Los contactos en Alegra te permiten gestionar la información de clientes y proveedores: nombre, identificación fiscal, dirección y más. Esto agiliza la creación de documentos como facturas o cotizaciones, y te ayuda a mantener un registro organizado para un mejor control de tus relaciones comerciales.
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Aprende a usar el módulo de facturación de Alegra para:
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👉 Índice
- 👤 ¿Cómo crear contactos uno a uno?
- 📄 ¿Cómo crear contactos desde los documentos?
- 📂 ¿Cómo crear un contacto desde un archivo?
- ⚙️ ¿Cómo gestionar y administrar contactos?
- 📥 ¿Cómo importar contactos de forma masiva?
👤 ¿Cómo crear contactos uno a uno?
1. Ve al menú Contactos > Mis contactos > “+” Nuevo contacto.
2. Completa los datos del formulario (básico o avanzado) y haz clic en Crear contacto.
🎥 Observa:
✍️ Formulario Nuevo Contacto
| Sección | Campo | Descripción / Uso |
|---|---|---|
| 📇 Datos Generales | Tipo de contacto | Selecciona si es Cliente, Proveedor o ambos. |
| Tipo de identificación | Escoge el tipo de documento (CC, NIT, etc.). | |
| Número de identificación | Ingresa el número. 📢 Haz clic en Autocompletar para completar nombre y responsabilidad tributaria. | |
| DV | Dígito de verificación (se autocompleta en caso de NIT). | |
| Razón social / Nombre completo | Nombre de la persona natural o jurídica. | |
| Tipo de persona | Persona natural o jurídica. | |
| Responsabilidad tributaria | Selecciona según corresponda al RUT. | |
| Dirección (Municipio / Departamento / Código postal) | Dirección completa del contacto. | |
| Sector salud | Datos básicos del paciente (solo si aplica). | |
| 📞 Información de contacto | Correo electrónico | Email del contacto. |
| Celular / Teléfono | Números de contacto. | |
| Personas asociadas | Contactos relacionados. | |
| 💼 Información comercial (clientes) | Límite de crédito | Define monto máximo para ventas a crédito. |
| Plazo de pago | Días de plazo para el pago. | |
| Lista de precios | Se asigna el precio según lista vinculada. | |
| Vendedor | Vendedor asociado al cliente. | |
| Sucursal | Permite vincular al cliente con una sucursal específica para controlar ventas, reportes y facturación. | |
| ⚖️ Obligaciones y contabilidad | Obligaciones tributarias | Activa/desactiva según el RUT. |
| Configuración contable | Selecciona cuentas por cobrar y por pagar. | |
| 📝 Otros datos | Comentarios | Observaciones o notas relevantes. |
| Enviar estado de cuenta | Activa esta opción para que el cliente reciba su estado de cuenta en cada factura enviada. |
📄 ¿Cómo crear contactos desde un documento?
Puedes crear un contacto directamente al generar documentos como facturas de venta, compras, cotizaciones o pagos. Solo ingresa los datos y guarda el nuevo contacto desde allí. 🎥 Observa:
📂 ¿Cómo crear un contacto desde un archivo?
Sube un PDF, JPG o PNG (factura, tarjeta de presentación o captura con datos) y el sistema completará automáticamente la información. 🎥 Observa:
.gif?width=670&height=377&name=COL_AC_Creaci%C3%B3n%20de%20contactos%20(Doc).gif)
⚙️ ¿Cómo gestionar y administrar contactos?
-
Filtra por Clientes o Proveedores.
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Accede a acciones como: nuevo, importar/exportar, ver detalle, editar, desactivar o eliminar.
-
Usa filtros por estado, tipo o teléfono.
-
Recupera contactos desde la Papelera.
🎥 Observa:
📥 ¿Cómo importar contactos de forma masiva?
1. Ve a Contactos > Más acciones > Importar contactos.
2. Descarga a plantilla de Excel y complétala.
3. Sube el archivo y verifica los datos.
4. Haz clic en Importar contactos.
🎥 Observa:
✨ Editar en línea
Si deseas importar los contactos en línea, debes hacer clic en Editar en línea > Abrir, allí vas a agregar la información de tus contactos y luego haz clic en Importar contactos.
🎥 Observa:
✨ Tips
-
Máximo 1000 contactos por archivo.
-
Importa clientes y proveedores en plantillas separadas.
-
Usa la opción Editar en línea para cargar los datos directamente en Alegra.
-
Evita duplicados importando solo una vez.
📢 Importante: Si necesitas generar información exógena, asegúrate de ingresar identificación, dirección y correo electrónico de tus contactos.
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