Cómo crear o importar clientes y/o proveedores en Alegra - Perú

Los contactos son los beneficiarios o terceros a los que se asocian las transacciones como las facturas de compra, venta, ingresos, egresos, entre otros.

  1. Crea tus contactos uno a uno.
  2. Crea tus contactos de forma masiva desde un archivo Excel. 

Por ejemplo: "La empresa Ejemplar desea registrar sus facturas de compra en el sistema para llevar un control de lo que le debe a cada proveedor, para esto debe crear un contacto con la información del proveedor para poder asociar las facturas de compra a ese contacto".

Al crear tus clientes y proveedores en tu cuenta de Alegra podrás identificar fácilmente los documentos que tiene asociados y los saldos por cobrar, pagar, entre otros. 

1. Crea tus contactos uno a uno

Este método es ideal cuando son pocos contactos los que deseas agregar:

1. Haz clic en la opción "Contactos" ubicada en el menú principal.

2. Selecciona la opción "Clientes" o "Proveedores" según sea el caso.

3. Haz clic en el botón "Nuevo cliente" o "Nuevo Proveedor".

4. Completa el formulario con la información del contacto, puedes ver su explicación más adelante.

5. Haz clic en "Crear contacto" para conservar los cambios.

Observa: 01. Cómo crear o importar clientes y proveedores e-2

Formulario de "Nuevo Contacto"

Este formulario permite crear clientes y proveedores desde el mismo lugar, no tienes necesidad de llenar dos formularios distintos, en Alegra nos hemos encargado de facilitar este procedimiento, siempre podrás usar tus contactos en todas las transacciones.


Nota: usa las casillas ubicadas a la derecha del formulario para verificar que tu contacto es Cliente o Proveedor. Igualmente, un contacto puede marcarse como cliente y proveedor, así no tendrás que crearlo dos veces.

También puedes consultar el RUC o DNI de tus contactos para extraer sus datos de forma automática del portal de la SUNAT. Solo debes ingresar su identificación y hacer clic en el botón “Extraer RUC/DNI”, para llenar los campos del formulario.

consulta ruc dni alegra perú-1

A continuación diligencia los siguientes campos del formulario:

  • Número (RUC, DNI, Etc.): número de identificación del contacto.
  • Tipo de identificación: selecciona el tipo de identificación con el que registrarás tu contacto.
  • Razón social o nombre completo: nombre de la persona natural o jurídica.
  • Dirección fiscal: ingresa la dirección del contacto, además establece el distrito, provincia y departamento donde está ubicado.
  • Correo electrónico: ingresa el correo del contacto. A este correo podrás enviar los estados de cuenta y documentos asociados a tu contacto.
  • Celular: diligencia el número de celular del contacto.
  • Teléfono: agrega el número de teléfono del contacto.
  • Enviar estado de cuenta: activa esta opción para que tu cliente reciba su estado de cuenta en cada factura que se envíe por correo.
  • Plazo de pago: selecciona el tiempo de vencimiento por defecto que tendrán las facturas hechas para este contacto (en caso de ser cliente). Puedes crear más términos de vencimiento de factura para tu sistema. Ver más.
  • Vendedor: puedes asociar a este cliente un vendedor por defecto. Ver más.
  • Lista de precios: puedes asociar una lista de precios a este contacto, al momento de crearle facturas de venta, notas de crédito, cotizaciones y facturas recurrentes, el sistema traerá por defecto la información del precio de la lista a la que esté asociado. Ver más.
  • Configuración contabilidad: establece la cuenta por cobrar y la cuenta por pagar.
  • Asociar Personas: al usar este espacio al final del formulario, selecciona "Enviar Notificaciones" en caso de que desees enviar las notificaciones por correo electrónico a este contacto. 

Otras formas en las que puedes acceder al formulario para crear tus contactos

Puedes crear un nuevo contacto desde el formulario para realizar una nueva factura de venta o proveedor según sea el caso.

Desde el botón "Nuevo" ubicado en la esquina superior izquierda de la pantalla, por el cual también podrás crear facturas, remisiones, ingresos, egresos, entre otros.

También puedes crear tus clientes desde el punto de venta, así no tendrás que ir a la versión web ni romper el flujo de trabajo para crear tus clientes.

Gestiona tus contactos

Luego de crear un contacto lo puedes Editar, Eliminar o Desactivar, usando los botones de acción ubicados al frente de cada uno. 

Nota: si has usado un contacto en la creación de un documento, ya no podrás eliminarlo, pero siempre lo podrás desactivar.

2. Crea tus contactos de forma masiva

De esta manera, podrás crear todos tus productos y servicios a través de un archivo de Excel, así no tendrás que ingresar uno a uno tu lista de productos a Alegra.

Descarga y completa la plantilla con la información de tus contactos.

Importante: el campo "Tipo de identificación" no distingue entre mayúsculas y minúsculas, puedes elegirlo en la plantilla de Excel que contiene un seleccionable que facilita el proceso.

Te recomendamos completar todos los datos requeridos y opcionales. 

Importante:

  • Debes guardar la plantilla como libro de Excel.
  • La primera fila del listado no se tiene en cuenta en la importación, esta corresponde a los títulos de cada columna.
  • Puedes importar hasta 100 registros por cada archivo.
  • Debes crear un archivo de Excel para cada grupo de contactos: uno para tus clientes, uno para tus proveedores y uno para cada lista de precios previamente creada en el sistema. Si lo haces con un único archivo, tus contactos serán creados de manera general.

Aprende cómo crear listas de precios en Alegra haciendo clic aquí.

Después de que hayas completado la plantilla, sigue estos pasos para importar tus contactos a tu cuenta de Alegra:

1. Haz clic en el Menú "Contactos".

2. Selecciona la opción "Todos".

3.  Haz clic en "Más acciones" y elige la opción "Importar desde Excel".

4. Haz clic en "Seleccionar Archivo", elige el documento de Excel que contiene tus contactos y haz clic en "Importar".

5. Identifica cada columna con el nombre de la información correspondiente.

6. Haz clic en "Importar" para finalizar el proceso.

Observa: Cómo crear o importar clientes o proveedores en Al

Formulario de Importación

Puedes decidir no importar una columna, para hacer esto seleccionas "No Importar" en el título y estos datos serán ignorados por Alegra.

    Recuerda asociar a tus contactos importados la lista de precios, esta se asociará a todos los contactos creados en el mismo archivo.

    Es importante que una vez seleccionados los nombres para cada columna, hagas clic en el botón "Previsualizar resultado" para verificar si todos los contactos incluidos en el archivo se crearán correctamente.

    • Realiza el proceso de importación solo una vez, si lo haces dos veces tus contactos quedarán duplicados y deberás eliminar los repetidos uno a uno.
    • Revisa que el contenido de cada columna tenga el formato correspondiente, ejemplo: que el teléfono sea un número y no texto.
    • Si al momento de previsualizar la información encuentras que hay error en alguno de los contactos, puedes solucionarlo al copiar el formato de una de las filas de tu archivo de Excel que no presenta error y pégalo en la fila que tiene conflicto, cancela el proceso y vuelve a realizar la importación.

    Si ya tienes tus contactos creados en Alegra y quieres actualizarlos de forma masiva, consulta este artículo para saber cómo hacerlo.

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