Las facturas de venta son documentos que respaldan las actividades comerciales de venta de productos o servicios y son expedidas por un vendedor a su cliente.
Por ejemplo: “Cada vez que la empresa Ejemplar realiza una venta de sus artículos, debe emitir a sus clientes una factura que soporte la transacción, en esta se define la información del vendedor y del cliente, además se describen los productos vendidos, el valor y las condiciones de pago”.
En este artículo, conocerás cómo crear tus facturas de venta en Alegra Facturación y algunas otras generalidades sobre estos que te serán de mucha utilidad en tu día a día.
✏️ Alegra tip: recuerda tener habilitada tu cuenta para poder timbrar tus facturas electrónicamente. Si aún no la tienes, conoce los pasos para habilitar tu Facturación electrónica.
👉 Índice:
1. Pasos para crear y timbrar una factura
Puedes generar tus facturas cuando se entregan bienes o se prestan servicios, en Alegra el proceso de creación de facturas es intuitivo y eficiente. Aquí te explicamos cómo hacerlo:
1. Dirígete al menú de “Documentos” y selecciona la opción “Facturas”.
2. Haz clic en el botón “Nueva factura”.
3. Completa los campos del formulario. Observa los campos del formulario y su explicación.
4. Finalmente, haz clic en “Timbrar”.
Observa:
💡 También puedes pausar o retroceder el video.
✍️ Formulario “Nueva factura de venta”
A continuación te explicamos los campos más importantes de este formulario:
Más ajustes y opciones de timbrado
- Más ajustes: desde este campo podrás elegir la moneda en que se realizará la venta, el vendedor a cargo de la venta o el régimen con el que vas a facturar.
- Opciones de timbrado: desde este botón podrás “Guardar como borrador”, “Guardar sin timbrar”, “Timbrar e imprimir” o “Timbrar y enviar por correo” tu factura.
Configurar serie y folio
- Serie y folio: si manejas varias series, desde este campo podrás elegir la que requieras para la factura que estés creando.
- Serie de factura: corresponde a un prefijo para identificar, por ejemplo, una categoría de facturación específica.
- Siguiente folio de factura: corresponde al consecutivo numérico asignado a cada factura que vas creando.
- Pie de factura: agrega notas que serán visibles en la impresión y en el PDF de la factura.
- Numeración automática: esta opción estará activada por defecto si tienes la facturación electrónica habilitada en tu cuenta.
- Tipo de factura: elige la opción que corresponda para tu caso (“Factura de venta”, “Factura de honorarios”, “Factura de arrendamiento”).
📍 Nota: si eliges “Factura de arrendamiento” recuerda que los productos o servicios a facturar deben contener la información del predial de manera obligatoria. - Uso: indica el uso que el receptor de la factura le dará al comprobante, es decir, el contribuyente emisor del CFDI deberá indicar cuál es el uso que el receptor del CFDI dará al mismo. Observa el catálogo de usos de los CFDI y su explicación.
- Método de pago: puedes seleccionar “Una sola exhibición” para ventas de contado o “Parcialidades o diferido” para ventas que no serán pagadas de inmediato.
- Forma de pago: si seleccionaste el pago en una sola exhibición, selecciona la forma de pago que fue utilizada, por ejemplo: efectivo, tarjeta de crédito, tarjeta de débito, entre otras. Si escogiste el método de pago en parcialidades, la forma de pago solo puede ser “Por definir”.
Sección - Datos generales
- Cliente: es la persona o empresa a quien va dirigida la factura.
🔎 Conoce cómo crear tus clientes en Alegra Facturación. - RFC: corresponde a la identificación RFC de tu cliente, esta se diligencia de manera automática en la factura.
- Fecha de creación: es la fecha en la que se crea la factura.
- Régimen Fiscal: es el conjunto de leyes que rigen una actividad. Los regímenes fiscales se encuentran en los dos tipos de persona (Persona Física y Persona Moral) que encontramos al momento del registro ante el SAT.
- Plazo de pago: corresponde al periodo de tiempo establecido para que el cliente realice el pago de la factura.
- Vencimiento: de acuerdo al plazo elegido, verás la fecha de vencimiento contada a partir del día en que se crea la factura. Si elegiste “Vencimiento manual” como plazo de pago, debes seleccionar la fecha de vencimiento que desees.
Sección - Productos y/o servicios
- Nombre: selecciona el producto o servicio a facturar.
- Precio: es el valor de venta del producto o servicio a facturar.
- Descuento: corresponde al porcentaje de descuento a aplicar sobre el precio.
- Impuesto: selecciona el impuesto que se aplicará sobre el precio del producto.
- Cantidad: indica la cantidad del producto a facturar.
- Total: el sistema hace el cálculo del valor del producto, menos el descuento, por la cantidad.
- Descripción: agrega o modifica la descripción del producto. Solo aplicará para la factura que estás creando.
- Agregar producto o servicio: incluye más productos o servicios en tu factura.
Otros
- Agregar retención: aplica retenciones sobre el valor total por cobrar de la factura.
- Notas: agrega información adicional sobre la venta.
- Términos y condiciones: define los términos y condiciones, y/o las posibles cláusulas en caso de reclamos.
📢 Importante:
- El folio o serie para tus facturas de venta puede ser manual o automático.
🔎 Puedes crear tus series y folios desde el menú de “Configuración” > “Numeraciones”. - Define los tipos de impuestos y retenciones que aplicas a tus facturas.
🔎 Crea tus impuestos y retenciones desde el menú de “Configuración” > y haz clic en “Impuestos” o “Retenciones”. - Al timbrar tus documentos podrás imprimir tus facturas con el sello digital. Si tu documento tiene varias páginas, el sello se imprimirá en la última página del mismo.
- Una vez timbrada la factura de venta verás los archivos “XML” y “PDF”, los cuales puedes descargar.
A. Gestiona tu factura
Después de timbrar tus facturas, puedes realizar algunas acciones adicionales para gestionarlas de manera eficiente.
Observa:
👉 Acciones
- Editar: haz cambios en la información del cliente, los productos o servicios vendidos, o cualquier otro detalle de la factura. Si la factura ya fue timbrada ante el SAT, esta acción estará deshabilitada.
- Imprimir: genera el comprobante físico de la factura.
- Enviar: envía la factura directamente a tu cliente por correo electrónico.
-
Cancelar: anula totalmente la factura porque se timbró con algún error o porque la venta no se logró concretar.
📍 Nota: cancelar la factura no significa eliminarla de Alegra, simplemente queda marcada como cancelada para mantener un registro preciso de tus ventas.
- Asociar nota de crédito: para realizar ajustes y correcciones en la factura, conservando su validez de timbrado.
- Descargar: obtén una copia digital de tu factura en formato PDF.
- Información de timbre SAT: muestra los datos de timbrado de la factura, como la fecha, versión CFDI, el código UUID y el archivo digital en formato XML.
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