Los clientes son una parte fundamental de cualquier negocio, ya que representan a las personas jurídicas o naturales con las cuales se establece la venta. Es imprescindible tener registrados a tus clientes para poder generar facturas de forma adecuada y precisa. Al crear y mantener actualizada la información de los clientes, se facilita el proceso de facturación y se asegura una correcta gestión de las transacciones comerciales.
Por ejemplo: "Para garantizar un registro preciso y adecuado de las facturas de venta, la empresa Ejemplar ha decidido crear diferentes clientes para asociar las transacciones correspondientes a cada uno de ellos."
En este artículo, conocerás cómo crear y registrar tus clientes en Alegra Facturación.
👉 Índice:
- Crea tus clientes desde el menú “Clientes”.
- Crea clientes desde los formularios de creación de tus documentos.
- Administra tus clientes.
1. Crea tus clientes desde el menú “Clientes”
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú “Clientes” y haz clic en el botón “Nuevo cliente”.
2. Completa el formulario con la información solicitada. Observa los campos del formulario y su explicación.
3. Finalmente, haz clic en la opción “Guardar”.
Observa:
💡 También puedes pausar o retroceder el video.
📝 Formulario “Nuevo cliente”
Sección - Información general
- Tipo de receptor: define si el contacto que deseas crear es contribuyente, consumidor final, una entidad gubernamental, persona o empresa del extranjero.
- Tipo de contribuyente: define si tu cliente es una persona natural o jurídica.
- RUC: es el número del Registro Único de Contribuyente. Se usa para identificar personas naturales o jurídicas.
📌 Nota: cuando diligencies el RUC, puedes hacer clic en "Consultar" para completar de forma automática los datos del contacto, de esta manera, creas el cliente de una forma mucho más rápida y evitas errores en el registro. - Dígito de verificación (DV): es un número único que se utiliza para validar la autenticidad del RUC o cédula de identificación del cliente.
- Nombre o Razón social: ingresa el nombre de la persona o la empresa según corresponda.
- Corregimiento / Distrito / Provincia: selecciona el corregimiento en el que está ubicado el cliente.
- Dirección: completa los datos con la dirección de tu cliente.
Sección - Información de contacto del cliente
- Correo electrónico: escribe el correo electrónico del nuevo cliente.
- Teléfono: proporciona el número de teléfono del cliente.
- Celular: proporciona el número de celular del cliente
Personas asociadas: si tu cliente es una empresa, puedes asociar personas para que reciban notificaciones directas sobre las facturas generadas.
📌 Nota: los campos marcados como obigatorios (*) pueden variar dependiendo de factores como el tipo de receptor o de contribuyente que elijas y si tienes habilitada la facturación electrónica en tu cuenta.
2. Crea cliente desde los formularios de creación de tus documentos
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Documentos” y haz clic en “Facturas de venta”.
2. Haz clic en el botón “Nueva factura”.
3. En el campo “Cliente”, haz clic en la opción “Nuevo cliente”.
4. Completa el formulario con la información solicitada. Observa los campos del formulario y su explicación.
5. Finalmente, haz clic en “Guardar”.
Observa:
💡 También puedes pausar o retroceder el video.
3. Administra tus clientes
En Alegra Facturación dispones de una vista general de todos tus clientes, podrás visualizarlos de forma organizada por nombre, identificación y teléfono.
Observa:
📝 Acciones
- Filtrar: para realizar una busqueda específica de tus clientes.
- Nuevo cliente: para crear un nuevo cliente.
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