Los contactos en Alegra permiten crear y gestionar la información de sus clientes y proveedores. Mediante estos se puede almacenar el nombre, dirección, número de identificación fiscal y otros datos importantes. Lo cual no solo agiliza la creación de sus documentos, como facturas o cotizaciones, sino que también garantiza que sus registros permanezcan organizados y sean detallados, facilitando de esta manera el seguimiento y análisis de sus relaciones comerciales.
Por ejemplo: "Para llevar el control de las compras y saber lo que se debe a cada proveedor, la empresa Ejemplar debe crear el contacto de cada uno y asociarlo a las facturas correspondientes".
👉 Índice
- Cree sus contactos uno a uno.
- Cree contactos desde los formularios de creación de sus documentos.
- Gestione y administre sus contactos.
- Importe sus contactos de forma masiva.
1. Cree sus contactos uno a uno
Siga estos pasos:
1. Diríjase al menú de “Contactos”, en la opción "Mis contactos" haga clic en el botón "+" para agregar el nuevo contacto.
2. Complete la información del contacto. Observe los campos del formulario y su explicación.
4. Finalmente, haga clic en el botón “Crear contacto”.
📍 Nota: también puede "Ir a formulario avanzado" para agregar información adicional a la del formulario básico.
Observe:
Datos Generales:
- Tipo de contacto: indique si el contacto es un "Cliente", "Proveedor" o ambos.
- Tipo de identificación: seleccione el tipo de identificación con el que registrará a su contacto.
- Identificación: ingrese el número de identificación.
📌 Nota: cuando ingrese el número de identificación, podrá aprovechar la función de completado automático, la cual agiliza el proceso de registro de algunos datos del contacto.
- Nombre / Razón social: nombre del contacto.
- Dirección (Distrito / Cantón / Provincia, Barrio, Dirección): indique la dirección del contacto. Esta dirección será obligatoria si tiene activada la facturación electrónica en su cuenta.
Información de contacto: ingrese el correo electrónico, número de celular, hasta dos números telefónicos y las personas asociadas al contacto.
Información comercial (para clientes):
- Límite de crédito: defina el monto máximo que le va a otorgar en ventas a crédito a su nuevo cliente.
- Plazo de pago: defina cuánto tiempo tendrá su cliente para pagar sus compras a crédito.
- Lista de precios: el sistema asociará el precio de acuerdo con la lista a la que esté vinculado el cliente.
🔎 Crea listas de precios en Alegra. - Vendedor: seleccione el vendedor que desea asociar al cliente.
🔎 Crea y administra tus vendedores en Alegra. - Exoneraciones: agregue la información de la exoneración de su cliente.
Configuración para contabilidad: elija las cuentas por cobrar y por pagar para registrar las transacciones en su contabilidad.
Comentarios: ingrese observaciones o notas importantes sobre su contacto.
Incluir estado de cuenta: en cada factura enviada por correo, su cliente recibirá el estado de cuenta.
2. Cree contactos desde los formularios de creación de sus documentos
Para este caso, el contacto se creará desde una factura de venta, sin embargo, el proceso es el mismo en cualquier documento, por ejemplo: facturas de compra, pagos, cotizaciones, entre otros.
Observe:
3. Gestione y administre sus contactos
Puede explorar "Todos" sus contactos o filtrarlos por "Clientes" y "Proveedores". Esta organización le permite consultar el nombre, la identificación, el número de teléfono y tipo de contacto. También contará con diversas acciones específicas para gestionarlos.
Observe:
📝 Acciones
- Más acciones: importe o exporte sus contactos en un archivo de Excel, así como las personas asociadas.
- Nuevo contacto: para crear un nuevo contacto.
- Filtrar: para realizar una búsqueda específica de sus contactos de acuerdo con su:
- Estado: activos o inactivos.
- Tipo: cliente o proveedor.
- Teléfono: número telefónico.
- Editar: para modificar o ajustar la información del contacto.
- Otras opciones:
- Ver detalle: consulte los datos y el resumen de su contacto.
- Desactivar: al desactivarlo, no podrá asociarlo en ningún documento.
- Eliminar: no podrá eliminar los contactos que tengan transacciones o documentos asociados; en su lugar, solo podrá desactivarlos.
1. Diríjase al menú de “Contactos”, seleccione la opción “Gestión de contactos” y haga clic en "Importar contactos".
📍 Nota: también puede importar sus contactos desde el menú de "Mis contactos". Haga clic en “Más acciones” y seleccione “Importar desde Excel”.
2. Descargue y complete la plantilla con la información de sus contactos.
3. Luego, suba la plantilla y haga clic en “Continuar”.
4. Seleccione el tipo de contacto (“Clientes” o “Proveedores”) y verifique el atributo sugerido para cada columna.
📍 Nota: de manera opcional, puede asociar una lista de precios que se asignará a todos los contactos del archivo.
5. Haga clic en “Importar”. Se mostrará un resumen de la actualización.
Observe:
📢 Importante
- Debe guardar la plantilla como libro de Excel.
- La primera fila del listado no se tiene en cuenta en la importación, esta corresponde a los títulos de cada columna.
- Puede importar hasta 1000 contactos por cada archivo.
- Debe cargar una plantilla para cada grupo de contacto: una para sus clientes, una para sus proveedores y una para cada lista de precios que maneje. Si lo hace todo en una única plantilla, sus contactos serán originados de manera general.
🔎 Aprenda a crear listas de precios. - Puede decidir no importar una columna, para hacer esto, seleccione “No Importar” en el encabezado y estos datos serán ignorados.
- Realice el proceso de importación solo una vez. Si lo hace dos veces, sus contactos quedarán duplicados y deberá eliminar los repetidos uno a uno.
- Revise que el contenido de cada columna tenga el formato correspondiente. Ejemplo: que el teléfono sea un número y no texto.
- Si al momento de previsualizar la información encuentra que hay un error en alguno de los contactos, puede solucionarlo cancelando el proceso y volviendo a realizar la importación.
🔎 Contenido relacionado
- Solicite a sus contactos la actualización masiva de sus datos.
- Aprenda a crear sus contactos desde el Sistema de Punto de Venta.
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