Ajusta los saldos de tus documentos a través de comprobantes o asientos contables en Alegra

En Alegra puedes realizar ajustes de saldos (aumentos y disminuciones) a tus documentos mediante comprobantes o asientos contables. Esta característica te permite ajustar cuentas que tienen asignadas reglas o usos específicos, lo que facilita la gestión y organización de la contabilidad de tu empresa.

📌 Nota: el nombre de los comprobantes contables puede variar según la versión de tu cuenta de Alegra, conócelos a continuación:

• Panamá: Comprobante contable.
• Chile: Comprobante contable.
• Costa Rica: Asiento contable.
• Perú: Asiento contable.
• Argentina: Asiento manual.

👉 Índice:

1. Cómo realizar un ajuste de saldos existentes.
   1.1.  📢 Puntos clave.
2. Tipos de ajustes de saldos.

1. Cómo realizar un ajuste de saldos existentes

Las cuentas que permiten ajustar su saldo son aquellas a las que has asignado usos o comportamientos automáticos. Al crear un asiento o comprobante, en la línea de registro se expandirá una subsección denominada “Referencia” en donde podrás “Ajustar saldos existentes” de los documentos relacionados con la cuenta y el contacto, ya sea para aumentar o disminuir su valor parcial o total.

Sigue estos pasos:

Observa:

💡 También puedes pausar o retroceder el video.

📝 Formulario “Referencia”

• Tipo de movimiento (editable): selecciona si deseas ajustar el saldo de un documento que ya tienes creado.
• N° de documento (editable): elige el documento al que vas a aplicar el ajuste del saldo existente.
• Fecha de vencimiento (no editable): muestra la fecha de vencimiento del documento seleccionado.
• Valor por ajustar (no editable): muestra el valor de la cuenta en el registro contable del documento que se ajusta, menos las disminuciones asociadas al documento, tales como cobros, pagos y aplicaciones de saldos parciales.
• Moneda (editable): se habilita si tu cuenta tiene activada la opción multimoneda y si el documento seleccionado está en una moneda diferente a la principal.

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1.1. 📢 Puntos clave

• Un asiento o comprobante común se utiliza para contabilizar transacciones regulares, como depreciaciones, deterioro o provisiones. Mientras que el ajuste de saldos existentes se emplea específicamente para realizar cruces entre cuentas que tienen usos o comportamientos automáticos, y así reflejar los saldos reales de estas en tus reportes. Por lo tanto, no es obligatorio que diligencies los campos de la sección "Referencia" en todos tus asientos contables, solo en los casos que sea necesario por los motivos anteriormente mencionados.
• Teniendo en cuenta la naturaleza de la cuenta contable, los ajustes de saldos existentes permiten saldar, aumentar o disminuir su valor total o parcial.
• Si seleccionas un contacto específico desde la línea de registro, se mostrarán solo los documentos asociados a ese contacto. Si no agregas el contacto, el sistema mostrará todos los documentos abiertos para esa cuenta específica. Al elegir el documento, el contacto asociado se reflejará automáticamente en la línea de registro.
• Puedes seleccionar el mismo documento en diferentes líneas de registro, sin embargo, la suma de los ajustes realizados no podrán superar el saldo total pendiente por ajustar del documento.
• Si al hacer referencia a un documento se encuentra que el contacto asociado está desactivado, el sistema evitará la creación del comprobante contable. Es necesario activar primero el contacto para poder realizar el ajuste referenciado de manera adecuada.
• Puedes ajustar varios documentos en un mismo comprobante contable, sin embargo, si operas en multimoneda, solo podrás realizar ajustes a los documentos que compartan el mismo tipo de cambio.
• Los comprobantes contables que sean clonados mantendrán los mismos datos, excepto la información de la referencia del documento ajustado.

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2. Tipos de ajustes de saldos

Descubre los diferentes tipos de operaciones a los que puedes realizar ajustes de saldos:

Cuentas por cobrar

Los usos o comportamientos automáticos relacionados con cuentas por cobrar están asociados a documentos de ingreso como:

• Facturas de venta.
• Notas de crédito.
• Comprobantes o asientos contables (que hayan creado una cuenta por cobrar).

❇️ Impacto de los ajustes de saldos existentes en tus documentos:

• Facturas: los ajustes por el crédito, disminuirán el valor de los documentos. Los ajustes por el débito, aumentarán indirectamente el valor por cobrar que se origina del documento, creando una nueva cuenta por cobrar.
• Notas de crédito: los ajustes por el débito, anularán la disminución del valor por cobrar que se generó de la nota de crédito, creando una nueva cuenta por cobrar.

❇️ Casos prácticos en los que puedes realizar ajustes de saldos existentes:

• Cuando requieres disminuir o aumentar el valor por cobrar de un documento de venta.
• Cuando se va a ceder la cuenta por cobrar a otro tercero.
• Cuando el cliente paga con recursos en especie (Inventario, Activos fijos) o con otros conceptos como deudores diversos o acreedores diversos.
  Ejemplo:
  

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