Las facturas de venta son documentos que respaldan las actividades comerciales de venta de productos o servicios y son expedidas por un vendedor a su cliente.
Por ejemplo: "Cada vez que la empresa Ejemplar realiza una venta de sus artículos, debe emitir a sus clientes una factura que soporte la transacción, en esta se define la información del vendedor y del cliente, además se describen los productos vendidos, el valor y las condiciones de pago".
En este artículo, conocerás cómo crear tus facturas de venta en Alegra Facturación y algunas otras generalidades que te serán de mucha utilidad en tu día a día.
📢 Importante: recuerda tener habilitada tu cuenta para poder emitir tus facturas electrónicamente. Si aún no la tienes, conoce los pasos para habilitar tu Facturación electrónica.
👉 Índice:
- Pasos para crear y emitir facturas electrónicas.
1.1. Gestiona tus facturas. - Anula facturas electrónicas.
- Administra tus facturas.
1. Pasos para crear y emitir facturas electrónicas
Puedes generar tus facturas cuando se entregan bienes o se prestan servicios, en Alegra el proceso de creación de facturas es intuitivo y eficiente. Aquí te explicamos cómo hacerlo:
1. Ingresa a Alegra Facturación y haz clic en el menú "Documentos".
2. Selecciona la opción "Facturas de venta" y haz clic en el botón "Nueva factura".
3. Completa los campos del formulario. Observa los campos del formulario y su explicación.
4. Haz clic en "Emitir" para crear tu nueva factura.
Observa:
💡 También puedes pausar o retroceder el video.
📝 Formulario “Nueva factura de venta electrónica”
A continuación te explicamos los campos más importantes de este formulario:
Más ajustes y opciones de guardado
- Más ajustes: desde este campo podrás elegir la moneda en que se realizará la venta y el vendedor a cargo de la venta.
- Opciones de guardado: desde este botón podrás "Guardar como borrador", "Guardar sin emitir", "Emitir e imprimir" o "Emitir y enviar por correo" tu factura.
Configurar numeración
- Numeración automática: esta opción está activada por defecto en las cuentas habilitadas para emitir facturas electrónicas.
- Numeración: si manejas varias numeraciones, desde este campo podrás elegir la que requieras para la factura que estés creando.
📌 Nota: puedes crear y gestionar tus "Numeraciones" desde el menú de "Configuración". - Sucursal: puedes seleccionar el código de tu sucursal si así lo deseas.
- Punto de facturación: agrega el código del punto de facturación.
- Siguiente número: corresponde al consecutivo numérico asignado a cada factura que vas creando.
- Tipo de factura: elige la opción que corresponda para tu caso ("Operación interna", "Exportación", "Zona franca").
- Tipo de operación: indica si estás facturando una "Venta", "Transferencia", "Consignación", "Remesa" o "Entrega gratuita".
- Tipo de venta: puedes seleccionar si tu venta corresponde “Giro del negocio", "Activo fijo", "Bienes raices" o "Prestación del servicio".
- Cliente: es la persona o empresa a quien va dirigida la factura.
- RUC: corresponde a la identificación RUC de tu cliente, esta se diligencia de manera automática en la factura.
- Fecha de creación: es la fecha en la que se crea la factura.
- Forma de pago: selecciona cómo el cliente realizará el pago de la factura. Si eliges a "Crédito", deberás diligenciar también el plazo de pago y fecha de vencimiento.
- Plazo de pago: corresponde al periodo de tiempo establecido para que el cliente realice el pago de la factura.
- Fecha de vencimiento: de acuerdo al plazo elegido, verás la fecha de vencimiento contada a partir del día en que se crea la factura. Si elegiste "Vencimiento manual" como plazo de pago, debes seleccionar la fecha de vencimiento que desees.
Productos y/o servicios
- Nombre: selecciona el producto o servicio a facturar.
- Precio: es el valor de venta del producto o servicio a facturar.
- Descuento: corresponde al porcentaje de descuento a aplicar sobre el precio.
- Impuesto: selecciona el impuesto que se aplicará sobre el precio del producto.
- Cantidad: indica la cantidad del producto a facturar.
- Total: el sistema hace el cálculo del valor del producto, menos el descuento, por la cantidad.
- Eliminar linea: ubica el mouse sobre el total del producto para habilitar la "X".
- Descripción: agrega o modifica la descripción del producto. Solo aplicará para la factura que estás creando.
- Nuevo producto o servicio: incluye más productos o servicios en tu factura.
1.1. Gestiona tu factura
Después de emitir tus facturas, puedes realizar algunas acciones adicionales para gestionarlas de manera eficiente.
Observa:
📝 Acciones
- Imprimir: genera el comprobante físico de la factura.
- Enviar por correo: envía la factura directamente a tu cliente por correo electrónico.
- Anular: anula la factura emitida en caso de que se presente algún error o inconveniente en la transacción.
- Asociar nota de crédito: para realizar ajustes y correcciones en la factura, conservando su validez de emisión.
- Descargar: obtén una copia digital de tu factura en formato PDF.
- Información de emisión DGI: muestra los datos de emisión de la factura, como la fecha de emisión, el código CUFE, notificaciones, adjuntos, y el comprobante DGI.
- Adjuntos: puedes agregar archivos adjuntos a tu factura si así lo deseas.
2. Anula facturas electrónicas
Sigue estos pasos:
1. Desde el detalle de la factura haz clic en "Acciones" en la opción "Anular".
2. Indicar el motivo de anulación y seleccionar "Continuar".
3. Confirma la anulación haciendo clic en "Si, anular". La solicitud de anulación será enviada a la DGI, si se aprueba, tu factura electrónica será anulada.
Observa:
3. Administra tus facturas
En Alegra Facturación dispones de una visión general de todas tus facturas, podrás acceder a ellas desde cualquier lugar y en cualquier momento para analizar el desempeño de tu negocio, identificar tendencias, mantener un registro ordenado y tener un mayor control sobre tus ventas.
Observa:
Alegra organiza tus facturas de venta por sucursal, punto de facturación, número, cliente, fecha de creación, fecha de vencimiento, estado DGI, estado y valor total. Adicionalmente, encontrarás los siguientes íconos:
- Exportar: genera un archivo descargable con la información de tus facturas.
- Filtrar: para realizar una busqueda específica de tus facturas.
- Nueva factura: para crear una nueva factura.
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