Alegra POS es una alternativa de facturación ágil que te permite registrar tus ventas de forma simple y rápida.
Por ejemplo: "La empresa Ejemplar desea realizar sus facturas electrónicas de una forma ágil y mejorar la experiencia de sus clientes cuando visitan su negocio. Con Alegra POS esto no es un problema, ya que siempre mantiene una venta abierta, la cual le permite realizar sus facturas con la simpleza y agilidad que necesita".
Con esta herramienta puedes elaborar tus facturas de venta electrónicas usando los contactos, productos y servicios que ya tienes creados en el sistema.
Contenido:
- ¿Qué debo hacer para comenzar a realizar facturas electrónicas desde Alegra POS?
- Crea tus facturas electrónicas desde el punto de venta.
- Conoce los métodos de pago disponibles en el Sistema Punto de Venta POS.
- Aprende a guardar la información de tus clientes.
- Consulta el historial de ventas.
1. ¿Qué debo hacer para comenzar a realizar facturas electrónicas desde Alegra POS?
Para empezar con este proceso primero debes ingresar a tu cuenta de Alegra Contabilidad y dirigirte al menú "Factura electrónica", donde encontrarás el paso a paso que debes realizar para habilitarte en la DIAN como facturador electrónico.
Una vez realizado este proceso, podrás ingresar al Sistema Punto de Venta POS para comenzar a crear tus documentos electrónicos.
2. Crea tus facturas electrónicas desde el punto de venta
Sigue estos pasos:
1. Ingresa a "Alegra POS" e inicia sesión con tu usuario y contraseña.
2. Agrega los productos a la factura de venta haciendo clic sobre cada uno de ellos las veces que desees agregarlos.
3. Cuando hayas terminado de agregar los productos, haz clic en el botón "Vender".
4. Indica el método de pago de la factura. Luego, agrega el valor recibido y de forma opcional puedes elegir el vendedor o agregar una breve nota al pago.
5. Para finalizar, haz clic en el botón "Emitir".
*De forma opcional, puedes imprimir la factura o enviarla al correo electrónico de tu cliente.
Observa:
Nota: al momento de imprimir una factura de venta electrónica desde el sistema de facturación POS, esta incluirá el título “Factura electrónica de venta”, un código QR y el CUFE.
Mientras creas tus facturas puedes modificar información de los productos como: descuento, cantidad, impuesto o descripción haciendo clic sobre ellos. También puedes eliminarlos haciendo clic en el ícono "Borrar".
Edita la información de tus productos mientras vendes en Alegra POS.
Puedes marcar tus productos como favoritos para que estos se ubiquen en la parte superior de la lista. Solo debes hacer clic en la estrella del producto que deseas marcar como favorito:
También puedes filtrar tus productos por categorías para ubicarlos más rápido. Solo debes ubicar el cursor del mouse sobre la parte izquierda de tu pantalla y seleccionar la categoría donde se encuentre el producto que deseas vender.
Observa:
Conoce más sobre la gestión de productos en Alegra POS.
Importante:
- Si deseas emitir facturas electrónicas desde el punto de venta, solo debes seleccionar la numeración correspondiente al momento de realizar la factura.
- Debes asociar a tus terminales las cuentas de banco en donde quieres que se registren los ingresos por los pagos de las facturas.
- Antes de imprimir la factura, debes configurar tu impresora de punto de venta.
3. Conoce los métodos de pago disponibles en el Sistema Punto de Venta POS
En Alegra POS puedes elegir uno de estos 5 métodos de pago:
1. Efectivo: indica de forma manual el monto recibido o selecciona una de las 3 opciones rápidas. Este método de pago te permite ver el cambio según el monto de la factura y el pago que registres.
2. Tarjeta: elige si el pago fue realizado con tarjeta de crédito o débito. El sistema cargará de forma automática el valor de la factura y si el pago con tarjeta fue por un monto mayor al total de la factura solo tendrás que hacer clic sobre el monto para editarlo.
3. Combinado: con este método de pago podrás ingresar los pagos compuestos. Por ejemplo: si el cliente pagó la mitad del valor de la factura en efectivo y la otra mitad con tarjeta de crédito.
4.Transferencia: ingresa el monto transferido por tu cliente.
5. Pagos electrónicos: recibe pagos a través de una plataforma de comercio electrónico. Puedes seleccionar entre TPaga y Nequi.
4. Aprende a guardar la información de tus clientes
En Alegra POS puedes guardar la información de tus clientes para ganar tiempo al momento de registrar tus ventas.
Nota: al momento de crear un nuevo contacto, los campos obligatorios aparecerán con un " * " al lado de su nombre. Por ejemplo: el campo de tipo de identificación aparecerá como Tipo de identificación*.
Sigue estos pasos para crear un nuevo contacto:
1. Dirígete a la sección de clientes y haz clic en la opción “Nuevo”.
2. Completa el formulario con la información del cliente.
Importante: si posees el número de identificación tributaria del cliente, puedes importar de la DIAN sus datos para completar el formulario de forma automática.
3. Haz clic en el botón "Guardar" para registrar tu nuevo contacto.
Observa:
Conoce más sobre cómo gestionar tus contactos desde el punto de venta.
5. Consulta el historial de ventas
Si quieres visualizar el historial de tus ventas realizadas, primero debes hacer clic en el menú desplegable "Ventas" y luego selecciona la opción “Historial de ventas”.
Observa:
Desde esta sección podrás ver el detalle de cada una de tus ventas. Además, tendrás la opción de anular facturas, imprimirlas o enviarlas por correo electrónico.
También puedes identificar si una factura es electrónica verificando el recuadro de "Estado DIAN" donde conocerás el estado del documento, es decir, si ha sido emitido o rechazado.
Si deseas conocer más información sobre cómo realizar tus facturas electrónicas desde el punto de venta, te recomendamos observar el siguiente video:
Descubre cómo crear nuevas facturas mientras tienes otras ventas en espera con Alegra POS.
Conoce cómo realizar tus ventas en diferentes monedas con el Sistema Punto de Venta POS.
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