Las notas crédito son documentos que el vendedor expide para indicarle al cliente que tiene un saldo a su favor, bien sea para acreditar la devolución de un valor determinado o para que la empresa pueda corregir errores en las facturas ya expedidas de una manera sencilla. El saldo a favor del cliente podrá ser usado en compras posteriores.
En Alegra la nota crédito sin referencia a factura (nota crédito tipo 22) se puede aplicar a facturas de venta electrónicas que ya han sido aceptadas, esto según el Oficio 100153157-6527 de 2022 y el numeral 13.1.5.2 del Anexo Técnico de Factura Electrónica de venta, con el fin de poder corregir o realizar ajustes en la factura correspondiente.
Por ejemplo: “La empresa Ejemplar vende a Daniel López computadores, el cliente le acepta la factura electrónica y luego se da cuenta que debe devolver uno de los computadores, la empresa aplica una nota crédito sin referencia a la factura electrónica y le envía el PDF soportando la nota crédito creada”.
A continuación te explicaremos el proceso para aplicar la nota crédito sin referencia a tus facturas de venta electrónicas aceptadas por tus clientes (consideradas como Título valor).
- Aplicar nota crédito desde la factura de venta.
- Aplicar nota crédito desde el módulo de notas crédito.
1. Aplicar nota crédito desde la factura de venta.
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Ingresos” opción “Facturas de venta”.
2. Ingresa a la factura de venta que se le aplicará la nota crédito.
3. Haz clic en la opción “Más Acciones” y selecciona “Aplicar nota crédito”.
4. En el campo “Tipo de operación” verifica que esté seleccionada la opción “Sin referencia a factura electrónica” y completa el formulario. Más adelante te explicaremos los diferentes campos del formulario.
📍 Nota: en el campo "Monto" debes colocar el valor total de la factura electónica.
5. Finalmente haz clic en “Guardar y emitir”.
Observa:
Formulario “Nueva nota crédito”
- Numeración: el sistema carga la numeración de manera automática.
- Número: el sistema carga de manera automática el consecutivo a emitir.
- Contacto: es la persona a quien le vas a expedir la nota crédito, es un campo requerido. Al elegir el cliente, Alegra carga su lista de precios asociada, puedes cambiarla haciendo clic en "Más opciones". Descubre cómo crear listas de precios.
- Razón: motivo por el cual se está aplicando la nota crédito.
- Notas: información adicional que será visible en la impresión del documento.
- Tipo de operación: aquí se encontrarán dos opciones, para este tipo de nota crédito se debe seleccionar “Sin referencia a factura electrónica”.
- Tipo de nota crédito: elige una de las opciones en el desplegable para indicar el motivo por el que se genera la nota crédito.
- Fecha: fecha de emisión de la nota crédito.
- Moneda: aquí podrás elegir la moneda en que se realiza la operación
- Ítem: selecciona los productos que retornarán al inventario.
- Pestaña “Hay devolución de dinero”: indica la devolución de dinero que aplica, para notas crédito electrónicas debes usar la pestaña "Crédito a factura de venta".
- Pestaña “Crédito a ventas”: selecciona la factura asociada para aplicar el crédito y en el campo "Monto" indica el valor total de la factura electrónica.
Recuerda: en esta sección debes agregar la factura asociada a la operación para control de tu contabilidad, ten en cuenta que este documento no se referencia en la emisión DIAN.
2. Aplicar nota crédito desde el módulo de notas crédito.
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Ingresos” y selecciona la opción “Notas crédito”.
2. Haz clic en el botón “Nueva nota crédito”.
3. Completa el formulario. Aquí podrás ver la explicación del formulario.
📍 Nota: en el campo "Monto" debes colocar el valor total de la factura electónica.
4. Finalmente haz clic en “Guardar y emitir”.
Observa:
📢Importante: esta nota crédito solo podrás emitirla si la factura electrónica fue aceptada por el cliente y se convierte en título valor, es por ello que la nota crédito no quedará asociada a un XML o a la factura electrónica en la DIAN, es decir, se verá reflejada en la operación para el control de la contabilidad y como soporte podrás visualizar el PDF creado.
Aprende a crear notas crédito electrónicas con referencia en la factura de venta electrónica.
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