Los contactos son los beneficiarios o terceros a los que se asocian las transacciones realizadas en Alegra, tales como: órdenes de compra, facturas de venta, ingresos, egresos, entre otros.
Por ejemplo: "La empresa Ejemplar desea registrar sus facturas de compra en el sistema para llevar un control de lo que le debe a cada proveedor, para esto puede crear un contacto con la información del proveedor de manera muy sencilla y así poder asociar las facturas correspondientes".
Al crear tus clientes y proveedores en tu cuenta de Alegra podrás identificar fácilmente los documentos que tienen asociados, los saldos por cobrar, pagar, entre otros.
Nota: el día 24 de octubre del año 2022 la DIAN comenzó a promover y a hacer cumplir la simplificación de los datos que se solicitan a la hora de crear un nuevo contacto, por lo que Alegra decidió facilitar este procedimiento para ti, siendo obligatorios únicamente los siguientes datos:
- Nombre.
- Tipo de identificación.
- Número de identificación.
- Tipo de persona.
- Responsabilidad tributaria.
Además, te recomendamos colocar siempre el correo electrónico de tu nuevo contacto, así podrás aprovechar al máximo todas las funcionalidades que te ofrece Alegra.
Contenido:
- Crea tus contactos uno a uno.
- Crea contactos desde los formularios de creación de tus documentos.
- Crea e importa tus contactos de forma masiva.
1. Crea tus contactos uno a uno
Sigue estos pasos:
2. Selecciona la opción "Todos".
3. Haz clic en el botón "Nuevo contacto". Luego, decide si deseas crear un nuevo "Cliente" o "Proveedor".
*Recuerda que puedes configurar un contacto para que sea Cliente y Proveedor al mismo tiempo si así lo deseas.
4. Completa el formulario con la información solicitada. Puedes ver su explicación más adelante.
5. Haz clic en "Crear contacto" para crear tu nuevo contacto.
Observa:
Formulario "Nuevo Contacto"
A continuación te explicamos los campos más importantes de este formulario:
Datos Generales
- Tipo de identificación (Obligatorio): selecciona el tipo de identificación con el que registrarás a tu contacto.
- Número de identificación (Obligatorio): ingresa el número de identificación.
- DV: hace referencia al dígito de verificación del NIT. Este dato se autocompleta al rellenar el campo de "Número de identificación".
- Razón social / Nombre completo (Obligatorio): nombre de la persona natural o jurídica.
- Tipo de persona (Obligatorio): selecciona persona natural o jurídica según corresponda.
- Responsabilidad tributaria (Obligatorio): escoge la responsabilidad tributaria de tu contacto.
- Municipio / Departamento: selecciona el municipio al que pertenece tu contacto.
- Código postal: escribe el código postal según la ubicación de tu contacto. Solo podrás rellenar este campo una vez que hayas seleccionado el Municipio o Departamento correspondiente.
- Dirección: ingresa la dirección correspondiente del contacto. Solo podrás rellenar este campo una vez que hayas seleccionado el Municipio o Departamento al que pertenece tu contacto.
Información de contacto
- Correo electrónico: escribe el correo electrónico del nuevo contacto.
- Correo electrónico 2: puedes escribir un segundo correo, el cual se usará para enviar una copia de los documentos electrónicos que generes a nombre de este contacto.
- Celular: hace referencia al número celular.
- Teléfono 1 y 2: puedes colocar varios números telefónicos pertenecientes al contacto.
Personas asociadas: puedes vincular los datos de personas relacionadas a este contacto y activar notificaciones de vencimiento para tus clientes.
Información comercial
- Plazo de pago: selecciona el tiempo de vencimiento por defecto que tendrán las facturas realizadas para este contacto (en caso de ser cliente).
- Vendedor: puedes asociar un vendedor por defecto a este contacto (en caso de ser cliente).
- Lista de precios: puedes asociar una lista de precios a este contacto. Al momento de crearle facturas de venta, notas crédito, cotizaciones y facturas recurrentes, el sistema traerá por defecto la información del precio de la lista a la que esté asociado.
- Residencia fiscal: selecciona si tu contacto es "residente" o "no residente" según corresponda.
- Obligaciones tributarias: activa las obligaciones tributarias que corresponden al contacto.
Configuración para Contabilidad
- Cuenta por cobrar: elige la cuenta contable que recibirá los movimientos de valores pendientes de pago (Cuentas por cobrar a clientes).
- Cuenta por pagar: elige la cuenta contable que recibirá los movimientos de valores pendientes de pago (Cuentas por pagar a proveedores).
Enviar estado de cuenta: si activas esta opción, tu cliente recibirá su estado de cuenta en cada factura que se le envíe por correo.
📢Importante: con el NIT de la empresa o la Cédula (para personas naturales con RUT) podrás importar información desde la DIAN para completar el formulario haciendo clic en el ícono "Consultar".
Puedes crear un nuevo contacto desde el formulario de creación de tus documentos, tales como: facturas de venta, facturas de compra, entre otros.
Sigue estos pasos:
1. Haz clic en el menú "Ingresos" y selecciona la opción "Facturas de venta".
2. Haz clic en el botón "Nueva factura de venta".
3. En el campo "Contacto", haz clic en la opción "Nuevo contacto" y decide si deseas que tu contacto sea solo "Cliente", "Proveedor" o ambos.
4. Completa el formulario básico con la información solicitada. De forma opcional, puedes seleccionar el botón "Ir a formulario avanzado" para agregar información adicional.
5. Haz clic en "Guardar" para crear tu nuevo contacto.
Observa:
Descarga y completa la plantilla con la información de tus contactos.
Nota: te recomendamos completar todos los datos requeridos y opcionales, en especial la identificación, dirección y correo electrónico para el envío de documentos y para presentar la información exógena.
Importa tu lista de contactos de forma masiva
Sigue estos pasos:
1. Haz clic en el menú "Contactos".
2. Selecciona la opción "Todos", "Clientes" o "Proveedores" según sea el caso.
3. Haz clic en el botón "Más acciones" y selecciona la opción "Importar desde Excel".
4. Haz clic en "Seleccionar Archivo" para abrir el buscador.
5. Selecciona el documento de Excel que contiene tus contactos y haz clic en "Importar".
6. Identifica cada columna con el nombre correspondiente.
7. Haz clic en "Importar" para finalizar el proceso.
Observa:
Importante:
- Debes guardar la plantilla como libro de Excel.
- La primera fila del listado no se tiene en cuenta en la importación, esta corresponde a los títulos de cada columna.
- Puedes importar hasta 100 contactos por cada archivo.
- Debes crear un archivo de Excel para cada grupo de contactos: uno para tus clientes, uno para tus proveedores y uno para cada lista de precios previamente creada en el sistema. Si lo haces con un único archivo, tus contactos serán creados de manera general.
- Puedes decidir no importar una columna, para hacer esto, seleccionas "No Importar" en el título y estos datos serán ignorados.
- Recuerda asociar a tus contactos importados la lista de precios correspondiente, esta se asociará a todos los contactos creados en el mismo archivo.
- Identifica tus contactos como Clientes o Proveedores.
- Realiza el proceso de importación solo una vez, si lo haces dos veces tus contactos quedarán duplicados y deberás eliminar los repetidos uno a uno.
- Revisa que el contenido de cada columna tenga el formato correspondiente. Ejemplo: que el teléfono sea un número y no texto.
Si al momento de previsualizar la información encuentras que hay un error en alguno de los contactos, puedes solucionarlo cancelando el proceso y volviendo a realizar la importación.
Si deseas conocer más información sobre la creación de contactos, te recomendamos leer los siguientes artículos:
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