Alegra le permite asignar usos contables a sus cuentas para automatizar el comportamiento de los registros contables en sus documentos y procesos. Por ejemplo:
- Al realizar una venta, los ingresos se registran en la cuenta Ventas
- Al realizar una venta a crédito, el saldo se registra en Cuentas por cobrar
También puede personalizar estos comportamientos. Por ejemplo, una empresa turística puede usar la cuenta Ingresos recibidos para terceros en lugar de Ventas.
👉 Índice
📘 ¿Qué son los usos de cuentas contables?
Los usos son comportamientos que puede asignar de forma opcional a sus cuentas contables. Al asignar un uso, podrá identificar rápidamente la función y el propósito de cada cuenta.
Las cuentas con Uso de cuentas contables estarán disponibles para visualización y selección en:
- Configuración contable de ítems de venta
- Parametrización de contactos
- Configuración de impuestos
- Configuración de retenciones
💡 AlegraTip: Los usos facilitan la automatización de registros contables, permitiéndole que el sistema dirija automáticamente transacciones a las cuentas correctas.
➕ ¿Cómo crear una cuenta contable con uso?
1. Diríjase a Contabilidad > Catálogo de cuentas > Identifique la cuenta a la cual desea agregar una subcuenta > Agregar subcuenta.
2. Complete la información > Crear cuenta.
Observe:
📍Si selecciona Cuenta Mayor, esta estará inhabilitada para movimientos directos. Solo podrá registrar transacciones en sus subcuentas.
📢 Importante: La naturaleza (Deudora/Acreedora) se asigna automáticamente, pero es editable. Solo puede cambiar la naturaleza en cuentas de Activo (excepto "Efectivo y equivalente") y Patrimonio.
✏️ ¿Cómo asignar un uso a una cuenta existente?
1. Diríjase a Contabilidad > Catálogo de cuentas > Identifique la cuenta a la cual desea asignar el uso > Editar.
2. En el campo Uso de la cuenta contable > Seleccione el comportamiento correspondiente > Guardar.
Observe:
💡 AlegraTip: Puede cambiar o actualizar el uso de una cuenta en cualquier momento, siempre que no esté vinculada a la parametrización contable.
🧩 ¿Qué tipos de uso de cuentas contables existen?
-
Cuentas bancarias
Estos usos se crean automáticamente en el módulo Bancos y se clasifican como:
| Tipo | Clasificación |
|---|---|
| Banco tipo banco | Activo circulante |
| Banco tipo efectivo | Activo circulante |
| Banco tipo tarjetas de crédito | Pasivo circulante |
📍Al eliminar el uso de una cuenta bancaria, también se elimina del módulo de Bancos.
-
Cuentas por cobrar y por pagar
| Uso | Clasificación |
|---|---|
| Cuentas por cobrar | Activo circulante |
| Cuentas por pagar | Pasivo circulante |
Estos usos están disponibles para asociar a contactos y registrar obligaciones comerciales.
-
Operaciones especiales
| Uso | Propósito |
|---|---|
| Devolución a proveedores | Registrar devoluciones de compras |
| Devoluciones de clientes | Registrar devoluciones de ventas |
| Anticipos entregados | Anticipos a proveedores |
| Anticipos recibidos | Anticipos de clientes |
| Cuentas incobrables | Cerrar facturas sin pago |
| Descuentos financieros | Cerrar facturas de compra sin pago |
-
Cuentas de ítems
| Uso | Función |
|---|---|
| Ventas | Registrar ingresos por venta de ítems |
| Inventario | Registrar valor de ítems inventariables |
| Costos del inventario | Registrar costos asociados al inventario |
-
Impuestos
| Uso | Clasificación |
|---|---|
| Impuesto a favor | Crédito tributario |
| Otro tipo de impuesto a favor | Crédito tributario adicional |
| Impuesto por pagar | Obligación tributaria |
| Otro tipo de impuesto por pagar | Obligación tributaria adicional |
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Retenciones
| Uso | Clasificación |
|---|---|
| Retenciones a favor | Retención acumulada |
| Otro tipo de retención a favor | Retención adicional acumulada |
| Retenciones por pagar | Retención a proveedores |
| Otro tipo de retención por pagar | Retención adicional a proveedores |
📢 Importante: Las subcuentas heredan el Uso de la cuenta mayor. Si modifica la cuenta madre, las cuentas hijas NO se actualizan automáticamente. Debe actualizarlas manualmente si lo requiere.
💡 AlegraTip: Si una cuenta está asignada en la parametrización contable (ítems, contactos, impuestos), no podrá editar el uso hasta desvincularla. Cada uso tiene su clasificación específica y no puede asignar usos de un grupo a otro diferente.
🧾 ¿Cuáles son algunos ejemplos prácticos?
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Ejemplo 1 — Cuenta por cobrar personalizada
Una empresa crea la cuenta Cuenta por cobrar socio Alejandro y le asigna el uso Cuentas por cobrar. De esta forma, puede utilizarla automáticamente en documentos del contacto. Observe:
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Ejemplo 2 — Ingresos para terceros
Una empresa vende productos en consignación y crea:
- Ingresos recibidos para terceros
- Inventario bodega 1
- Costos mercancía bodega 1
A cada cuenta se le asigna su uso correspondiente para automatizar registros contables. Observe:
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