¿Cómo importar tu catálogo de cuentas contables en Alegra? - México

La funcionalidad de importar el Catálogo de cuentas te permite simplificar y personalizar tus procesos contables en Alegra.

Puedes parametrizar tus cuentas contables desde una plantilla de Excel, adaptarla a las necesidades de tu empresa y editarla en línea desde Alegra Sheets para una experiencia más fluida y controlada.

En este artículo, encontrarás toda la información necesaria para que puedas importar tu catálogo de cuentas de manera exitosa. 

👉 Índice

1. 📋 ¿Cuáles son las consideraciones y recomendaciones?

2. 📂 ¿Cuáles son las opciones para importar el catálogo? 

   a. 🤖 ¿Cómo funciona la Importación Inteligente con IA?

   b. 📥 ¿Cómo realizar la importación del catálogo de cuentas con IA?

   c. 🔖 ¿Cómo funciona la importación desde la plantilla de Excel?

3. 🛠️ ¿Qué pasa después de cargar el archivo?
   

📋 ¿Cuáles son las consideraciones y recomendaciones?

Antes de iniciar, considera las recomendaciones que te mencionamos a continuación:

🔹 Este proceso debe realizarlo alguien con conocimientos contables o con la asesoría de un contador.

🔹 Sigue cuidadosamente cada indicación para evitar errores durante la importación.

🔹 Usa el catálogo de ejemplo que te ofrece el sistema para entender cómo estructurar tus cuentas contables.

🔹 Completa la plantilla de Excel proporcionada y no modifiques el orden ni elimines columnas.

🔹 Verifica que toda la información se haya cargado correctamente y que las cuentas estén bien organizadas.

🔹 Puedes decidir si deseas trasladar saldos de períodos cerrados a las nuevas cuentas.

🔹 La plantilla permite importar hasta 2.000 cuentas contables.

📂 ¿Cuáles son las opciones para importar el catálogo?

Alegra ofrece varias formas de importar tu catálogo de cuenta:

🤖 ¿Cómo funciona la Importación Inteligente con IA?

¡Olvídate de las plantillas y del trabajo manual! Con la nueva Importación Inteligente con IA ✨ puedes subir cualquier archivo (Excel, PDF, CSV, TXT y PNG) y la IA hará el resto:

• 🔎 Detecta la estructura del archivo.
• 📄 Extrae y completa automáticamente campos como código, nombre, nivel, elemento y naturaleza.
• ✨ Analiza la información y entrega sugerencias de posibles errores en la información de las cuentas. 
• ✅ Funciona con Alegra Sheets para una edición fluida.
• 🇲🇽 Además, la IA también asignará automáticamente los códigos agrupadores del SAT a cada cuenta contable, facilitando la configuración inicial y reduciendo errores de clasificación.

📥 ¿Cómo realizar la importación del catálogo de cuentas con IA?

Esta opción te permite trabajar directamente desde Alegra Sheets, una herramienta que facilita la edición en línea del archivo de importación, con una experiencia más fluida y controlada.

Sigue estos pasos:

🎥 Observa:

🔖 ¿Cómo funciona la importación desde la plantilla de Excel? 

Sigue estos pasos:

🎥 Observa:

📝 Campos de la plantilla

📝 Campo	Obligatorio	🧩 Descripción
Nivel	✅ Sí	Define si la cuenta es principal o subcuenta. Afecta la estructura jerárquica del catálogo.
Código	❌ No	Asigna un código personalizado a tus cuentas. Puedes dejarlo en blanco si no lo usas.
Nombre de la cuenta	✅ Sí	Nombre único que identifica la cuenta en los registros y reportes. No puede repetirse.
Elemento	✅ Sí	Clasifica la cuenta dentro de los cinco grupos principales: activo, pasivo, capital, ingresos o costos. También puedes incluir gastos o cuentas de orden.
Naturaleza	✅ Sí	Indica si la cuenta es Deudora o Acreedora. Afecta su comportamiento contable.
Agrupador SAT	❌ No	Permite clasificar la cuenta según los códigos agrupadores del SAT.
Uso de la cuenta	❌ No	Define el uso específico de la cuenta. Si lo dejas vacío, se asigna automáticamente según los comportamientos seleccionados.
Tipo de cuenta	❌ No	Elige entre Cuenta de movimiento o Cuenta mayor. Si no eliges, se asigna como cuenta de movimiento.
Ver saldo por terceros	❌ No	Determina si quieres visualizar los saldos detallados por tercero en la Balanza de comprobación. Por defecto, se guarda como Sí.
Descripción	❌ No	Puedes agregar una descripción adicional para identificar mejor la cuenta.

📢 Importante:

• Las columnas obligatorias están marcadas con un asterisco (*) en la plantilla.
• Al posicionar el cursor sobre las celdas de la primera fila, verás notas con ejemplos e instrucciones para diligenciar cada columna correctamente.

🛠️ ¿Qué pasa después de cargar el archivo?

Una vez subas el archivo, pasarás por las siguientes etapas:

✅ Revisión del archivo

¡Es el primer filtro! Verás una vista previa de tu nuevo catálogo de cuentas y podrás:

• Corregir errores detectados.

• Editar directamente en pantalla.

• Agregar, eliminar o duplicar filas.

• O cargar un nuevo archivo si lo prefieres.

⚠️ No podrás continuar hasta que no se corrijan todos los errores.
🟢 Cuando todo esté listo, haz clic en Continuar.

✅ Transferencia de saldos

Si tus cuentas actuales tienen saldos, aquí podrás asignarlos a las nuevas cuentas.

• Usa la columna Nueva cuenta para hacer las asignaciones.

• Si ninguna cuenta tiene saldo, este paso se saltará automáticamente.

• Para avanzar, todas las cuentas con saldo deben tener su equivalente en el nuevo catálogo.

🔔 Este paso garantiza que tu contabilidad continúe sin interrupciones.

✅ Comportamientos automáticos

Aquí defines cómo se usarán tus cuentas en los procesos automáticos de Alegra (ventas, impuestos, anticipos, etc.).

• Desde la columna Nueva cuenta, asigna qué cuenta corresponde a cada comportamiento.

• Algunas vendrán precargadas si recibieron saldos en el paso anterior.

🔔 Al hacer clic en Finalizar, el sistema te notificará cuando el nuevo catálogo esté disponible.
🔔 Si dejaste activado el traslado de transacciones cerradas, verás una advertencia final para confirmar tu decisión.

📌 Nota: los comportamientos automáticos se asignarán de manera predeterminada y solo será necesario revisarlos. 🔍 Cómo asignarle usos o comportamientos automáticos a tus cuentas contables.

¡La contabilidad inteligente ahora es posible con Alegra!