En Alegra puedes realizar ajustes de saldos (aumentos y disminuciones) a tus documentos mediante entradas de diario. Esta característica te permite ajustar cuentas que tienen asignadas reglas o usos específicos, lo que facilita la gestión y organización de la contabilidad de tu empresa.
✏️ Utilidades y beneficios de ajustar saldos existentes:
- Corrección de errores en documentos registrados previamente.
- Actualización de información contable, reflejando de manera precisa los saldos reales.
- Mayor precisión en la información según las necesidades de tu empresa.
- Generación de reportes claros para tomar decisiones bien informadas.
👉 Índice
📊 ¿Cómo realizar un ajuste de saldos existentes?
A través de las entradas de diario, puedes registrar estos ajustes, seleccionando cuentas con usos o comportamientos automáticos específicos. Con ello, se despliega la sección Referencia, donde podrás aumentar o disminuir parcial o totalmente los documentos relacionados con la cuenta y el contacto.
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de Contabilidad y selecciona Entrada de diario.
2. Haz clic en el botón Nueva entrada de diario y completa los campos del formulario.
3. Diligencia los campos de la sección Referencia.
4. Haz clic en el botón Guardar para conservar los cambios.
🎥 Observa:
📝 Formulario - Referencia
| Campo | Descripción | Editable |
|---|---|---|
| Tipo de movimiento | Selecciona si deseas ajustar el saldo de un documento ya creado. | Sí |
| N° de entrada de diario | Elige el documento al que aplicarás el ajuste del saldo existente. | Sí |
| Fecha de vencimiento | Muestra la fecha de vencimiento del documento seleccionado. | No |
| Valor por ajustar | Refleja el valor de la cuenta en el asiento contable del documento, menos cobros, pagos y aplicaciones parciales. | No |
| Moneda | Se habilita si tu cuenta tiene la opción de múltiple moneda y el documento está en una moneda diferente a la principal. | Sí |
📌 ¿Qué puntos clave debes tener en cuenta antes de ajustar saldos?
Una entrada de diario común se usa para transacciones regulares como depreciaciones o provisiones. En cambio, el ajuste de saldos existentes permite cruzar cuentas con usos o comportamientos automáticos para reflejar saldos reales en los reportes.
No siempre es obligatorio diligenciar la sección Referencia, solo cuando se requiera saldar, aumentar o disminuir valores totales o parciales según la naturaleza de la cuenta.
- Si seleccionas un contacto en la línea de registro, verás solo sus documentos; de lo contrario, se mostrarán todos los de la cuenta. Al elegir el documento, el contacto se refleja automáticamente.
- Puedes usar el mismo documento en varias líneas, pero la suma de los ajustes no puede superar el saldo pendiente.
- Si el contacto asociado está inactivo, debes activarlo antes de realizar el ajuste.
- Es posible ajustar varios documentos en una misma entrada, siempre que compartan el mismo tipo de cambio si trabajas con múltiples monedas.
- Al clonar una entrada de diario, se copian todos los datos excepto la referencia del documento ajustado.
🗂️ ¿Qué tipos de ajustes de saldos se pueden realizar?
Descubre los diferentes tipos de operaciones a los que puedes realizar ajustes de saldos:
💵 ¿Cómo ajustar saldos en cuentas por cobrar?
Los usos o comportamientos automáticos relacionados con cuentas por cobrar están asociados a documentos de ingreso como:
- Facturas de venta.
- Notas de crédito.
- Entradas de diario (que hayan creado una cuenta por cobrar).
❇️ Impacto de los ajustes de saldos existentes:
- Facturas: un crédito disminuye el valor del documento y un débito aumenta el valor por cobrar, generando una nueva cuenta por cobrar.
- Notas de crédito: un débito revierte la disminución del valor por cobrar y crea una nueva cuenta por cobrar.
❇️ Casos prácticos para aplicar ajustes:
- Modificar el valor por cobrar de un documento de venta.
- Ceder la cuenta por cobrar a un tercero.
- Reclasificar un ingreso mal registrado.
- Registrar pagos en especie (inventario, activos fijos) u otros conceptos como deudores o acreedores diversos.
🧾 ¿Cómo ajustar saldos en cuentas por pagar?
Los usos o comportamientos automáticos relacionados con cuentas por pagar están asociados a documentos de gastos como:
- Facturas de proveedores.
- Notas débito.
- Entradas de diario (que tengan relacionada una cuenta por pagar).
❇️ Impacto de los ajustes de saldos existentes:
- Facturas de proveedores: un débito disminuye el valor del documento; un crédito aumenta el valor por pagar, generando una nueva cuenta por pagar.
- Notas débito: un crédito revierte la disminución del valor por pagar y crea una nueva cuenta por pagar.
❇️ Casos prácticos para aplicar ajustes:
- Modificar el valor por pagar de un documento de compra.
- Transferir la cuenta por pagar a otro tercero.
- Reclasificar un gasto registrado en una cuenta errónea.
- Saldar cuentas por pagar con recursos en especie (inventarios, activos fijos).
🔄 ¿Cómo registrar ajustes de anticipos recibidos?
Ahora puedes ajustar o aplicar anticipos recibidos pendientes directamente desde entradas de diario. Esto permite disminuir o aplicar anticipos de forma parcial o total, con reflejo inmediato en reportes, estado de cuenta y la información del contacto, eliminando inconsistencias.
- Ajustar anticipos con saldos pendientes por aplicar.
- Disminuir o aplicar totalmente un anticipo.
- Ver ajustes en tiempo real en reportes, estado de cuenta y la información del contacto.
- Consultar desde entradas de diarios y el pago recibido los movimientos de ajuste.
Cómo realizar un ajuste de anticipos recibidos:
1. Ingresa a Contabilidad > Entrada de diario y haz clic en Nueva Entada de diario.
2. En la línea de registro, selecciona una cuenta con el uso contable Anticipos recibidos; se abrirá la sección Referencia con la opción Ajustar saldo existente.
3. Selecciona el Contacto y el Nro. de documento (pagos recibidos con saldo pendiente); el sistema mostrará el Valor por ajustar disponible.
4. Registra el movimiento por débito (disminución parcial o total) y haz clic en Guardar.
🎥 Observa:
📢 Observaciones:
🔹En el pago recibido se muestran las aplicaciones del anticipo.
🔹En la información del contacto se actualiza el saldo pendiente de anticipos recibidos.
🔹En el estado de cuenta del cliente aparece conciliado el saldo pendiente real.
📝 ¿Cómo aplicar un caso práctico de ajuste de saldos?
Es común que alguno de nuestros contactos actúe en algunos casos como cliente y en otros como proveedor. Si tienes una factura de venta y una factura de proveedor a nombre del mismo contacto y necesitas conciliar el saldo de la cuenta por cobrar con la cuenta por pagar, puedes hacerlo a través de una entrada de diario.
🎥 Observa:
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