--- title: ¿Cómo asignar usos o comportamientos automáticos a tus cuentas contables en Alegra? description: Aprende a emitir y activar facturas electrónicas para el sector salud en Alegra fácil y rápido. Cumple con los requisitos de la DIAN. --- [Ir directamente al contenido](https://ayuda.alegra.com/col/asignar-comportamientos-automaticos-a-cuentas#main-content) ![colombia](https://ayuda.alegra.com/hs-fs/hubfs/colombia.png?width=60&height=60&name=colombia.png) - [Colombia](https://ayuda.alegra.com/col) - [México](https://ayuda.alegra.com/mex) - [R. Dominicana](https://ayuda.alegra.com/dom) - [Costa Rica](https://ayuda.alegra.com/cri) - [España](https://ayuda.alegra.com/esp) - [Panamá](https://ayuda.alegra.com/pan) - [Perú](https://ayuda.alegra.com/per) - [Argentina](https://ayuda.alegra.com/arg) - [Venezuela](https://ayuda.alegra.com/ven) Abrir navegación principal Cerrar navegación principal - [Colombia](https://ayuda.alegra.com/col) - [México](https://ayuda.alegra.com/mex) - [R. 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Los **comportamientos automáticos** le indican a [Alegra](https://www.alegra.com/colombia/contabilidad/?utm_source=help-center&utm_medium=product-marketing&utm_campaign=col-ac-como_asignar_usos_o_comportamientos_automaticos_a_tus_cuentas_contables_en_alegra-tmd_pmkt) **para qué sirve cada cuenta de tu contabilidad**, para que el sistema la use sola cada vez que crees una factura, registres un gasto o un pago. Configurarlos te ahorra tiempo porque no tienes que buscar la cuenta correcta en cada transacción. #### **👉 Índice** 1. [💡 ¿Qué son los comportamientos automáticos?](https://ayuda.alegra.com/col/asignar-comportamientos-automaticos-a-cuentas#P1) 2. [✅ ¿Cuándo te conviene asignar comportamientos automáticos?](https://ayuda.alegra.com/col/asignar-comportamientos-automaticos-a-cuentas#P2) 3. [🌳 ¿Qué comportamiento debo elegir según mi tipo de negocio?](https://ayuda.alegra.com/col/asignar-comportamientos-automaticos-a-cuentas#P3) 4. [⚙️ ¿Cómo asignar un comportamiento a una cuenta contable paso a paso?](https://ayuda.alegra.com/col/asignar-comportamientos-automaticos-a-cuentas#P4) 5. [⚠️ Errores típicos al asignar comportamientos](https://ayuda.alegra.com/col/asignar-comportamientos-automaticos-a-cuentas#P5). 6. [💬 Preguntas frecuentes](https://ayuda.alegra.com/col/asignar-comportamientos-automaticos-a-cuentas#P6). ### 💡 ¿Qué son los comportamientos automáticos? Imagina que en tu negocio cada movimiento (una venta, un gasto, un pago) tiene un lugar específico en tu **contabilidad**. Esos "lugares" son las **cuentas contables** de tu **Plan Único de Cuentas (PUC)**: - 🛒 Una cuenta para registrar el **dinero que entra cuando vendes**. - 💸 Otra para los **gastos** de tu negocio. - 🏦 Otra para el **dinero que tienes en el banco**. - 📦 Otra para tu **inventario**. - 🧾 Otra para los **impuestos** que cobras o pagas. Los **comportamientos automáticos** son una **etiqueta** que le pones a cada cuenta para que Alegra **sepa qué tipo de cuenta es**. Así, cuando creas una factura, Alegra ya sabe automáticamente cuál es tu **cuenta de ventas** y la registra ahí. No tienes que recordar el código ni buscarla a mano cada vez. 💡 **Lo importante:** Configuras los comportamientos **una sola vez** y Alegra los aplica solo en todas tus operaciones siguientes. Es como decirle al sistema *"de ahora en adelante, esta cuenta es la de ventas, esta es la del banco, etc."*. 📍 **¿Qué pasa si no asignas comportamientos?** La cuenta sigue existiendo en tu PUC, pero **no aparece automáticamente** cuando creas facturas, gastos o pagos. Tendrías que buscarla manualmente cada vez, lo cual es lento y aumenta el riesgo de equivocarte. [![Arriba Índice HC](https://ayuda.alegra.com/hs-fs/hubfs/Arriba%20%C3%8Dndice%20HC.png?width=30&height=30&name=Arriba%20%C3%8Dndice%20HC.png)](https://ayuda.alegra.com/col/asignar-comportamientos-automaticos-a-cuentas#IN) ### **✅ ¿Cuándo te conviene asignar comportamientos automáticos?** Estos son los 3 momentos típicos en los que vale la pena hacerlo: [![Arriba Índice HC](https://ayuda.alegra.com/hs-fs/hubfs/Arriba%20%C3%8Dndice%20HC.png?width=30&height=30&name=Arriba%20%C3%8Dndice%20HC.png)](https://ayuda.alegra.com/col/asignar-comportamientos-automaticos-a-cuentas#IN) ### 🌳 ¿Qué comportamiento debo elegir según mi tipo de negocio? Si no sabes cuál asignar, usa esta guía rápida según el tipo de negocio que manejas: - ##### 🛍️ Si tienes un comercio (tienda, restaurante, peluquería, taller) - ##### 🏭 Si tienes un negocio con inventario (distribuidora, tienda con stock) Suma a la lista anterior: - ##### 💼 Si prestas servicios (consultoría, freelance, agencia) - ##### 🏗️ Si tienes empresa con empleados Suma a las listas anteriores: 💡 **AlegraTip:** Si tu negocio combina varios modelos (vendes productos **y** prestas servicios), crea cuentas separadas para cada línea (ej. **Ventas productos** y **Ventas servicios**) y asigna el mismo comportamiento a las dos. Así puedes ver el ingreso desglosado en tus reportes. [![Arriba Índice HC](https://ayuda.alegra.com/hs-fs/hubfs/Arriba%20%C3%8Dndice%20HC.png?width=30&height=30&name=Arriba%20%C3%8Dndice%20HC.png)](https://ayuda.alegra.com/col/asignar-comportamientos-automaticos-a-cuentas#IN) ### ⚙️ ¿Cómo asignar un uso a una cuenta contable paso a paso?  1\. Ve a **Contabilidad \>** [Catálogo de cuentas](https://app.alegra.com/category?utm_source=help-center&utm_medium=product-marketing&utm_campaign=col-ac-como_asignar_usos_o_comportamientos_automaticos_a_tus_cuentas_contables_en_alegra-tmd_pmkt) **\> **Busca la cuenta a la que le quieres asignar un comportamiento. Puedes usar el **buscador** o navegar por las categorías (Activos, Pasivos, Ingresos, Gastos). 2\. Haz clic en el ícono de **Editar** (✏️) que aparece junto a la cuenta. En el formulario de edición, busca el campo **Comportamiento automático**. 3\. **Selecciona el comportamiento** que corresponde a tu cuenta (por ejemplo, *Cuenta de ventas*, *Cuenta bancaria*, *Cuenta de gastos*) \> Haz clic en **Guardar**. Observa: [![COMPORTAMIENTOS\_AUTOMÁTICOS\_I](https://ayuda.alegra.com/hs-fs/hubfs/COMPORTAMIENTOS_AUTOM%C3%81TICOS_I.gif?width=670&height=377&name=COMPORTAMIENTOS_AUTOM%C3%81TICOS_I.gif)](https://ayuda.alegra.com/hubfs/COMPORTAMIENTOS_AUTOM%C3%81TICOS_I.mp4?hsLang=es) ✅ Listo. De ahora en adelante, esa cuenta aparecerá automáticamente cada vez que crees una transacción del tipo correspondiente. 💡 **AlegraTip:** Si tienes muchas cuentas nuevas que configurar al mismo tiempo, te conviene asignar los comportamientos en una sola sesión. Así dejas tu PUC listo y Alegra puede automatizar todo desde el primer día. ##### 📋 Lista completa de comportamientos disponibles Si no estás seguro de cuál asignar, mira la columna **Para qué sirve** y elige el que más se parezca a la función de tu cuenta: 📍 La lista exacta de comportamientos disponibles puede variar según tu plan de Alegra. Si en tu cuenta ves más opciones o nombres ligeramente distintos, no te preocupes — el concepto es el mismo. [![Arriba Índice HC](https://ayuda.alegra.com/hs-fs/hubfs/Arriba%20%C3%8Dndice%20HC.png?width=30&height=30&name=Arriba%20%C3%8Dndice%20HC.png)](https://ayuda.alegra.com/col/asignar-comportamientos-automaticos-a-cuentas#IN) ### ⚠️ Errores típicos al asignar comportamientos Estos son los **5 errores más comunes** que vemos en cuentas nuevas. Revisalos antes de empezar: - ##### ❌ Error 1 — Asignar "Cuenta de ventas" a una cuenta de gasto > *"Asigné Cuenta de ventas a 5135 - Arriendo porque me confundí con la flecha del menú."* **Por qué pasa:** las cuentas que empiezan con **4** son ingresos y las que empiezan con **5** son gastos. Es fácil mezclarlas al principio. **Cómo prevenirlo:** revisa el **primer dígito** del código antes de asignar. 4 → ingresos / ventas. 5 → gastos. - ##### ❌ Error 2 — Dejar el efectivo (caja) sin comportamiento > *"Asigné el banco como Cuenta bancaria pero la caja la dejé sin nada."* **Por qué pasa:** el usuario piensa que "Cuenta bancaria" es solo para bancos formales. **Cómo prevenirlo:** **Efectivo y caja también van con comportamiento Cuenta bancaria** (es el más cercano funcionalmente, porque Alegra los trata como "lugares donde tienes dinero"). - ##### ❌ Error 3 — Asignar el mismo comportamiento a 2 cuentas que se contradicen > *"Tengo dos cuentas marcadas como Cuenta de IVA: una de IVA generado y otra de IVA descontable."* **Por qué pasa:** el usuario no diferencia entre el IVA que **cobra** (a clientes) y el que **paga** (a proveedores). **Cómo prevenirlo:** revisa la lista de comportamientos completa — Alegra tiene **dos comportamientos separados**: **Cuenta de IVA generado** (lo cobras) y **Cuenta de IVA descontable** (lo pagas). - ##### ❌ Error 4 — Olvidar asignar las cuentas de retención > *"No me aparece la retención automáticamente cuando creo una factura con cliente del régimen común."* **Por qué pasa:** las cuentas de **Retefuente**, **ReteIVA** y **ReteICA** se quedan sin comportamiento porque el usuario no las usa en sus primeras facturas. **Cómo prevenirlo:** si vas a aplicar retenciones, **asígnales el comportamiento Cuenta de retención** desde el principio. Si todavía no lo haces, puedes hacerlo cuando emitas tu primera factura con retención. - ##### ❌ Error 5 — Cambiar el comportamiento después de tener movimientos > *"Cambié el comportamiento de 4135 Ventas a Cuenta de gastos por error y ahora mis reportes están raros."* **Por qué pasa:** se puede editar en cualquier momento, pero los registros ya hechos **conservan la cuenta original** — y si cambias el comportamiento, el reporte futuro puede mostrar inconsistencias. **Cómo prevenirlo:** antes de cambiar el comportamiento de una cuenta que ya tiene movimientos, **valida con tu contador** si conviene cambiarlo o si es mejor crear una cuenta nueva. [![Arriba Índice HC](https://ayuda.alegra.com/hs-fs/hubfs/Arriba%20%C3%8Dndice%20HC.png?width=30&height=30&name=Arriba%20%C3%8Dndice%20HC.png)](https://ayuda.alegra.com/col/asignar-comportamientos-automaticos-a-cuentas#IN) ### 💬 Preguntas frecuentes - **¿Puedo cambiar el comportamiento de una cuenta después de usarla?** Sí. Puedes editar la cuenta en cualquier momento y cambiar su comportamiento. El cambio aplica para **las transacciones nuevas** que crees a partir de ese momento; las anteriores conservan el comportamiento que tenían cuando se registraron. - **¿Qué pasa si por error asigno mal el comportamiento de una cuenta?** Tu contabilidad puede mostrar valores en lugares equivocados (por ejemplo, ventas que aparecen como gastos). Corrígelo cuanto antes editando la cuenta y asignándole el comportamiento correcto. Si ya hay transacciones registradas con el comportamiento equivocado, consulta con tu contador si conviene **reclasificarlas** o dejarlas como están. - **¿Una cuenta puede tener más de un comportamiento al mismo tiempo?** No. Cada cuenta tiene **un solo comportamiento automático**. Si necesitas dos funciones distintas (por ejemplo, dos tipos de ingresos), lo mejor es crear **dos cuentas separadas** y asignarle a cada una el comportamiento correspondiente. - **¿Dónde veo qué comportamientos tengo asignados a cada cuenta?** Dirígete a **Contabilidad** \> **Plan de cuentas** y abre cualquier cuenta. En la vista de detalle aparece el campo **Comportamiento automático** con el valor asignado (o vacío si no tiene ninguno). - **¿Tengo que asignar comportamiento a TODAS mis cuentas?** No. Solo a las cuentas que vas a **usar regularmente** en tus operaciones diarias (ventas, gastos, banco, inventario, impuestos). Las cuentas que casi nunca usas pueden quedarse sin comportamiento — Alegra simplemente no las propondrá automáticamente. - **¿Esto cambia algo en mi facturación electrónica DIAN?** No. Los comportamientos automáticos son una **configuración interna de Alegra** para automatizar tu contabilidad. **No afectan** el contenido de la factura electrónica que llega a la DIAN ni a tu cliente — solo agilizan el registro contable interno. - **Si me equivoco al asignar un comportamiento, ¿se daña mi PUC?** **No se daña.** El PUC y las cuentas siguen funcionando. Lo único que cambia es **a qué cuenta Alegra va por defecto** en las transacciones nuevas. Puedes ajustar el comportamiento cuantas veces necesites sin afectar tus reportes históricos. - **¿Necesitas ayuda?** Si tienes dudas al asignar comportamientos a tus cuentas, escríbenos desde el **chat de soporte** dentro de Alegra. Si no estás seguro de qué cuenta usar para un tipo de transacción, también puedes consultar con tu contador. [![Arriba Índice HC](https://ayuda.alegra.com/hs-fs/hubfs/Arriba%20%C3%8Dndice%20HC.png?width=30&height=30&name=Arriba%20%C3%8Dndice%20HC.png)](https://ayuda.alegra.com/col/asignar-comportamientos-automaticos-a-cuentas#IN) **¿Aún no tienes cuenta en Alegra?** **[![Nuevo botónes Regístrate](https://ayuda.alegra.com/hs-fs/hubfs/Knowledge%20Base%20Import/Nuevo%20bot%C3%B3nes%20Reg%C3%ADstrate.png?width=137&height=50&name=Nuevo%20bot%C3%B3nes%20Reg%C3%ADstrate.png)](https://app.alegra.com/register?utm_source=help-center&utm_medium=product-marketing&utm_campaign=col-con-asignar_comportamientos_automaticos_a_cuentas-tmd_pmkt)** - [Alegra Contabilidad](https://ayuda.alegra.com/col/alegra-contabilidad?hsLang=es#main-content) - [Facturación Electrónica](https://ayuda.alegra.com/col/alegra-contabilidad?hsLang=es#facturaci%C3%B3n-electr%C3%B3nica) - [Ingresos](https://ayuda.alegra.com/col/alegra-contabilidad?hsLang=es#ingresos) - [Gastos](https://ayuda.alegra.com/col/alegra-contabilidad?hsLang=es#gastos) - [Documento Soporte Electrónico](https://ayuda.alegra.com/col/alegra-contabilidad?hsLang=es#documento-soporte-electr%C3%B3nico) - [Contactos](https://ayuda.alegra.com/col/alegra-contabilidad?hsLang=es#contactos) - [Inventario](https://ayuda.alegra.com/col/alegra-contabilidad?hsLang=es#inventario) - [Bancos](https://ayuda.alegra.com/col/alegra-contabilidad?hsLang=es#bancos) - [Contabilidad](https://ayuda.alegra.com/col/alegra-contabilidad?hsLang=es#contabilidad) - [Reportes inteligentes](https://ayuda.alegra.com/col/alegra-contabilidad?hsLang=es#reportes-inteligentes) - [Configuraciones](https://ayuda.alegra.com/col/alegra-contabilidad?hsLang=es#configuraciones) - [Impuestos y Retenciones](https://ayuda.alegra.com/col/alegra-contabilidad?hsLang=es#impuestos-y-retenciones) - [Sector Salud](https://ayuda.alegra.com/col/alegra-contabilidad?hsLang=es#sector-salud) - [Información Exógena](https://ayuda.alegra.com/col/alegra-contabilidad?hsLang=es#informaci%C3%B3n-ex%C3%B3gena) - [Casos de uso](https://ayuda.alegra.com/col/alegra-contabilidad?hsLang=es#casos-de-uso) - [Alegra Nómina](https://ayuda.alegra.com/col/alegra-n%C3%B3mina?hsLang=es#main-content) - [Nómina Electrónica](https://ayuda.alegra.com/col/alegra-n%C3%B3mina?hsLang=es#n%C3%B3mina-electr%C3%B3nica) - [Empleados](https://ayuda.alegra.com/col/alegra-n%C3%B3mina?hsLang=es#empleados) - [Configuración | Solo Emisión](https://ayuda.alegra.com/col/alegra-n%C3%B3mina?hsLang=es#configuraci%C3%B3n-solo-emisi%C3%B3n) - [Nómina Electrónica | Solo Emisión](https://ayuda.alegra.com/col/alegra-n%C3%B3mina?hsLang=es#n%C3%B3mina-electr%C3%B3nica-solo-emisi%C3%B3n) - [Empleados | Solo Emisión](https://ayuda.alegra.com/col/alegra-n%C3%B3mina?hsLang=es#empleados-solo-emisi%C3%B3n) - [Liquidación](https://ayuda.alegra.com/col/alegra-n%C3%B3mina?hsLang=es#liquidaci%C3%B3n) - [Configuración | Liquidación + Emisión](https://ayuda.alegra.com/col/alegra-n%C3%B3mina?hsLang=es#configuraci%C3%B3n-liquidaci%C3%B3n-emisi%C3%B3n) - [Nómina Electrónica | Liquidación + Emisión](https://ayuda.alegra.com/col/alegra-n%C3%B3mina?hsLang=es#n%C3%B3mina-electr%C3%B3nica-liquidaci%C3%B3n-emisi%C3%B3n) - 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