La automatización de la selección de ítems al crear una factura de proveedor a partir de un archivo XML es una práctica eficiente que ahorra tiempo y reduce errores en el proceso de ingreso de datos. Al utilizar un archivo XML, que es un formato estructurado y legible por máquinas, Alegra puede interpretar y procesar la información de manera automática.
Por ejemplo: “La empresa Ejemplar recibe cada semana mercancía de su proveedor y de manera manual debe ingresar la información de las facturas. Ahora, la empresa solo debe convertir el archivo XML a factura de proveedor, para que los ítems inventariables y cuentas contables se carguen de forma automática, agilizando y simplificando considerablemente el proceso contable”.
En Alegra, hemos simplificado el proceso contable para que llevar una contabilidad organizada y eficiente sea más fácil que nunca. Descubre cómo llevar tu contabilidad de manera inteligente con nosotros.
👉 Índice:
- Crea facturas de proveedor de forma automática desde el XML.
- Convierte los XML a facturas de proveedor.
- Carga automáticamente la información de las facturas de proveedor recibidas al Buzón.
1. Crea facturas de proveedor de forma automática desde el XML
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Gastos” y selecciona la opción “Facturas de proveedores”.
2. Haz clic en el botón “+ Nueva factura de compra desde XML”.
3. . Selección el archivo XML y haz clic en la opción “Adjuntar”.
4. Finalmente, verifica que la información cargada de forma automática sea la correcta y haz clic en “Guardar”.
📍 Nota: al registrar la factura o un ítem de un proveedor por primera vez, es necesario seleccionar el producto manualmente. Esto permite que en futuras facturas, Alegra pueda asociar automáticamente la información del archivo XML con los datos previamente guardados.
Observa:
💡 También puedes pausar o retroceder el video.
2. Convierte los XML a facturas de proveedor
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Gastos” y selecciona la opción “Facturas de proveedores”.
2. En la parte inferior vas a visualizar la sección “Facturas recibidas en tu buzón”, allí debes ubicar el proveedor y la factura que deseas convertir y en la columna de “Acciones” haz clic en la opción “Convertir a factura de proveedor”.
3. Finalmente, revisa que la información cargada de forma automática sea la correcta y haz clic en “Guardar”.
📍 Nota: al registrar la factura o un ítem de un proveedor por primera vez, es necesario seleccionar el producto manualmente. Esto permite que en futuras facturas, Alegra pueda asociar automáticamente la información del archivo XML con los datos previamente guardados.
Observa:
💡 También puedes pausar o retroceder el video.
3. Carga automáticamente la información de las facturas de proveedor recibidas al Buzón
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Contabilidad” y selecciona la opción “Administrador XML”.
2. Haz clic en el recuadro “Buzón de correo para CFDIs”.
3. Ubica el proveedor y la factura que deseas registrar, y haz clic en la opción “Convertir a factura de proveedor” que se encuentra en la columna de “Acciones”.
4. Finalmente, verifica que la información cargada de forma automática sea la correcta y haz clic en “Guardar”.
📍 Nota: al registrar la factura o un ítem de un proveedor por primera vez, es necesario seleccionar el producto manualmente. Esto permite que en futuras facturas, Alegra pueda asociar automáticamente la información del archivo XML con los datos previamente guardados.
Observa:
💡 También puedes pausar o retroceder el video.
📢 Importante: una vez que guardes manualmente la primera factura de compra de cada proveedor, en la siguiente creación el sistema de forma automática se asociará:
- Ítems de venta
- Cuentas contables
- Impuestos
- Descuentos
- Precio
- Cantidad
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