Cómo crear o importar clientes y/o proveedores en Alegra Argentina

Los contactos son terceros a los que se asocian las transacciones en Alegra, como las facturas de compra, venta, ingresos, egresos, entre otros.

Por ejemplo: "La empresa Ejemplar desea registrar sus facturas de compra en el sistema para llevar un control de lo que le debe a cada proveedor; para esto debe crear un contacto con la información del proveedor, y así poder asociar las facturas de compra al mismo."

Al crear tus clientes y proveedores en tu cuenta de Alegra vas a poder identificar fácilmente los documentos que tienen asociados y los saldos por cobrar, pagar, entre otros.

En Alegra tenés dos opciones para crear tus contactos:

  1. Creá tus contactos uno a uno.
  2. Creá tus contactos de forma masiva desde un archivo de Excel

1. Creá tus contactos uno a uno

Seguí estos pasos para crear un contacto:

1. Hacé clic en la opción "Contactos" ubicada en el menú principal.

2. Seleccioná la opción "Clientes" o "Proveedores" según sea el caso.

3. Hacé clic en el botón "Nuevo cliente" o "Nuevo Proveedor".

4. Completá el formulario con la información del contacto, podés ver la explicación más adelante.

5. Hacé clic en "Guardar" para conservar los cambios.

Observá:

Crea tus contactos uno a uno-Pasoapaso-ARG

Usá las casillas en la derecha del formulario para verificar que tu contacto es Cliente y/o Proveedor. Un mismo contacto puede marcarse como cliente y proveedor, por lo que no será necesario crearlo dos veces.

NuevoContacto-ARG

Formulario de nuevo contacto

A continuación, te explicamos los campos más importantes de este formulario:

  • Tipo de identificación: se refiere al tipo de documento legal válido y vigente de tu cliente o proveedor. Entre las opciones se encuentran: DNI, CUIT, Pasaporte, entre otros.

  • Identificación: se refiere al número de identificación según la opción que se haya elegido.

  • Nombre: nombre de la persona natural o jurídica.

  • Condición de IVA: podés desplegar la lista y seleccionar la condición que corresponda.

  • Localidad / Provincia: indicá la localidad y la provincia de tu cliente o proveedor.

  • Domicilio: ingresá la dirección del nuevo contacto, es decir, calle y numeración.

  • Código postal: indicá el código postal de tu cliente/proveedor según su localidad.

  • Correo electrónico: ingresá la dirección de correo electrónico de tu cliente o proveedor.

  • Celular: podés indicar el número celular de tu nuevo contacto.

  • Teléfono: tenés la opción de asociar dos números telefónicos a tu cliente o proveedor.

  • Plazo de pago: seleccioná el tiempo de vencimiento por defecto que tendrán las facturas hechas para este contacto (en caso de ser cliente).

  • Vendedor: podés asociar a este cliente un vendedor por defecto o crear un nuevo vendedor. Ver más

  • Lista de precios: podés asociar una lista de precios al nuevo contacto y al momento de crearle facturas de venta, notas de crédito, cotizaciones y facturas recurrentes; el sistema traerá por defecto la información del precio de la lista a la que esté asociado. Ver más.

  • Configuración contabilidad:

    -Cuenta por cobrar: seleccioná la cuenta contable de pagos que deseás asociar a tu contacto en caso de que sea cliente o configurá una nueva. Aprendé acá cómo hacerlo.

    -Cuenta por pagar: seleccioná la cuenta contable de pagos que deseás asociar a tu contacto en caso de que sea proveedor o configurá una nueva. Aprendé acá cómo hacerlo.

  • Asociar Personas: si decidís asociar personas, seleccioná la opción "Enviar Notificaciones" en caso de que quieras enviar las notificaciones por correo electrónico a ese contacto.

Importante: si seleccionaste el tipo de identificación CUIT, el sistema te otorga la posibilidad de consultar la identificación correspondiente a través de AFIP.

Observá:

Consultar CUIT en AFIP-ARG

Luego de crear un contacto podés ver sus detalles, editarlo, eliminarlo o desactivarlo usando los botones de acciones rápidas ubicados al lado de cada contacto. 

Botones de acciones rapidas-Contactos-ARG

Importante: si has usado un contacto en la creación de un documento, ya no podés eliminarlo, pero si lo podés desactivar.

2. Creá tus contactos de forma masiva mediante un archivo de Excel

Descargá y completá la plantilla con la información de tus contactos.

Te recomendamos completar todos los datos requeridos y opcionales, en especial la identificacióndomicilio y correo electrónico para el envío de documentos.

Importar contactos- Excel-ARG

Importante:

  • Debés guardar la plantilla como libro de excel.

  • La primera fila del listado no se tiene en cuenta en la importación, ya que esta corresponde a los títulos de cada columna.

  • Podés importar hasta 100 registros por cada archivo.

  • Debés crear un archivo de Excel para cada grupo de contactos: uno para tus clientes, uno para tus proveedores y uno para cada lista de precios previamente creada en el sistema. Si lo hacés con un único archivo, tus contactos serán creados de manera general.

Después de que hayas completado la plantilla, seguí estos pasos para importar tus contactos a tu cuenta de Alegra:

1. Hacé clic en el menú "Contactos".

2. Seleccioná la opción "Clientes" o "Proveedores" según sea el caso.

3. Hacé clic en "Más acciones" y  seleccioná la opción "Importar desde excel".

4. Hacé clic en el botón "Seleccionar archivo", elegí el archivo que contiene la información de tus contactos y seleccioná la opción "Importar".

5. Identificá cada columna con el nombre del dato correspondiente. Ejemplo: Nombre = nombre de tu cliente.

6. Hacé clic en "Importar" para finalizar el proceso.

Observá:

Crea tus contactos de forma masiva-Pasoapaso-ARG

Otras formas en las que podés acceder al formulario para crear tus contactos:

  • Podés crear un nuevo contacto desde el apartado de nueva factura de venta.

Formulario nuevo contacto-Facturas de venta-ARG
  • También podés crear tus clientes desde el punto de venta, así no tendrás que ir a la versión web.

Formulario nuevo contacto-POS-ARG

Artículo relacionado:

Aprendé a ver el detalle, editar, desactivar y eliminar tus contactos, consultando el siguiente artículo.

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