Las facturas de venta son documentos que respaldan las actividades comerciales de venta de productos o servicios y son expedidas por un vendedor a su cliente.
Por ejemplo: "Cada vez que la empresa Ejemplar realiza una venta de sus artículos, debe emitir a sus clientes una factura que soporte la transacción, en esta se define la información del vendedor y del cliente, además se describen los productos vendidos, el valor y las condiciones de pago".
En este artículo, conocerás cómo crear tus facturas de venta en Alegra Facturación y algunas otras generalidades que te serán de mucha utilidad en tu día a día.
📌 Nota: la forma en que creas tus facturas de venta cambia si ya estás habilitado para facturar electrónicamente. Aprende a crear facturas de venta electrónicas en Alegra Facturación.
👉 Índice:
1. Pasos para crear facturas
Puedes generar tus facturas cuando se entregan bienes o se prestan servicios, en Alegra el proceso de creación de facturas es intuitivo y eficiente. Aquí te explicamos cómo hacerlo:
1. Ingresa a Alegra Facturación y selecciona la opción "Facturas de venta".
2. Haz clic en el botón "Nueva factura" y completa los campos del formulario. Observa los campos del formulario y su explicación.
3. Haz clic en "Guardar" para crear tu nueva factura.
Observa:
💡 También puedes pausar o retroceder el video.
📝 Formulario “Nueva factura de venta”
A continuación te explicamos los campos más importantes de este formulario:
Más ajustes y opciones de guardado
- Más ajustes: desde este campo podrás elegir la moneda en que se realizará la venta y el vendedor a cargo de la venta.
- Opciones de guardado: desde este botón podrás "Guardar como borrador", "Guardar e imprimir" o "Guardar y enviar por correo" tu factura.
Configurar numeración
- Numeración automática: actívalo para generar automáticamente el "Siguiente número" en cada factura.
- Numeración: si manejas varias numeraciones, desde este campo podrás elegir la que requieras para la factura que estés creando.
- Sucursal: puedes seleccionar el código de tu sucursal si así lo deseas.
- Punto de facturación: agrega el código del punto de facturación.
- Siguiente número: corresponde al consecutivo numérico asignado a cada factura que vas creando.
Datos generales
- Cliente: es la persona o empresa a quien va dirigida la factura.
- RUC: corresponde a la identificación RUC de tu cliente, esta se diligencia de manera automática en la factura.
- Fecha de creación: es la fecha en la que se crea la factura.
- Plazo de pago: corresponde al periodo de tiempo establecido para que el cliente realice el pago de la factura.
- Fecha de vencimiento: de acuerdo al plazo elegido, verás la fecha de vencimiento contada a partir del día en que se crea la factura.
Productos y/o servicios
- Nombre: selecciona el producto o servicio a facturar.
- Precio: es el valor de venta del producto o servicio a facturar.
- Descuento: corresponde al porcentaje de descuento a aplicar sobre el precio.
- Impuesto: selecciona el impuesto que se aplicará sobre el precio del producto.
- Cantidad: indica la cantidad del producto a facturar.
- Total: el sistema hace el cálculo del valor del producto, menos el descuento, por la cantidad.
- Eliminar linea: ubica el mouse sobre el total del producto para habilitar la "X".
- Descripción: agrega o modifica la descripción del producto. Solo aplicará para la factura que estás creando.
- Nuevo producto o servicio: incluye más productos o servicios en tu factura.
📌 Nota:
- Puedes configurar tus numeraciones desde el menú de "Configuración" > "Numeraciones".
1.1. Gestiona tus facturas
Después de guardar tus facturas, puedes realizar algunas acciones adicionales para gestionarlas de manera eficiente.
Observa:
📝 Acciones
- Editar: haz cambios en la información del cliente, los productos o servicios vendidos, o cualquier otro detalle de la factura.
- Descargar: obtén una copia digital de tu factura en formato PDF.
- Imprimir: genera el comprobante físico de la factura.
- Enviar por correo: envía la factura directamente a tu cliente por correo electrónico.
-
Anular: cancela totalmente la factura porque se guardó con algun error o porque la venta no se logró concretar.
📌 Nota: anular la factura no significa eliminarla de Alegra, simplemente queda marcada como Anulada para mantener un registro preciso de tus ventas.
- Adjuntos: puedes agregar archivos adjuntos a tu factura si así lo deseas.
2. Administra tus facturas
En Alegra Facturación dispones de una visión general de todas tus facturas de venta, podrás acceder a ellas desde cualquier lugar y en cualquier momento para analizar el desempeño de tu negocio, identificar tendencias, mantener un registro ordenado y tener un mayor control sobre tus ventas.
Observa:
Alegra organiza tus facturas de venta por sucursal, punto de facturación, número, cliente, fecha de creación, fecha de vencimiento, estado y valor total. Adicionalmente, encontrarás los siguientes íconos:
- Exportar: genera un archivo descargable con la información de tus facturas.
- Filtrar: para realizar una busqueda específica de tus facturas.
- Nueva factura: para crear una nueva factura.
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