Cómo asignarle usos o comportamientos a tus cuentas contables en Alegra

Alegra te ofrece diferentes cuentas contables automáticas para procesos y documentos determinados, como por ejemplo:

• Al momento de realizar una venta, los ingresos se dirigen a la cuenta contable “Ventas”. 
• Al momento de realizar una venta a crédito, el saldo por cobrar se dirige a la cuenta contable “Cuentas por cobrar”. 

En este artículo te explicamos como puedes asignarle por medio de un uso, un comportamiento automático a tus diferentes cuentas contables independientemente de su clasificación, de esta forma podrás personalizar el sistema de acuerdo a tus necesidades según la naturaleza y estructura que tenga tu empresa de forma fácil y rápida. 🚀 

👉 Contenido:

1. Cómo crear una cuenta contable y asignarle el uso contable.
2. Cómo asignarle un uso a una cuenta contable ya creada.
3. Diferentes tipos de “Uso de cuentas contables”.
4. Algunos ejemplos prácticos de cuentas contables y su uso. 

Las cuentas contables a las que le selecciones una opción en el campo "Uso de cuentas contables" las podrás visualizar en la sección de configuración contable de los ítems de venta, contactos, impuestos y retenciones.

1. Cómo crear una cuenta contable y asignarle el uso contable

Sigue estos pasos:

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Formulario “Nueva cuenta contable”

• Nombre (Obligatorio): aquí se debe colocar el nombre que recibirá la cuenta contable. 
• Código: se puede colocar el código alfanumérico, esto con el fin de identificarla de manera única dentro de Alegra. 
• Tipo de cuenta (Obligatorio): seleccionar la opción correspondiente entre “Cuenta Mayor”, es decir, cuenta contable que solo podrá acumular saldos de las subcuentas que pertenezcan a ella o “Cuenta de movimiento”, es decir, cuenta contable que puede mover saldos en los diferentes documentos y registros contables.
  📍 Nota: si el tipo de cuenta es “Cuenta Mayor” la cuenta contable correspondiente estará inhabilitada para recibir movimientos.
• Uso de la cuenta: selecciona una opción para definir el comportamiento de la cuenta a crear o si deseas usarla en los registros automáticos del sistema, es decir, las cuentas a las que les asignes este campo las podrás visualizar en la sección de configuración contable de los ítems de venta, contactos, impuestos y retenciones, adicionalmente podrás seleccionarlas en la parametrización contable.

• Naturaleza (Obligatorio): seleccionar la opción correspondiente entre “Deudora” o “Acreedora”, el sistema va a traer seleccionada una opción según la cuenta contable en donde se vaya a crear la subcuenta, se podrá editar la naturaleza en cuentas de Activos (exceptuando "Efectivo y equivalente") y Patrimonio, en las demás cuentas no podrá cambiar su naturaleza.
• Descripción: se puede agregar información necesaria o importante que deba contener la subcuenta creada.
• Ver saldo de cuenta por terceros: esta opción agrega (“Activar”) o no (“Desactivar”) la posibilidad de ver los saldos detallados por terceros para esa cuenta contable en el reporte Balance de prueba por tercero (Balanza de comprobación por tercero, Balance de comprobación por tercero). 

2. Cómo asignarle un uso a una cuenta contable ya creada

Sigue estos pasos:

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3. Diferentes tipos de “Uso de cuentas contables”

Al momento de crear o editar tu cuenta contable y asignarle el uso que desees podrás elegir entre las siguientes opciones:

• Bancos tipo banco (Activo corriente): todas las cuentas contables creadas con este uso se crearán automáticamente en el módulo de “Bancos”.

📌 Nota: cuando se cambia el uso “Bancos tipo banco” a una cuenta contable creada con ese uso asignado, se borrará de igual forma en el módulo de bancos. Adicionalmente, si tienes una cuenta contable y le asignas el Uso de cuenta contable de bancos aparecerá de forma automática en el módulo de Bancos. 

• Bancos tipo efectivo (Activo corriente): todas las cuentas contables creadas con este uso se crearán automáticamente en el módulo de “Bancos”.

📌 Nota: cuando se cambia el uso “Bancos tipo efectivo” a una cuenta contable creada con ese uso asignado, se borrará de igual forma en el módulo de bancos. Adicionalmente, si tienes una cuenta contable y le asignas el Uso de cuenta contable de bancos aparecerá de forma automática en el módulo de Bancos. 

• Cuentas por cobrar (Activo corriente): las cuentas asignadas a este uso estarán disponibles para asociar en la sección de configuración contabilidad al momento de crear o editar tus contactos. 
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• Devolución a proveedores (Activo corriente): las cuentas contables con este uso tendrán el mismo comportamiento que tiene la cuenta contable para generar la transacción automática.

• Anticipos entregados (Activo no corriente): las cuentas contables con este uso tendrán el mismo comportamiento que tiene la cuenta contable para generar la transacción automática.

• Anticipo de nómina (Activo no corriente): con este uso podrás utilizar las cuentas contables y asociarlas en la nómina desde Alegra Nómina. Esta opción solo está disponible para Colombia. 
• Inventario (Activo no corriente): todas las cuentas contables creadas con este uso podrás utilizarlas en la sección de contabilidad al momento de editar o crear los ítems de venta inventariables. 
  Observa:

• Bancos tipo tarjetas de crédito (Pasivo corriente): todas las cuentas contables creadas con este uso se crearán automáticamente en el módulo de “Bancos”.

📌 Nota: cuando se cambia el uso “Bancos tipo tarjetas de crédito” a una cuenta contable creada con ese uso asignado, se borrará de igual forma en el módulo de bancos. Adicionalmente, si tienes una cuenta contable y le asignas el Uso de cuenta contable de bancos aparecerá de forma automática en el módulo de Bancos. 

• Cuentas por pagar (Pasivo corriente): las cuentas asignadas a este uso estarán disponibles para asociar en la sección de configuración contabilidad al momento de crear o editar tus contactos. 
  Observa:

• Devoluciones proveedores (Pasivo corriente): las cuentas contables con este uso tendrán el mismo comportamiento que tiene la cuenta contable para generar la transacción automática.
• Anticipos recibidos (Pasivo corriente): las cuentas contables con este uso tendrán el mismo comportamiento que tiene la cuenta contable para generar la transacción automática.
• Pasivos por Nómina (Pasivos): con este uso podrás utilizar las cuentas contables y asociarlas en la liquidación de nómina desde Alegra Nómina. Esta opción solo está disponible para Colombia. 
• Cuentas incobrables (Egresos - Costos): las cuentas contables con este uso las podrás visualizar y utilizar en los cierres de facturas de venta sin pago. 
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• Descuentos financieros (Egresos - Costos): las cuentas contables con este uso las podrás visualizar y utilizar en los cierres de facturas de venta sin pago. 
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• Ventas (Ingresos operacionales): todas las cuentas contables creadas con este uso podrás utilizarlas en la sección de contabilidad al momento de editar o crear los ítems de venta. 
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• Costos del inventario (Egresos - Costos): todas las cuentas contables creadas con este uso podrás utilizarlas en la sección de contabilidad al momento de editar o crear los ítems de venta inventariables. 
  Observa:

• Gastos de nómina (Egresos - Costos): con este uso podrás utilizar las cuentas contables y asociarlas en la liquidación de nómina desde Alegra Nómina. Esta opción solo está disponible para Colombia. 

📢 Importante:  

1. Las subcuentas heredan el campo “Uso de cuentas contables” de la cuenta mayor. De igual forma, si desean modificarlo se podrán editar.
2. Si luego de crear las subcuentas modificas el campo de “Uso de cuentas contables” en la cuenta madre, esta no afectará las cuentas hijas. Si deseas que las cuentas hijas tomen el cambio, se deberá hacer la edición de manera manual en cada subcuenta.
3. Si la cuenta contable asignada a un determinado “Uso de cuentas contables” a su vez está asignada en la parametrización contable, no podrás editar ese campo, para editarlo debes desvincular la cuenta de la parametrización. 
4. Una vez desvincules el “Uso de cuentas contables” a determinada cuenta no podrás visualizarla en la parametrización contable, ni en la configuración para contabilidad de contactos, ítems, impuestos o retenciones.
5. Cada “Uso” tiene su respectiva clasificación, es por ello, que no podrás asociar usos de cuentas contables de un grupo específico en aquel que no corresponde. Por ejemplo: no podrás asignar la opción de Bancos a una cuenta de Ventas. 

4. Algunos ejemplos prácticos de cuentas contables y su uso

• La empresa Ejemplar le hizo un préstamo a su socio capitalista Alejandro, es por ello que para tener claro el valor prestado al socio, la empresa crea la cuenta contable "Cuenta por cobrar a socio Alejandro", utiliza el campo "Uso de cuenta contable" y selecciona la opción "Cuentas por cobrar" para poder utilizarla en transacciones automáticas y en configuraciones contables asociadas al contacto correspondiente.

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• El empleado Carlos trabaja en la empresa Ejemplar, en uno de sus turnos hizo un pequeño daño, por lo que la empresa mensualmente contabiliza la cuenta por cobrar, es por ello que se crea la cuenta contable "Cuenta por cobrar a empleados", utiliza el campo "Uso de cuenta contable" y selecciona la opción "Cuentas por cobrar" para poder utilizarla en transacciones automáticas y en configuraciones contables asociadas al contacto (empleado) correspondiente.

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