Los contactos son los beneficiarios o terceros a los que se asocian las transacciones realizadas en Alegra, tales como: órdenes de compra, facturas de ventas, ingresos, egresos, entre otros.
Por ejemplo: “La empresa Ejemplar desea registrar sus facturas de compra en el sistema para llevar un control de lo que le debe a cada proveedor, para esto puede crear un contacto con la información del proveedor de manera muy sencilla y así poder asociar las facturas correspondientes”.
Al crear sus clientes y proveedores en su cuenta de Alegra podrá identificar fácilmente los documentos que tienen asociados, los saldos por cobrar, pagar, entre otros.
👉 Índice:
- Cree sus contactos uno a uno.
- Cree contactos desde los formularios de creación de sus documentos.
- Cree e importe sus contactos de forma masiva.
1. Cree sus contactos uno a uno
Siga estos pasos:
1. Diríjase al menú de “Contactos” y, seleccione la opción “Todos”.
2. Haga clic en el botón “+ Nuevo contacto”. Luego, si desea crear un nuevo “Cliente” o “Proveedor” seleccione la opción correspondiente.
👀 Recuerda: puede configurar un contacto para que sea Cliente y Proveedor al mismo tiempo.
3. Complete el formulario con la información solicitada. Observe los campos del formulario y su explicación.
4. Finalmente, haga clic en el botón “Crear contacto”.
Observe:
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- Identificación: ingrese el número de identificación.
📍 Nota: también puede consultar el número de identificación de sus contactos para extraer sus datos de forma automática del portal de Hacienda. Solo debe ingresar su identificación y hacer clic en el botón “Consultar”, para llenar los campos del formulario.
- Tipo de identificación: seleccione el tipo de identificación con el que registrará su contacto.
- Nombre / Razón social: nombre de la persona natural o jurídica.
- Distrito / Cantón / Provincia: seleccione el Distrito / Cantón / Provincia de su contacto.
- Barrio: seleccione el barrio correspondiente.
- Dirección: coloque la dirección de su cliente o proveedor.
Sección - Información de contacto
- Correo electrónico: escriba el correo electrónico del nuevo contacto.
- Celular: hace referencia al número celular.
- Teléfono y Teléfono adicional: puede colocar varios números telefónicos pertenecientes al contacto.
Personas asociadas: puede vincular los datos de personas relacionadas con este contacto y activar notificaciones de vencimiento para sus clientes.
Sección - Información comercial
- Plazo de pago: seleccione el tiempo de vencimiento por defecto que tendrán las facturas realizadas para este contacto (en caso de ser cliente).
- Vendedor: puede asociar un vendedor por defecto a este contacto (en caso de ser cliente).
- Lista de precios: puede asociar una lista de precios a este contacto. Al momento de crearle facturas de venta, notas crédito, cotizaciones y facturas recurrentes, el sistema traerá por defecto la información del precio de la lista a la que esté asociado.
- Exoneraciones: Agregue la información de la exoneración de su cliente.
Sección - Configuración para Contabilidad
- Cuenta por cobrar: elija la cuenta contable que recibirá los movimientos de valores pendientes de pago (Cuentas por cobrar a clientes).
- Cuenta por pagar: elija la cuenta contable que recibirá los movimientos de valores pendientes de pago (Cuentas por pagar a proveedores).
Incluir estado de cuenta: si activa esta opción, su cliente recibirá su estado de cuenta en cada factura que se le envíe por correo.
2. Cree contactos desde los formularios de creación de sus documentos
Puede crear un nuevo contacto desde el formulario de creación de sus documentos, tales como: facturas de ventas, facturas de compra, entre otros.
Siga estos pasos:
1. Diríjase al menú de “Ingresos” y seleccioné la opción “Facturas de ventas”.
2. Haga clic en el botón “Nueva factura de venta”.
3. En el campo “Contacto”, haga clic en la opción “Nuevo contacto” y seleccione si es “Cliente”, “Proveedor” o ambos.
4. Complete el formulario con la información solicitada. De forma opcional, puede hacer clic en el botón “Ir a formulario avanzado” para agregar información adicional.
5. Finalmente, haga clic en “Guardar” para crear su nuevo contacto.
Observe:
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👉 Descargue y complete la plantilla con la información de sus contactos.
Siga estos pasos:
1. Diríjase al menú de “Contactos” y, seleccione la opción “Todos”, “Clientes” o “Proveedores” según sea el caso.
2. Haga clic en el botón “Más acciones” y seleccione la opción “Importar desde Excel”.
3. Haga clic en “Seleccionar Archivo” para abrir el buscador, luego, seleccione el documento de Excel que contiene sus contactos y haga clic en “Importar”.
4. Identifique cada columna con el nombre correspondiente, y finalmente haga clic en “Importar” para finalizar el proceso.
Observe:
💡 También puede pausar o retroceder el video.
📢 Importante:
- Debe guardar la plantilla como libro de Excel.
- La primera fila del listado no se tiene en cuenta en la importación, esta corresponde a los títulos de cada columna.
- Puede importar hasta 100 contactos por cada archivo.
- Debe crear un archivo de Excel para cada grupo de contacto: uno para sus clientes, uno para sus proveedores y uno para cada lista de precios previamente creada en el sistema. Si lo hace con un único archivo, sus contactos serán creados de manera general.
- Puede decidir no importar una columna, para hacer esto, seleccione “No Importar” en el título y estos datos serán ignorados.
- Recuerde asociar a sus contactos importados la lista de precios correspondiente, esta se asociará a todos los contactos creados en el mismo archivo.
- Identifique sus contactos como Clientes o Proveedores.
- Realice el proceso de importación solo una vez, si lo hace dos veces sus contactos quedarán duplicados y deberá eliminar los repetidos uno a uno.
- Revise que el contenido de cada columna tenga el formato correspondiente. Ejemplo: que el teléfono sea un número y no texto.
Si al momento de previsualizar la información encuentra que hay un error en alguno de los contactos, puede solucionarlo cancelando el proceso y volviendo a realizar la importación.
📑 Contenido relacionado:
- Conozca cómo consultar y gestionar sus contactos.
- Descubra cómo realizar una actualización masiva de contactos.
- Aprenda a crear sus contactos desde el Sistema de Punto de Venta.
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