Alegra es un sistema contable, administrativo y de facturación que permite crear facturas de venta de forma fácil y rápida. Sus funcionalidades han ayudado a cientos de Freelancers a ganar tiempo gestionando su facturación y a impulsar sus ganancias.
Con Alegra estos profesionales también han tenido éxito llevando un control de sus finanzas, ya que nuestro sistema se adapta a sus actividades comerciales y posee herramientas que simplifican sus tareas diarias.
En esta ayuda te compartiremos herramientas y tips para que puedas potenciarte como Freelancer con Alegra.
¡Comencemos!
Contenido:
- Configura tu información personal.
- Crea tus servicios en el sistema de Alegra.
- Crea combos de servicios para facturar tus ofertas.
- Crea tus cuentas de Banco.
- Registra tus clientes en el sistema.
- Factura tus ventas como Freelancer.
- Gestiona tus compras a proveedores.
- Vende desde un Smartphone o Tablet.
¿Cómo empiezas a facturar como Freelancer con Alegra?
1. Configura tu información personal
Luego de crear una cuenta en Alegra, debes configurar tu información personal para comenzar a registrar tus ventas como Freelancer.
Sigue estos pasos para configurar tu información personal:
1. Haz clic en el menú "Configuración".
2. Dirígete al recuadro "Empresa" haz clic en la opción "Empresa".
3. Completa el formulario con la información solicitada. Puedes ver su explicación más adelante.
4. Haz clic en el botón "Guardar" para confirmar los cambios.
Formulario configurar información personal
A continuación te mostramos los campos más importantes de este formulario:
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Logo: puedes cargar la imagen de tu logo para que se muestre en tus documentos y en tu cuenta. Para que tu logo se vea correctamente, la imagen debe tener 178 píxeles de ancho y 51 píxeles de alto, y su tamaño no debe superar los 2MB.
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Nombre: corresponde a tu nombre personal.
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Número de identificación: corresponde a tu número de identificación.
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Dirección: tu ubicación geográfica.
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Ciudad: ciudad en la que te encuentras.
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Teléfono: tu teléfono.
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Correo electrónico: coloca una dirección de correo electrónico personal.
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Sitio web: agrega tu página web.
Configuración básica
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País: coloca el país en el que te encuentras.
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Zona horaria: es la zona horaria correspondiente a tu ubicación.
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Número de empleados: elige la cantidad de empleados que tienes, en el caso de que trabajes con empleados.
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Moneda: selecciona la moneda que usarás para crear tus comprobantes. El sistema selecciona por defecto tu moneda local.
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Sector: elige una actividad económica que se ajuste a los servicios que ofreces.
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Precisión decimal: selecciona el número de decimales con los que quieres elaborar tus documentos.
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Separador decimal: elige entre la coma y el punto como signo separador de decimales.
Importante:
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La información solicitada por el formulario puede variar de acuerdo a la versión del país que utilizas.
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Los campos del formulario marcados con un asterisco ( * ) son requeridos.
2. Crea tus servicios en el sistema de Alegra
Al momento de crear una cuenta en Alegra tienes la opción de crear tus servicios como Freelancer uno a uno o importarlos de forma masiva desde una hoja de cálculo (Excel).
Como sabemos que los servicios tienen precios y descripción variables, te recomendamos crearlos con un nombre y precio genérico. Al momento de crear la factura de venta podrás cambiar el precio y agregar una descripción específica.
Sigue estos pasos para crear tus servicios uno a uno:
1. Haz clic en el menú "Inventario".
2. Elige la opción "Ítems de venta".
3. Haz clic en el botón "Nuevo ítem de venta".
4. Selecciona la opción de crear un "Servicio".
5. Completa el formulario con la información solicitada. Puedes ver su explicación más adelante.
6. Para finalizar, haz clic en el botón "Crear servicio".
Observa:
Si deseas conocer más sobre la creación de ítems de venta, puedes leer los siguientes artículos:
3. Crea combos de servicios para facturar tus ofertas
En Alegra puedes registrar tus ítems de venta en el sistema y también crear combos de servicios para agilizar la facturación y ofrecer a tus clientes ofertas especiales.
Sigue estos pasos para crear combos en el sistema:
1. Haz clic en el menú "Inventario".
2. Elige la opción "Ítems de venta".
3. Haz clic en el botón "Nuevo ítem de venta".
4. Selecciona la opción "Combo".
5. Llena los campos del formulario básico y haz clic en "Completar combo".
6. Completa el formulario con la información solicitada. Puedes ver su explicación más adelante.
7. Haz clic en la opción "Guardar" para conservar los cambios.
Observa:
A partir de ahora podrás usar este combo en tus facturas y cotizaciones como un ítem regular.
Si deseas conocer más sobre la creación de combos, te recomendamos leer este artículo.
4. Crea tus cuentas de Banco
Las cuentas de banco te permiten llevar el control de tus entradas y salidas de dinero, asociadas a cuentas de banco o efectivo. También puedes llevar el control de tus tarjetas de crédito.
En Alegra puedes crear todas las cuentas de banco, caja o tarjetas de crédito que necesites para llevar el control de tu dinero.
Sigue los siguientes pasos para crear una nueva cuenta de banco:
2. Selecciona el botón "Nuevo banco".
3. Completa el formulario con la información solicitada, puedes ver la explicación más adelante.
4. Para finalizar, haz clic en el botón "Guardar".
Observa:
Si deseas conocer más información y recomendaciones a la hora de crear tus cuentas de banco, te recomendamos leer el siguiente artículo.
5. Registra tus clientes en el sistema
Si cuentas con un listado de clientes a los que vendes de forma habitual, te recomendamos crearlos previamente en el sistema para ganar tiempo al momento de crear tus facturas.
En Alegra tienes la opción de registrar tus contactos uno a uno, crearlos desde el formulario de elaboración de facturas o importarlos de forma masiva desde una hoja de cálculo (Excel).
Sigue estos pasos para crear un contacto:
1. Haz clic en la opción "Contactos" ubicada en el menú principal.
3. Haz clic en el botón "Nuevo contacto".
4. Completa el formulario con la información del contacto, puedes ver la explicación más adelante.
5. Selecciona dentro del formulario si tu contacto es Cliente, Proveedor o ambos.
6. Haz clic en "Crear contacto" para conservar los cambios.
Observa:
Si deseas conocer más sobre la creación de contactos, puedes consultar este artículo.
Si deseas conocer el estado de cuenta por cliente, puedes consultar este artículo.
6. Factura tus ventas como Freelancer
Las facturas de venta son documentos que sirven de respaldo para tus actividades comerciales. Pueden ser de venta de productos o servicios y las expide un vendedor a su cliente.
Una vez registrados tus servicios y clientes en Alegra, puedes elaborar facturas en segundos desde tu navegador.
Sigue estos pasos para crear una factura de venta:
1. Haz clic en el menú "Ingresos".
2. Selecciona la opción "Facturas de venta".
3. Haz clic en el botón "Nueva factura".
4. Completa el formulario con la información solicitada. Puedes ver su explicación más adelante.
5. Para finalizar, haz clic en el botón "Guardar".
Observa:
Si quieres saber más sobre la creación de tus facturas de venta, te recomendamos leer los siguientes artículos:
- Agregar múltiples impuestos a tus facturas de venta.
- Notifica el vencimiento de facturas de venta a tus clientes.
7. Gestiona tus compras a proveedores
Con Alegra puedes elaborar órdenes de compra indicando la cantidad, detalle, precio y forma de pago. Además, puedes enviarlas a tu proveedor como soporte para la solicitud de los servicios o mercancía que requieres.
También puedes registrar en el sistema las facturas que respaldan la compra detallando la información de tu proveedor, los ítems comprados, su valor y las condiciones de pago.
Sigue estos pasos para generar tus facturas de proveedor en el sistema:
1. Haz clic en el menú "Gastos".
2. Elige la opción "Facturas de proveedores".
3. Haz clic en el botón "Nueva factura de proveedor".
4. Completa el formulario con los campos solicitados. Puedes ver su explicación más adelante.
5. Para finalizar, haz clic en el botón "Guardar".
Si deseas conocer más sobre la creación de órdenes de compra y facturas a proveedores te recomendamos leer estos artículos:8. Vende desde un Smartphone o Tablet
Para agilizar aún más tu contabilidad como Freelancer, Alegra también cuenta con una aplicación móvil para sistemas iOS y Android, con la cual puedes realizar transacciones desde cualquier lugar y sincronizar las operaciones con tu cuenta de Alegra en tiempo real.
Observa:
Descárgala desde tu tienda de apps favorita:
- Clasificar tus ítems de venta por categorías.
- Crear y administrar tus vendedores.
- Aprender a crear cotizaciones.
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Crear remisiones y ordenes de compra.
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Aprender a crear diversos reportes financieros.
- Conocer todas las integraciones que puedes hacer con tu cuenta de Alegra visitando nuestro Marketplace.
Si deseas agilizar aún más tu contabilidad como Freelancer, puedes invitar a tu asesor contable a crear una cuenta en Alegra Contador, así podrá visualizar toda tu información contable en tiempo real, elaborar reportes y gestionar las finanzas de otros clientes registrados en Alegra.
¿Aún no tienes una cuenta en Alegra?
Conoce todas las soluciones que te brinda el ecosistema de Alegra: Alegra Contabilidad, Alegra POS, Alegra Tienda y si estás en Colombia también podrás adquirir la solución de Alegra Nómina. Además te invitamos a registrarte en Alegra Contador una solución gratuita hecha para darle superpoderes a la profesión contable.
Si deseas conocer más sobre cómo utilizar Alegra en tu negocio, te invitamos a registrarte en Alegra Academy, donde aprenderás a usar cada una de las herramientas y podrás certificarte en el manejo de Alegra.
Descubre las próximas actualizaciones de Alegra visitando la siguiente tabla de funcionalidades, allí podrás encontrar las nuevas herramientas que incluiremos en cada una de las versiones.
Recuerda escribirnos si tienes inquietudes sobre este y otros procesos en Alegra. Nuestro equipo de soporte está listo para ayudarte.
