Por ejemplo: "La empresa Ejemplar desea registrar sus facturas de proveedores en el sistema para llevar un control de lo que le debe a cada proveedor, para esto puede crear un contacto con la información del proveedor de manera muy sencilla y así poder asociar las facturas correspondientes".
Al crear tus clientes y proveedores podrás identificar fácilmente los documentos que tienen asociados, los saldos por cobrar y por pagar, entre otros.
👉 Índice:
1. Crea tus contactos uno a uno
Sigue estos pasos:
1. Ingresa en el menú "Contactos" y selecciona la opción "Todos".
2. Haz clic en el botón "Nuevo contacto". Luego, decide si deseas crear un nuevo "Cliente" o "Proveedor".
📍 Nota: puedes configurar un contacto para que sea Cliente y Proveedor al mismo tiempo si así lo deseas.
3. Completa la información. Observa los campos del formulario y su explicación.
4. Finaliza haciendo clic en "Crear contacto".
Observa:
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📝 Formulario "Nuevo Contacto"
A continuación te explicamos los campos más importantes de este formulario:
Datos Generales
- Número (RUC, DNI, Etc.): número de identificación del contacto.
📌 Nota: puedes consultar el RUC o DNI de tus contactos para extraer sus datos de forma automática del portal de la SUNAT. Solo debes ingresar su identificación y hacer clic en el botón “Extraer RUC”, para llenar los campos del formulario. - Tipo de identificación: selecciona el tipo de identificación con el que registrarás tu contacto.
- Razón social o nombre completo: nombre de la persona natural o jurídica.
- Dirección fiscal: ingresa la dirección del contacto.
- Distrito / Provincia / Departamento: establece el distrito, provincia y departamento donde está ubicado.
- Urbanización: hace referencia al nombre de la urbanización donde se encuentra ubicado el contacto.
- Ubigeo INEI: este código proporciona información detallada sobre la ubicación geográfica de tu contacto, incluyendo el distrito, la provincia y el departamento en el que se encuentra.
Información de contacto
- Correo electrónico: escribe el correo electrónico del nuevo contacto.
- Celular: hace referencia al número celular.
- Teléfono 1 y 2: puedes colocar varios números telefónicos pertenecientes al contacto.
Personas asociadas: puedes vincular los datos de personas relacionadas con este contacto y activar notificaciones de vencimiento para tus clientes.
Información comercial
- Límite de crédito: define el monto máximo de crédito para tu cliente.
- Plazo de pago: selecciona el tiempo de vencimiento por defecto que tendrán las facturas realizadas para este contacto (en caso de ser cliente).
- Vendedor: puedes asociar un vendedor por defecto a este contacto (en caso de ser cliente).
- Lista de precios: puedes asociar una lista de precios a este contacto. Al momento de crearle facturas de venta, notas crédito, cotizaciones y facturas recurrentes, el sistema traerá por defecto la información del precio de la lista a la que esté asociado.
Configuración para Contabilidad
- Cuenta por cobrar: elige la cuenta contable que recibirá los movimientos de valores pendientes de pago (Cuentas por cobrar a clientes).
- Cuenta por pagar: elige la cuenta contable que recibirá los movimientos de valores pendientes de pago (Cuentas por pagar a proveedores).
Incluir estado de cuenta: si activas esta opción, tu cliente recibirá su estado de cuenta en cada factura que se le envíe por correo.
Puedes crear un nuevo contacto desde el formulario de creación de tus documentos, tales como: facturas de venta, facturas de proveedores, entre otros. Para este caso vamos a realizar el proceso desde una factura de venta, sin embargo, para el resto de los documentos, el proceso es prácticamente igual.
Sigue estos pasos:
1. Haz clic en el menú "Ingresos" y selecciona la opción "Ventas".
2. Haz clic en el botón "Nueva factura de venta".
3. En el campo "Contacto", haz clic en la opción "Nuevo contacto" y decide si deseas que tu contacto sea solo "Cliente", "Proveedor" o ambos.
4. Completa el formulario básico con la información solicitada. De forma opcional, puedes seleccionar el botón "Ir a formulario avanzado" para agregar información adicional.
5. Haz clic en "Guardar" para crear tu nuevo contacto.
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3. Crea tus contactos de forma masiva desde un archivo Excel
Puedes crear todos tus contactos a través de un archivo de Excel, así ahorrarás tiempo y no tendrás que crearlos uno a uno.
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Contactos” y selecciona la opción “Todos”, “Clientes” o “Proveedores” según sea el caso.
2. Haz clic en “Más acciones” y selecciona la opción “Importar desde Excel”, luego, descarga y completa la plantilla con la información de tus contactos.
3. Para cargar la plantilla, haz clic en “Seleccionar archivo”. Selecciona el documento de Excel y haz clic en “Importar”.
4. Selecciona la condición del archivo “Clientes” o “Proveedores”, además de identificar cada columna con el nombre correspondiente.
5. Finalmente, haz clic en “Importar” para terminar el proceso.
Observa:
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📢 Importante:
- La primera fila del listado no se tiene en cuenta en la importación, esta corresponde a los títulos de cada columna.
- Puedes importar hasta 100 contactos por cada archivo.
- Debes descargar un archivo de Excel para cada grupo de contacto: uno para tus clientes, uno para tus proveedores y uno para cada lista de precios previamente creada en el sistema. Si lo haces con un único archivo, tus contactos serán originados de manera general.
🔎 Aprende a crear listas de precios. - Puedes decidir no importar una columna, para hacer esto, selecciona “No Importar” en el título y estos datos serán ignorados.
- Revisa que el contenido de cada columna tenga el formato correspondiente. Ejemplo: que el teléfono sea un número y no un texto.
- Realiza el proceso de importación solo una vez, si lo haces dos veces, tus contactos quedarán duplicados y deberás eliminar los repetidos uno a uno.
- Si al momento de previsualizar la información encuentras que hay un error en alguno de los contactos, puedes cancelar el proceso, ajustar la plantilla y volver a realizar la importación.
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