La funcionalidad de importar el Catálogo de cuentas permite simplificar y personalizar los procesos contables en Alegra. Parametrice las cuentas contables desde una plantilla de Excel y adaptela a las necesidades y actividades específicas de su empresa.
Por ejemplo: "La empresa Ejemplar requiere adaptar su contabilidad según su línea de negocio, con la función de importar el catálogo de cuentas, podrá realizar esta tarea y llevar un control más preciso de sus operaciones".
Este artículo contiene toda la información necesaria para aprender a importar el catálogo de cuentas en Alegra de manera exitosa. Conozca los pasos a seguir, cómo completar la plantilla de manera adecuada y las recomendaciones para llevar a cabo el proceso.
👉 Índice:
- Consideraciones y recomendaciones a tener en cuenta.
- Conozca el proceso de importación del catálogo de cuentas.
2.1. Importación de plantilla.
2.2. Revisión del archivo.
2.3. Transferir saldos.
2.4. Comportamiento automático.
1. Consideraciones y recomendaciones a tener en cuenta
Antes de iniciar, considere las recomendaciones que se exponen a continuación:
- Realice este proceso si cuenta con conocimientos contables o asesórese con su contador o contadora.
- Preste atención a las indicaciones que se encuentran en cada etapa del proceso para evitar errores.
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Alegra le proporcionará un catálogo de ejemplo diseñado para ayudarle a comprender mejor cómo organizar y estructurar las cuentas contables.
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Para evitar errores, complete e importe la plantilla de Excel que le proporcionamos en el paso 2.1. "Importación de plantilla".
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La plantilla de importación sigue un orden y niveles específicos. Los cuales se deben conservar, no cambie el orden de las columnas ni las elimine.
- Revise que la información haya cargado correctamente. Verifique que todos los datos sean precisos y que las cuentas estén organizadas de acuerdo a sus necesidades contables.
- Puede decidir si, desde la importación, desea que se trasladen los movimientos de períodos cerrados a las nuevas cuentas o no. Conozca más en el paso 2.3. "Transferir saldos".
- La plantilla puede soportar hasta 2.000 cuentas contables como máximo.
2. Conozca el proceso de importación del catálogo de cuentas
Siga estos pasos:
1. Diríjase al menú de "Contabilidad" y seleccione "Catálogo de cuentas".
2. Desde el botón "Más acciones" haga clic en "Importar catálogo de cuentas".
3. Haga clic en "Importar mi catálogo".
📍 Nota: en esta página podrá descargar el catálogo de ejemplo para que lo pueda usar como guía.
Observe:
📝 ¿Le gustaría conocer en qué parte del proceso se encuentra?
En la parte superior encontrará la secuencia de los pasos que va completando:
Importación de plantilla: aquí podrá descargar la plantilla y personalizarla con su información. Una vez la tenga lista, podrá importarla nuevamente al sistema.
Revisión del archivo: revisar el archivo garantizará que el nuevo catálogo refleje con precisión la estructura de su empresa, esta es una vista previa de cómo van a quedar sus cuentas de manera definitiva.
Transferir saldos: si las cuentas que manejó hasta el momento tenían saldos, en este paso deberá elegir de su nuevo catálogo las cuentas que van a recibir el saldo de las cuentas antiguas.
Comportamiento automático: aquí podrá asignar la automatización de ciertos comportamientos para las nuevas cuentas contables importadas.
2.1. Importación de plantilla
Para descargarla, solo es necesario que haga clic en el botón "Descargar plantilla". Podrá guardarla en la ubicación de su preferencia, donde pueda acceder a ella fácilmente. Después de editarla, podrá cargarla haciendo clic en el espacio que indica "Arrastre el archivo o haga clic para seleccionarlo".
Observe:
📢 Importante: la plantilla de ejemplo no es un archivo editable, puede copiar y pegar la información en su plantilla de importación para gestionarla a su gusto.
Al descargar el archivo se encontrará con dos hojas. La primera contiene las recomendaciones, y la segunda, la estructura para que ingrese la información de las cuentas de acuerdo a las columnas.
La plantilla ya trae consignadas algunas cuentas. Esto corresponde a una propuesta de avance y es fundamental para la correcta generación de sus Reportes, lo ideal es que continúe trabajando en ese mismo orden.
Columnas obligatorias: podrá identificar las columnas que debe diligenciar de manera obligatoria porque están marcadas con un asterisco "(*)", por ejemplo, el nivel o el nombre de la cuenta.
Detalle: al ubicar el cursor o puntero del mouse sobre las celdas de la primera fila, encontrará una nota con información adicional sobre qué tipo de datos debe ingresar en esa columna específica.
Observe:
📝 Campos de la plantilla
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Nivel (obligatorio): elija el nivel al que corresponde cada cuenta contable para clasificarlas en cuentas y subcuentas. Esta elección regirá el orden de su catálogo de cuentas.
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Código (opcional): agregue los códigos a sus cuentas con el formato que desees o viene utilizando. Este campo es opcional; puede tenerlo vacío si así lo prefiere.
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Nombre de la cuenta (obligatorio): asigne el nombre con el que va a identificar cada cuenta, en los registros en los que se encuentre asociada y en sus reportes contables. El nombre es único, no pueden haber dos cuentas con el mismo nombre.
-
Elemento (obligatorio): el catálogo de cuentas está estructurado para operar con las cinco cuentas contables principales (activo, pasivo, patrimonio, ingresos y costos), también podrá agregar, de manera opcional, las cuentas de gastos y cuentas de orden.
Observe:
- Naturaleza (obligatorio): seleccione la naturaleza contable de cada cuenta para indicar si es Deudora o Acreedora.
- Código CaBys (opcional): agrega el código CaBys (Catálogo de Bienes y Servicios) para clasificar tus cuentas contables.
- Uso de la cuenta (opcional): defina el uso que le va a dar a ciertas cuentas contables, para predeterminar su comportamiento en los procesos automáticos. Puede dejar este campo en blanco y Alegra lo hará por usted en función a los comportamientos automáticos que elija en el paso 2.4. "Comportamiento automático".
🔎 Es super importante comprender este atributo, conozca cómo asignarle usos o comportamientos a sus cuentas contables en Alegra. - Tipo de cuenta (opcional): una "cuenta de movimiento" es útil para registros contables automatizados, mientras que una "cuenta mayor" unicamente acumula los saldos correspondientes a sus subcuentas o cuentas de movimiento. Si deja este campo en blanco, sus cuentas se guardarán de manera automática como "cuenta de movimiento", si más adelante necesita modificar su comportamiento, podrá editarlas con normalidad.
- Ver saldo por terceros (opcional): seleccione en cada cuenta contable si quiere que al generar el "Balance de comprobación por tercero" se muestre el saldo detallado por cada tercero. Por defecto, se guardará con valor "Sí".
- Ubicación en el estado de resultados (obligatorio solo para cuentas de Ingresos y Gastos): asigne la ubicación que tendrán las cuentas contables que forman parte del "Estado de Resultados". Solo aplica para las cuentas clasificadas en la columna de "Elemento" como ingresos o gastos.
- Descripción (opcional): asigne una descripción para sus cuentas contables.
2.2. Revisión del archivo
Podrá realizar correcciones y modificaciones directamente sobre la página o hacer clic en "Importar otro archivo" para volver a cargar la información. También encontrará las funciones de "Agregar", "Eliminar" o "Duplicar" las filas. Después, haga clic en "Guardar y continuar".
Observe:
📢 Importante
- La primera fila no se tiene en cuenta en la importación, porque corresponde a los títulos de cada columna.
- El sistema le va a notificar si la plantilla contiene errores y no le permitirá ir al siguiente paso hasta que no sean resueltos, podrá identificarlos porque se van a resaltar de color rojo o puede hacer clic sobre el texto "ajustes para realizarlos en su archivo" para ver la información detallada, también podrá descargar un Excel con los ajustes.
- Puede ocurrir que también se resalten algunos campos de color amarillo, esto no es un error, pero si una sugerencia del sistema para que verifique si corresponde a una inconsistencia. Si luego de la verificación encuentra todo en orden, podrá continuar sin problemas.
- Al hacer clic en "Guardar y continuar" podrá "Descargar el archivo final" de manera opcional.
-
Guardar como borrador: en cualquier parte del proceso podrá guardar sus avances para continuar más adelante.
2.3. Transferir saldos
La funcionalidad de transferir saldos de las cuentas antiguas a las nuevas facilita la migración y permite darle continuidad a su contabilidad. Desde la columna "Nueva cuenta", seleccione y asigne las cuentas de su nuevo catálogo de cuentas para cada una de las cuentas reemplazadas. Después, haga clic en "Guardar y continuar". En este paso podrá decidir si quiere trasladar los saldos de sus cuentas contables en períodos cerrados.
Observe:
📌 Notas
- Para poder continuar al siguiente paso, todas las cuentas que presenten saldos deberán tener asignadas sus respectivas cuentas del nuevo catálogo.
- Si en este paso no encuentra datos para diligenciar, es porque niguna de sus cuentas presenta saldos a transferir, podrá pasar directamente al siguiente paso.
✏️ "Trasladar las transacciones registradas en periodos cerrados"
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La opción estará activada por defecto. Tenga en cuenta que, si decide mantenerla activa, el nuevo catálogo reemplazará completamente al anterior en todos sus registros contables y reportes, actualizando tanto los saldos como las cuentas.
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Si decide no activarlo, tendrá dos versiones del catálogo: el original para los periodos cerrados y el nuevo que se aplicará en adelante. Incluso, podría tener más de dos versiones si en el futuro importa otro catálogo sin activar la opción de traslado, siempre que haya cerrado el periodo contable en uso.
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Cuando importe un nuevo catálogo de cuentas sin activar la opción de traslado, el comportamiento de los reportes funcionará de la siguiente manera:
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Reportes de periodos cerrados: seguirán reflejando las cuentas contables y saldos del catálogo anterior.
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Reportes de periodos abiertos: los periodos que estén abiertos (y los nuevos que abras) se generarán utilizando el nuevo catálogo de cuentas importado.
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Comparación entre periodos: si genera un reporte comparando un periodo cerrado y uno abierto, las cuentas contables que se mostrarán serán las que corresponden al último catálogo de cuentas importado dentro del periodo filtrado.
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2.4. Comportamiento automático
En esta etapa, podrá asignar comportamientos automáticos a sus cuentas contables importadas. Esto significa que podrá configurar cómo Alegra debe manejar ciertas transacciones o movimientos asociados a cada cuenta.
Desde la columna "Nueva cuenta", seleccione y asigne las cuentas de su nuevo catálogo para cada uno de los comportamientos automáticos. Después, haga clic en "Finalizar proceso", la campanita le notificará cuando su nuevo catálogo de cuentas ya esté disponible para usar.
Observe:
📢 Importante
- En esta etapa, algunos campos vienen precargados, pero es importante que los revise de manera detallada para confirmar que es la configuración que desea. Las cuentas precargadas corresponderán a las que recibieron los saldos de las cuentas antiguas en el paso anterior ("Transferir saldos"), por ejemplo, si la cuenta contable (antigua) "Anticipos proveedores" era que la que tenía la regla "Anticipos entregados" (comportamiento automático), y el saldo lo transfirió a la cuenta contable (nueva) "Avances y anticipos proveedores", esta cuenta contable es la que vendrá precargada automáticamente con la regla "Anticipos entregados".
- Si en el paso anterior decidió mantener activa la opción de "Trasladar las transacciones registradas en periodos cerrados", al hacer clic en “Finalizar proceso” se mostrará una advertencia donde podrá reconfirmar o reconsiderar su decisión antes de guardar el nuevo catálogo.
Observe:
❇️ Al finalizar el proceso de importación, el sistema tomará unos segundos para actualizar las cuentas. Cuando esté listo, recibirá una notificación confirmando que su nuevo catálogo se estableció exitosamente.
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