaborar otro tipo de comprobantes, debes ingresar a app.alegra.com.
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Conoce las próximas actualizaciones de Alegra visitando la siguiente tabla de funcionalidades, allí podrás conocer las nuevas herramientas que incluiremos en cada una de las versiones.
Recuerda escribirnos si tienes inquietudes sobre este y otros procesos en Alegra. Nuestro equipo de soporte está listo para ayudarte.
