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¿Cómo crear y gestionar contactos en Alegra?

En Alegra puedes crear y administrar la información de tus clientes y proveedores de forma simple y ordenada. Al registrar sus datos, como nombre, número de identificación, dirección y más, puedes agilizar la creación de documentos como facturas o cotizaciones, y mantener tus relaciones comerciales organizadas.

👉 Índice

    1. 📋 ¿Cómo crear tus contactos uno a uno?
    2. 🧾 ¿Cómo crear contactos desde los formularios de tus documentos?
    3. 📂 ¿Cómo importar contactos de forma masiva?
      A. 📥 Importar mediante archivo de Excel.
      B. 📄 Importar en línea con Alegra Sheet.
    4. ⚙️ ¿Cómo gestionar y administrar tus contactos?

📋 ¿Cómo crear tus contactos uno a uno?

Sigue estos pasos:

1. Ve al menú Contactos, opción Mis contactos y haz clic en el botón ➕ Crear contacto.

2. Completa los campos del Formulario.

3. Finaliza haciendo clic en Crear contacto.

📍 Nota: también puedes Ir a formulario avanzado, para agregar información adicional a la del formulario básico.

Observa: INT_AC_Crear_Contactos

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✍️ Formulario - Nuevo Contacto

Campo Descripción
🧍‍♂️Tipo de contacto Cliente, proveedor o ambos.
🔢 Identificación Número (RUC, DNI, etc.)
🪪 Nombre o razón social Nombre del contacto o empresa.
📍 Dirección Ubicación completa del contacto.
📧 Correo y teléfonos Email, móvil y teléfonos fijos (opcionales).
👥 Personas asociadas Contactos adicionales vinculados.
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🧾 ¿Cómo crear contactos desde los formularios de tus documentos?

También puedes crear contactos mientras generas documentos como facturas, cotizaciones o pagos.

Sigue estos pasos:

1. En el formulario del documento (por ejemplo, una factura de venta), escribe el nombre del nuevo contacto. 

2. Selecciona la opción Crear nuevo contacto.

3. Llena la información básica y guarda.

📌 Nota: el procedimiento aplica igual para otros documentos.

Observa:

Crear contactos - PER - 2

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📂 ¿Cómo importar contactos de forma masiva?

Alegra te permite cargar múltiples contactos al mismo tiempo de dos formas: puedes subir un archivo de Excel o ingresarlos directamente desde la plataforma mediante una hoja de cálculo editable en línea.

A. 📥 Importar mediante un archivo de Excel

Sigue estos pasos:

1. Dirígete al menú de Contactos, haz clic en el botón Más Acciones y selecciona la opción Importar contactos.

2. Descarga y completa la plantilla con la información de tus contactos.

3. Sube el archivo y haz clic en Continuar.

4. Verifica que la información este correctamente en cada columna.

📍 Nota: puedes corregir los errores desde el panel lateral o, si lo prefieres, editar directamente la plantilla.

5. Haz clic en Importar Contactos

Observa: PER_AC_Importar_Contactos

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B. 📄 Importar en línea con Alegra Sheet

Con Alegra Sheet puedes abrir tu archivo de importación directamente en la plataforma para corregir errores en línea o usarlo como plantilla desde cero.

Sigue estos pasos:

1. Ve a Contactos > Más acciones > Importar contactos.

2. En la opción Editar en línea, haz clic en Abrir.

3. Completa los datos y haz clic en Importar contactos.

Observa:

INT_AC_Crear e importar contactos 3

📢 Importante

🔹Puedes editar la plantilla directamente en línea. 

🔹 Guarda el archivo como libro de Excel.

🔹 La primera fila no se importa, ya que contiene los títulos.

🔹 Puedes subir hasta 1000 contactos por archivo.

🔹  Usa un archivo por cada tipo: uno para clientes, otro para proveedores, y otro por cada lista de precios.

🔹 Puedes seleccionar No importar para omitir columnas.

🔹 No repitas el proceso con el mismo archivo: los contactos se duplicarán.

🔹 Verifica los datos: por ejemplo, que los teléfonos estén en formato numérico.

🔹 Si detectas un error al previsualizar, cancela y repite la carga.

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⚙️ ¿Cómo gestionar y administrar tus contactos?

Desde Contactos puedes consultar todos tus registros y filtrarlos por tipo (Cliente o Proveedor).

Tendrás disponibles distintas acciones:

📝 Acciones disponibles

  • Más acciones: importa/exporta contactos y personas asociadas desde Excel.

  • Nuevo contacto: crea uno nuevo desde este botón.

  • Filtrar: encuentra contactos según:

    • Estado: activos o inactivos.

    • Tipo: cliente o proveedor.

    • Teléfono: número asociado.

  • Editar: para modificar o ajustar la información del contacto.

Observa:

ALL-CONTAC

✏️ Otras opciones:

  • Ver detalle: consulta la información y resumen del contacto.

  • Editar: modifica cualquier campo del contacto.

  • Desactivar: el contacto no podrá ser usado en documentos.

  • Eliminar: puedes borrar un contacto incluso si tiene documentos, excepto si están asociados a ventas frecuentes o pagos recurrentes.

📍 Nota: los contactos eliminados con documentos asociados se pueden recuperar desde la Papelera.

Observa:
PER_AC_Crear e importar contactos

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