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¿Cómo importar tu catálogo de cuentas contables en Alegra? - México

La funcionalidad de importar el Catálogo de cuentas te permite simplificar y personalizar tus procesos contables en Alegra.

Puedes parametrizar tus cuentas contables desde una plantilla de Excel, adaptarla a las necesidades de tu empresa y editarla en línea desde Alegra Sheets para una experiencia más fluida y controlada.

En este artículo, encontrarás toda la información necesaria para que puedas importar tu catálogo de cuentas de manera exitosa. 

👉 Índice

  1. 📋 ¿Cuáles son las consideraciones y recomendaciones?
  2. 🔖 ¿Cómo funciona la importación desde la plantilla de Excel?
  3. 🛠️ ¿Qué pasa después de cargar el archivo?

📋 ¿Cuáles son las consideraciones y recomendaciones?

Antes de iniciar, considera las recomendaciones que te mencionamos a continuación:

🔹 Este proceso debe realizarlo alguien con conocimientos contables o con la asesoría de un contador.

🔹 Sigue cuidadosamente cada indicación para evitar errores durante la importación.

🔹 Usa el catálogo de ejemplo que te ofrece el sistema para entender cómo estructurar tus cuentas contables.

🔹 Completa la plantilla de Excel proporcionada y no modifiques el orden ni elimines columnas.

🔹 Verifica que toda la información se haya cargado correctamente y que las cuentas estén bien organizadas.

🔹 Puedes decidir si deseas trasladar saldos de períodos cerrados a las nuevas cuentas.

🔹 La plantilla permite importar hasta 2.000 cuentas contables.
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🔖 ¿Cómo funciona la importación desde la plantilla de Excel? 

Sigue estos pasos:

1. Ve al menú Contabilidad y selecciona Catálogo de cuentas.

2. Desde el botón Más acciones Importar catálogo de cuentas

📍 Nota: al descargar la plantilla de Excel encontrarás dos hojas:

▪️ Recomendaciones generales
▪️ Estructura para ingresar las cuentas

3. Sube el archivo elegido y dale continuar, este se convertirá automáticamente en un archivo Alegra Sheets donde puedes trabajar en línea.

4. Revisión del archivo, puedes corregir errores, modificar, eliminar o duplicar filas. Cuando esté todo listo, haz clic en Continuar.

5. Asigna los saldos de tus cuentas anteriores a las nuevas en Transferir saldos y configura reglas en Comportamientos automáticos para usar tus cuentas en procesos como compras o ventas. Completa el proceso haciendo clic en Finalizar

Observa:MEX_AC_Impor_catalogo_sheetsArriba Índice HC

📝 Campos de la plantilla

📝 Campo Obligatorio 🧩 Descripción
Nivel ✅ Sí Define si la cuenta es principal o subcuenta. Afecta la estructura jerárquica del catálogo.
Código ❌ No Asigna un código personalizado a tus cuentas. Puedes dejarlo en blanco si no lo usas.
Nombre de la cuenta ✅ Sí Nombre único que identifica la cuenta en los registros y reportes. No puede repetirse.
Elemento ✅ Sí Clasifica la cuenta dentro de los cinco grupos principales: activo, pasivo, capital, ingresos o costos. También puedes incluir gastos o cuentas de orden.
Naturaleza ✅ Sí Indica si la cuenta es Deudora o Acreedora. Afecta su comportamiento contable.
Agrupador SAT ❌ No Permite clasificar la cuenta según los códigos agrupadores del SAT.
Uso de la cuenta ❌ No Define el uso específico de la cuenta. Si lo dejas vacío, se asigna automáticamente según los comportamientos seleccionados.
Tipo de cuenta ❌ No Elige entre Cuenta de movimiento o Cuenta mayor. Si no eliges, se asigna como cuenta de movimiento.
Ver saldo por terceros ❌ No Determina si quieres visualizar los saldos detallados por tercero en la Balanza de comprobación. Por defecto, se guarda como .
Descripción ❌ No Puedes agregar una descripción adicional para identificar mejor la cuenta.

📢 Importante

  • Las columnas obligatorias están marcadas con un asterisco (*) en la plantilla.
  • Al posicionar el cursor sobre las celdas de la primera fila, verás notas con ejemplos e instrucciones para diligenciar cada columna correctamente.

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🛠️ ¿Qué pasa después de cargar el archivo?

Una vez subas el archivo, pasarás por las siguientes etapas:

✅ Revisión del archivo

¡Es el primer filtro! Verás una vista previa de tu nuevo catálogo de cuentas y podrás:

  • Corregir errores detectados.

  • Editar directamente en pantalla.

  • Agregar, eliminar o duplicar filas.

  • O cargar un nuevo archivo si lo prefieres.

⚠️ No podrás continuar hasta que no se corrijan todos los errores.
🟢 Cuando todo esté listo, haz clic en Continuar.

✅ Transferencia de saldos

Si tus cuentas actuales tienen saldos, aquí podrás asignarlos a las nuevas cuentas.

  • Usa la columna Nueva cuenta para hacer las asignaciones.

  • Si ninguna cuenta tiene saldo, este paso se saltará automáticamente.

  • Para avanzar, todas las cuentas con saldo deben tener su equivalente en el nuevo catálogo.

🔔 Este paso garantiza que tu contabilidad continúe sin interrupciones.

✅ Comportamientos automáticos

Aquí defines cómo se usarán tus cuentas en los procesos automáticos de Alegra (ventas, impuestos, anticipos, etc.).

  • Desde la columna Nueva cuenta, asigna qué cuenta corresponde a cada comportamiento.

  • Algunas vendrán precargadas si recibieron saldos en el paso anterior.

🔔 Al hacer clic en Finalizar, el sistema te notificará cuando el nuevo catálogo esté disponible.
🔔 Si dejaste activado el traslado de transacciones cerradas, verás una advertencia final para confirmar tu decisión.

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¡La contabilidad inteligente ahora es posible con Alegra!

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