Alegra le ofrece diferentes cuentas contables automáticas para procesos y documentos determinados, como por ejemplo:
- Al momento de realizar una venta, los ingresos se dirigen a la cuenta contable “Ventas”.
- Al momento de realizar una venta a crédito, el saldo por cobrar se dirige a la cuenta contable “Cuentas por cobrar”.
En este artículo le explicamos como puede asignarle por medio de un uso, un comportamiento automático a sus diferentes cuentas contables, independientemente de su clasificación, de esta forma podrá personalizar el sistema de acuerdo a sus necesidades según la naturaleza y estructura que tenga su empresa de forma fácil y rápida. 🚀
Por ejemplo: “La empresa Ejemplar se dedica a la venta de paquetes turísticos, por lo que sus ingresos no deben ir a “Ventas” sino a la cuenta contable de “Ingresos recibidos para terceros” es por ello que procede a asignar el uso de la cuenta contable que pertenece al pasivo, de esta forma podrás visualizarla en la parametrización contable de Ventas e Ítems de venta”.
👉 Índice:
- Cómo crear una cuenta contable y asignarle el uso contable.
- Cómo asignarle un uso a una cuenta contable ya creada.
- Diferentes tipos de “Uso de cuentas contables”.
- Algunos ejemplos prácticos de cuentas contables y su uso.
Las cuentas contables a las que le seleccione una opción en el campo “Uso de cuentas contables” las podrá visualizar en la sección de configuración contable de los ítems de venta, contactos, impuestos y retenciones.
1. Cómo crear una cuenta contable y asignarle el uso contable
Siga estos pasos:
1. Diríjase al menú de “Contabilidad” y seleccione la opción “Catálogo de cuentas”.
2. Ubique la cuenta en la cual desea agregar su nueva cuenta contable y en los tres puntos ubicados en la parte derecha, seleccione la opción “Agregar subcuenta”.
3. Complete la información solicitada. Observe los campos del formulario y su explicación.
4. Finalmente, haga clic en “Crear cuenta”.
Observe:
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✍️ Formulario “Nueva cuenta contable”
- Nombre (Obligatorio): aquí se debe colocar el nombre que recibirá la cuenta contable.
- Código: se puede colocar el código alfanumérico, esto con el fin de identificarla de manera única dentro de Alegra.
- Tipo de cuenta (Obligatorio): seleccione la opción correspondiente entre “Cuenta Mayor”, es decir, cuenta contable que solo podrá acumular saldos de las subcuentas que pertenezcan a ella o “Cuenta de movimiento”, es decir, cuenta contable que puede mover saldos en los diferentes documentos y registros contables.
📍 Nota: si el tipo de cuenta es “Cuenta Mayor” la cuenta contable correspondiente estará inhabilitada para recibir movimientos. - Uso de la cuenta: seleccione una opción para definir el comportamiento de la cuenta a crear o si desea usarla en los registros automáticos del sistema, es decir, las cuentas a las que le asigne este campo la podrá visualizar en la sección de configuración contable de los ítems de venta, contactos, impuestos y retenciones, adicionalmente podrá seleccionarlas en la parametrización contable.
- Naturaleza (Obligatorio): seleccione la opción correspondiente entre “Deudora” o “Acreedora”, el sistema va a traer seleccionada una opción según la cuenta contable en donde se vaya a crear la subcuenta, se podrá editar la naturaleza en cuentas de Activos (exceptuando “Efectivo y equivalente”) y Patrimonio, en las demás cuentas, no podrá cambiar su naturaleza.
- Descripción: se puede agregar información necesaria o importante que deba contener la subcuenta creada.
- Ver saldo de cuenta por terceros: esta opción agrega (“Activar”) o no (“Desactivar”) la posibilidad de ver los saldos detallados por terceros para esa cuenta contable en el reporte Balance de comprobación por terceros.
2. Cómo asignarle un uso a una cuenta contable ya creada
Siga estos pasos:
1. Diríjase al menú de “Contabilidad” y seleccione la opción “Catálogo de cuentas”.
2. Ubique la cuenta en la cual desea agregar su nueva cuenta contable y en los tres puntos ubicados en la parte derecha, seleccione la opción “Editar”.
3. En el campo “Uso de la cuenta contable” seleccione la correspondiente.
4. Finalmente, haga clic en “Guardar”.
Observe:
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3. Diferentes tipos de “Uso de cuentas contables”
Al momento de crear o editar su cuenta contable y asignarle el uso que desee podrá elegir entre las siguientes opciones:
- Bancos tipo banco (Activo circulante): todas las cuentas contables creadas con este uso se crearán automáticamente en el módulo de “Bancos”.
📍 Nota: cuando se cambia el uso “Bancos tipo banco” a una cuenta contable creada con ese uso asignado, se borrará de igual forma en el módulo de bancos. Adicionalmente, si tiene una cuenta contable y le asigna el Uso de cuenta contable de bancos aparecerá de forma automática en el módulo de Bancos.
- Bancos tipo efectivo (Activo circulante): todas las cuentas contables creadas con este uso se crearán automáticamente en el módulo de “Bancos”.
📍Nota: cuando se cambia el uso “Bancos tipo efectivo” a una cuenta contable creada con ese uso asignado, se borrará de igual forma en el módulo de bancos. Adicionalmente, si tiene una cuenta contable y le asigna el Uso de cuenta contable de bancos aparecerá de forma automática en el módulo de Bancos.
- Cuentas por cobrar (Activo circulante): las cuentas asignadas a este uso estarán disponibles para asociar en la sección de configuración contabilidad al momento de crear o editar sus contactos.
Observe:
- Devolución a proveedores (Activo circulante): las cuentas contables con este uso tendrán el mismo comportamiento que tiene la cuenta contable para generar la transacción automática.
- Anticipos entregados (Activo no circulante): las cuentas contables con este uso tendrán el mismo comportamiento que tiene la cuenta contable para generar la transacción automática.
- Inventario (Activo no circulante): todas las cuentas contables creadas con este uso podrá utilizarlas en la sección de contabilidad al momento de editar o crear los ítems de venta inventariables.
Observe:
- Bancos tipo tarjetas de crédito (Pasivo circulante): todas las cuentas contables creadas con este uso se crearán automáticamente en el módulo de “Bancos”.
📍 Nota: cuando se cambia el uso “Bancos tipo tarjetas de crédito” a una cuenta contable creada con ese uso asignado, se borrará de igual forma en el módulo de bancos. Adicionalmente, si tiene una cuenta contable y le asigna el Uso de cuenta contable de bancos aparecerá de forma automática en el módulo de Bancos.
- Cuentas por pagar (Pasivo circulante): las cuentas asignadas a este uso estarán disponibles para asociar en la sección de configuración contabilidad al momento de crear o editar sus contactos.
Observe:
- Devoluciones proveedores (Pasivo circulante): las cuentas contables con este uso tendrán el mismo comportamiento que tiene la cuenta contable para generar la transacción automática.
- Anticipos recibidos (Pasivo circulante): las cuentas contables con este uso tendrán el mismo comportamiento que tiene la cuenta contable para generar la transacción automática.
- Cuentas incobrables (Egresos - Costos): las cuentas contables con este uso las podrá visualizar y utilizar en los cierres de facturas de venta sin pago.
Observe:
- Descuentos financieros (Egresos - Costos): las cuentas contables con este uso las podrá visualizar y utilizar en los cierres de facturas de venta sin pago.
Observe:
- Ventas (Ingresos por ventas): todas las cuentas contables creadas con este uso podrá utilizarlas en la sección de contabilidad al momento de editar o crear los ítems de venta. Observe:
- Costos del inventario (Egresos - Costos): todas las cuentas contables creadas con este uso podrá utilizarlas en la sección de contabilidad al momento de editar o crear los ítems de venta inventariables.
Observe:
📍 Recuerde: una vez configure sus cuentas contables con el campo “Uso de cuenta contable” correspondiente, las podrá visualizar en la configuración contable de los ítems de venta, contactos, impuestos, retenciones y en la parametrización contable. 🔎 Conozca cómo configurar sus cuentas contables automáticas.
📢 Importante:
- Las subcuentas heredan el campo “Uso de cuentas contables” de la cuenta mayor. De igual forma, si desean modificarlo se podrán editar.
- Si luego de crear las subcuentas modifica el campo de “Uso de cuentas contables” en la cuenta madre, esta no afectará las cuentas hijas. Si desea que las cuentas hijas tomen el cambio, se deberá hacer la edición de manera manual en cada subcuenta.
- Si la cuenta contable asignada a un determinado “Uso de cuentas contables” a su vez está asignada en la parametrización contable, no podrá editar ese campo, para editarlo debe desvincular la cuenta de la parametrización.
- Una vez desvincule el “Uso de cuentas contables” a determinada cuenta no podrá visualizarla en la parametrización contable, ni en la configuración para contabilidad de contactos, ítems, impuestos o retenciones.
- Cada “Uso” tiene su respectiva clasificación, es por ello, que no podrá asociar usos de cuentas contables de un grupo específico en aquel que no corresponde. Por ejemplo: no podrá asignar la opción de Bancos a una cuenta de Ventas.
4. Algunos ejemplos prácticos de cuentas contables y su uso
- La empresa Ejemplar le vendió una mercancía al socio Alejandro, es por ello que para tener claro esta cuenta a cobrar, la empresa crea la cuenta contable “Cuenta por cobrar a socio Alejandro”, utiliza el campo “Uso de cuenta contable” y selecciona la opción “Cuentas por cobrar”, de esta forma, puede utilizarla en transacciones automáticas y en configuraciones contables asociadas al contacto correspondiente.
Observe:
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- La empresa Ejemplar vende una mercancía que la empresa “Viaja por el mundo” le deja en consignación, es por ello que la empresa Ejemplar crea algunas cuentas nuevas como “Ingresos recibidos para terceros”, “Inventario Bodega 1” y “Costos de mercancía bodega 1” y les asigna el campo “Uso de cuenta contable” correspondiente para poder utilizarla en transacciones automáticas y en configuraciones contables asociadas al ítem de venta, Esto además le sirve para llevar un registro sobre el valor a pagar a la empresa “Viaja por el mundo”.
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